Gestione documenti e registrazioni — ID02

Documento

SGQA-ID02 "Gestione documenti e registrazioni", Rev. 1 — Mag. 2026 (Rev. 0 Apr. 2023)

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001

Fra i 26 documenti del sistema Qualità e Ambiente esaminati, questa procedura reca la data di emissione più recente. Definisce le convenzioni di codifica e archiviazione richiamate dalla maggior parte delle altre procedure.

Scopo dichiarato

Descrivere le modalità di gestione e controllo delle informazioni documentate della Qualità e Ambiente, "sia su carta che su supporti informatici" (§1).

Applicabilità: tutta la documentazione e tutte le registrazioni del sistema (§1.1).

Cosa rientra nelle informazioni documentate (§4)

Documenti e registrazioni del sistema (informazioni documentate, processi, moduli, manuale, AAI) · DVR · documenti tecnici di commessa · documenti economici di commessa · corrispondenza e comunicazioni (comprese referenze e curriculum vitae) · leggi e norme.

Le cinque categorie documentali (§4.1.1)

Flusso dichiarato — documenti di sistema

1. Emissione (§4.1.4) — responsabilità dell'incaricato che realizza il contenuto. Il manuale è emesso dal RSQA con la collaborazione delle altre funzioni; le istruzioni documentate dalle figure competenti, approvate "generalmente dal Management"; i moduli sono allegati alle informazioni documentate corrispondenti ed emessi contestualmente
2. Approvazione (§4.1.4) — "da parte di quella figura che viene a trovarsi al livello immediatamente superiore nell'organigramma aziendale". Se le due figure coincidono nella stessa persona, l'approvazione risale al livello superiore
3. Identificazione (§4.1.6) — ogni documento riporta nome dell'azienda, codice identificativo univoco, indice di revisione, data di entrata in vigore, numero di pagina su totale
4. Modifica (§4.1.6) — proposte da chiunque, vagliate per valutare se apportino un miglioramento; apportate dal RSQA, revisionate e approvate dal Comitato Direttivo; registrate col cambio di indice di revisione e della data di entrata in vigore
5. Comunicazione della revisione (§4.1.7) — il RSQA comunica le nuove revisioni caricandole su Progeta e via mail
6. Ritiro dei superati (§4.1.7) — chi riceve la comunicazione deve verificare le modifiche ed eliminare le copie superate; se una copia va conservata, va identificata come "superata"
7. Controllo in audit (§4.1.7) — durante le verifiche ispettive il responsabile degli audit controlla che nessun documento superato sia in uso
8. Copie non aggiornabili (§4.1.7) — quelle distribuite all'esterno sono identificate con la scritta "COPIA NON CONTROLLATA"

Registrazioni (§4.1.5)

Emesse dalle figure competenti, non necessitano di revisione né di approvazione e non sono aggiornabili, "poiché sono la registrazione di ciò che è effettivamente avvenuto".

Flusso dichiarato — documenti di commessa (§4.3)

Tre livelli di controllo: redazione, verifica, approvazione finale.

• La redazione può essere di una sola figura o di un gruppo di lavoro con un coordinatore indicato; in tal caso i nominativi vanno nelle apposite tabelle della documentazione tecnica
• La verifica avviene "generalmente da parte del Project Manager della commessa"
• L'approvazione deve essere effettuata obbligatoriamente da un Direttore Tecnico
• Gli altri documenti tecnici non progettuali "possono essere redatti ed approvati dalla medesima persona"

Codifica dei documenti di commessa (§4.3)

XXXX(Progetto)_XXXX(Commessa)_X(ID)_Rev00_(breve descrizione)

Esempi: 1254_1312_OF01_rev0_SIA · 1223_1345_R01_rev0_SIA · 1254_1312_R01_T01_rev0_Localizzazione

Per i documenti emessi fuori sequenza in progetti complessi, quando l'elenco elaborati è ancora in elaborazione, si usa il codice 99 con la data: XXXX_XXXX_R99_annomesegiorno_(breve descrizione) oppure T99. Nella stessa commessa sono ammessi più elaborati con questo codice.

Lettere identificative (Tabelle 1 e 2)

Caso particolare offerte: in mancanza di un'offerta formale è necessario un documento in formato testo, mail o fax che ne motivi l'assenza, e va inserita sempre una nota in Progeta.

Le quattro cartelle di commessa (§4.3.1)

L'apertura della commessa in Progeta genera sul server una cartella con il codice commessa identico a quello di Progeta, articolata in:

Ruoli e responsabilità

Regole, soglie e controlli

Registrazioni e moduli previsti

Dove si archivia

Indicatori dichiarati

Nessun indicatore previsto dal documento.

Termini di dominio

Da verificare in intervista

• La regola di nomenclatura Progetto_Commessa_ID_Rev_descrizione viene rispettata? Su che percentuale di file?
• Codice progetto e codice commessa sono due numeri diversi. Chi li assegna e quando? Le altre procedure usano "progetto/commessa" come se fossero la stessa cosa.
• Le quattro cartelle (COMUNICAZIONI, FINALE, GESTIONE, LAVORO) si generano automaticamente all'apertura in Progeta, o vanno create a mano?
• La regola "in FINALE non si lavora" tiene? Cosa succede quando un documento consegnato va corretto?
• Chi controlla che le cartelle FINALE abbiano la data all'inizio del nome?
• Il Direttore Tecnico approva obbligatoriamente tutti i documenti progettuali: quanti ne passano dalla sua scrivania e con che tempi?
• La regola di approvazione "dal livello immediatamente superiore nell'organigramma" come si applica a un'informazione documentata emessa dal RSQA, che riporta all'AD?
• Il codice 99 per i documenti fuori sequenza viene usato? Quanto spesso?
• Le revisioni delle procedure arrivano davvero a tutti via Progeta e mail? Le copie superate vengono eliminate?
• Durante gli audit si è mai trovato un documento superato in uso?
• Il modulo m04 elenco elaborati esiste? È la tabella dei riferimenti incrociati del sistema o l'elenco degli elaborati di una commessa? Il termine è usato in due sensi diversi.
• I due riferimenti Progeta — MONTANA ISO 3278 e `MONTANA GESTIONI SISTEMI ISO 11_1278` — sono due progetti diversi?
• Che cos'è AAI?
• La conservazione minima di tre anni è compatibile con i termini di responsabilità professionale su progettazione e direzione lavori?

Cosa il documento non dice

Non è indicato chi crea materialmente le quattro cartelle di commessa sul server né chi verifichi che siano usate correttamente.

Non è definito AAI, incluso nell'elenco dei documenti di sistema.

Non è indicato dove risieda il modulo m04.

Non è normata la gestione degli accessi: i documenti sono "controllati e riservati" ma non è detto chi possa aprire cosa, né come si controlli l'accesso alle cartelle di commessa.

Non è trattata la firma digitale, benché ID15 Gestione gare d'appalto richieda file firmati digitalmente e ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza prescriva la PEC.

Non è previsto un termine entro cui archiviare in FINALE dopo la trasmissione al cliente.

Non è indicato come si gestisce il passaggio dei documenti alla chiusura della commessa verso l'archivio definitivo, che ID05 Gestione commessa §4.7.8 attribuisce al PM senza ulteriori dettagli.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Rimando a una procedura sbagliata. Il §4.2.3 dice che norme, leggi e regolamenti "sono gestiti come descritto nella ID11 - Conformità legislativa". La conformità legislativa è ID10 Conformità legislativa; ID11 è ID11 Gestione degli aspetti ambientali, che tratta gli aspetti ambientali.

Due codici Progeta per l'archivio ISO. Il §4.1.7 indica il progetto MONTANA ISO 3278; la Tabella 1 indica MONTANA GESTIONI SISTEMI ISO 11_1278 per i documenti tipo.

Un'altra unità di rete ancora. La documentazione di sistema sta su X:\ISO, la stessa lettera usata da ID22 Due diligence e consulenza ambientale per i propri documenti tipo, mentre l'albo fornitori di ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni sta su P:\ del server SRV-DC03.

Chi verifica e chi approva i documenti di commessa. Qui la verifica è "generalmente" del PM (project manager) e l'approvazione obbligatoriamente di un Direttore Tecnico (§4.3). ID18 Progettazione §5.1.1, di sette mesi precedente, stabilisce che chi firma, verifica e approva ciascun elaborato è definito in riunione di avvio, e non nomina il DT (Direttore Tecnico). ID05 Gestione commessa §4.7.8, del 2023, dice "verificato dal PM e approvato dal DT", coerente con questa Rev. 1.

Frase ambigua sulla casella di verifica. Il §4.3 recita: "Se il progettista è diverso dal Direttore Tecnico, dovrà essere indicato nella casella di verifica (indicare 'progettista'), coincidere con il PM e apporre proprio timbro e firma nella casella di verifica." Non è chiaro se il progettista debba coincidere con il PM o se il soggetto della frase cambi.

m04 con due significati. Qui è la tabella dei riferimenti incrociati del sistema; in ID18 Progettazione "elenco elaborati" indica la lista dei deliverable di una commessa con le assegnazioni di firma.

Doppia disciplina della gestione documentale. Le regole di emissione, approvazione e conservazione dei documenti sono fissate due volte, con prescrizioni diverse.

Un documento che interessa entrambi i sistemi ricade sotto due regole di approvazione e due archivi. La documentazione non indica quale prevalga, né dove debba risiedere la copia di riferimento.