Informativa privacy fornitori e regolamento sugli strumenti informatici
- Documento
- informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016, priva di codice e di indice di revisione
- Titolare del trattamento
- Montana S.p.A., con posta
segreteria@montanambiente.come posta certificatasegreteriamontana@pec.it - Nota
- il documento contiene due cose distinte. I capitoli 1-3 e 8-10 sono l'informativa sul trattamento dei dati personali del fornitore. I capitoli 4-7 sono un regolamento sull'uso della rete aziendale, della casella di posta e di internet, che si applica al fornitore quando accede agli strumenti di Montana. È il solo documento del corpus che disciplini l'uso degli strumenti informatici aziendali.
Trattamento dei dati del fornitore
| Elemento | Contenuto | Riferimento |
|---|---|---|
| Finalità | Inserimento delle anagrafiche nei database aziendali, tenuta della contabilità, gestione di incassi e pagamenti, adempimenti di legge, aspetti legati alla fornitura del servizio fra cui il coinvolgimento in progetti, gare e attività commerciali | §1 |
| Natura del conferimento | Obbligatorio e indispensabile; il mancato conferimento comporta l'impossibilità di adempiere agli obblighi contrattuali | §2 |
| Destinatari della comunicazione | Studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, società di revisione e di assicurazione, corrieri, centri di elaborazione dati, istituti bancari, collaboratori interni ed esterni, e "clienti, anche potenziali, e stazioni appaltanti" | §3 |
| Diritti dell'interessato | Accesso, aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, opposizione, reclamo al Garante | §8 |
| Cessazione del trattamento | Distruzione decorsi gli obblighi di conservazione dell'art. 2220 c.c. e degli artt. 19 e 22 del D.P.R. 600/1973, oppure trattamento compatibile o conservazione per scopi storici e statistici | §9 |
Regolamento sugli strumenti informatici
Il regolamento si applica "nel caso in cui il Fornitore acceda alla rete informatica di Montana (unità di rete / Progeta)".
| Ambito | Prescrizione | Riferimento |
|---|---|---|
| Rete aziendale | Area di condivisione di informazioni strettamente professionali, non utilizzabile per scopi diversi. Nessun file estraneo all'attività lavorativa può esservi collocato, nemmeno per brevi periodi; il titolare si riserva di rimuovere ciò che non ritiene attinente | §4 |
| Credenziali | Segrete, gestite con il Referente custode delle password e consegnate in busta chiusa; è proibito accedere con altro nome utente | §4 |
| Copie di sicurezza | Su autorizzazione, conservate in ufficio per il tempo strettamente necessario e poi cancellate | §4 |
| Casella di posta assegnata | Strumento di lavoro affidato esclusivamente per l'attività richiesta; divieto di uso personale, di catene, di dibattiti e mailing list, e di fornire l'indirizzo a terzi estranei | §5 |
| Conservazione della posta | "Di tutte le e-mail (in/out) inviate attraverso il server viene mantenuta automaticamente una copia nel server stesso" | §6 |
| Comunicazioni ufficiali | Obbligo di conferma scritta a mezzo posta certificata | §6 |
| Contenuti di rilievo | Le e-mail con impegni contrattuali o precontrattuali e proposte commerciali richiedono la preventiva visione o autorizzazione del titolare | §6 |
| Accesso a internet | Riconosciuto esclusivamente per l'esercizio dell'incarico; divieto di siti non pertinenti e di contenuti illegali, pornografici o di gioco | §7 |
Termini di dominio
| Termine | Definizione o uso nel documento |
|---|---|
| Titolare | Montana S.p.A., titolare del trattamento ai sensi del Regolamento UE 679/2016 |
| Referente custode delle password | Ruolo a cui si consegnano in busta chiusa le credenziali di accesso; non definito altrove nel corpus |
| Amministratore di rete | Interlocutore per le copie di sicurezza; non definito altrove nel corpus |
| Unità di rete / Progeta | I due ambienti che il documento chiama rete informatica di Montana |
Da verificare in intervista
- A quali fornitori viene trasmessa l'informativa, e in quale momento?
- Dove si conserva la firma per presa visione?
- Quanti fornitori accedono davvero alla rete o a Progeta, e con quali profili?
- Chi ricopre il ruolo di Referente custode delle password, e la busta chiusa è una prassi in uso?
- Chi è l'Amministratore di rete? Il corpus nomina un Responsabile IT e la società esterna Sinapto.
- La copia automatica di tutte le e-mail sul server è attiva? Per quanto tempo si conservano?
- Esiste un'informativa analoga per i clienti e per il personale?
Cosa il documento non dice
Non indica un periodo di conservazione dei dati diverso dal rinvio agli obblighi di legge, né un titolare di riferimento per l'esercizio dei diritti diverso dalla casella di segreteria.
Non nomina un responsabile della protezione dei dati.
Non nomina gli strumenti di intelligenza artificiale, benché sia il solo documento del corpus che disciplini l'uso degli strumenti informatici aziendali, e benché la rilevazione di luglio 2026 indichi che il 91 per cento del personale che ha risposto ne usa almeno uno.
Non indica come il regolamento sugli strumenti informatici si applichi al personale di Montana, essendo rivolto ai fornitori.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Accordo per il trattamento dei dati previsto e mancante. Le Condizioni generali per la prestazione di servizi §16.5 stabiliscono che, quando Montana tratti dati personali per conto del cliente, essa agisce come responsabile del trattamento e le parti "si impegnano a negoziare in buona fede l'accordo per il trattamento dei dati, ai sensi dell'art. 28 GDPR". Nel corpus non esiste un modello di quell'accordo, e questa informativa riguarda i soli fornitori.
Regolamento sugli strumenti informatici rivolto ai soli fornitori. I capitoli 4-7 disciplinano l'uso della rete, della posta e di internet per chi accede dall'esterno. Nessun documento del corpus stabilisce le stesse regole per il personale di Montana. ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico disciplina la dotazione, la manutenzione e il backup senza trattare l'uso.
Denominazione della sede legale. L'informativa indica "Via Angelo Carlo Fumagalli n. 6". Il corpus contiene altre tre grafie: "Via Fumagalli 6" nelle procedure del sistema Salute e Sicurezza, "via Angelo Fumagalli, 6" nell'accordo di riservatezza, "Via Carlo Angelo Fumagalli 6" nelle Condizioni generali.
Assenza di identificazione documentale. Il documento non porta codice, indice di revisione né data, che ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 prescrive per i documenti del sistema.