Regolamento su internet, posta elettronica e strumenti informatici — dipendenti
- Documento
- Regolamento internet, posta elettronica e strumenti di lavori informatici, 2024, privo di codice e di indice di revisione
- Destinatari
- tutto il personale dipendente
- Sottoscrizione
- il dipendente firma per accettazione
- Nota
- è il documento che disciplina l'uso degli strumenti informatici aziendali. L'Informativa privacy fornitori contiene un regolamento parallelo per chi accede dall'esterno.
Scopo dichiarato
Fornire a ciascun dipendente le norme che il titolare ritiene debbano essere rispettate per garantire la sicurezza e il funzionamento dei mezzi messi a disposizione, e portare a conoscenza "in modo chiaro e non equivoco" i divieti e le limitazioni nell'utilizzo della strumentazione aziendale (§1).
Divieti dichiarati
| Ambito | Divieto | Riferimento |
|---|---|---|
| Uso personale degli strumenti | Personal computer, tablet, smartphone e software sono affidati esclusivamente per l'esercizio delle funzioni assegnate e non devono essere usati per finalità personali o estranee all'attività aziendale | §2 |
| Programmi non autorizzati | "Non è consentito l'uso e/o l'installazione di programmi non distribuiti ufficialmente dal Titolare o comunque non autorizzati" | §2 |
| File e applicazioni estranei | Divieto di installazione; il titolare si riserva di rimuoverli in ogni momento | §2 |
| Modifica delle impostazioni | Divieto di modificare le caratteristiche dello strumento assegnato e di installare mezzi di comunicazione propri | §2 |
| Uso della rete per scopi diversi | Nessun file estraneo all'attività può essere collocato sulle unità di rete, nemmeno per brevi periodi | §4 |
| Accesso con altro nome utente | "Assolutamente proibito" | §4 |
| Uso personale della posta | Divieto di catene, messaggi personali, dibattiti, forum e mailing list senza autorizzazione preventiva ed esplicita | §5 |
| Caselle di posta esterne | "È vietato utilizzare sui personal computer caselle di posta elettronica esterne, se non preventivamente autorizzate dal Titolare" | §5 |
| Comunicazione dell'indirizzo | Divieto di fornirlo a terzi estranei al rapporto di lavoro | §5 |
| Uso di internet | Riconosciuto esclusivamente per l'esercizio delle funzioni assegnate; divieto di siti non pertinenti e di operazioni non attinenti né autorizzate | §7 |
| Contenuti illeciti | Divieto di ricercare, visualizzare, scaricare, memorizzare, trasmettere o scambiare documenti di natura illegale, pornografica o attinente a siti di gioco | §7 |
Poteri di controllo e conservazione
| Elemento | Contenuto | Riferimento |
|---|---|---|
| Accesso al computer di lavoro | Il Referente custode delle password o, in sua mancanza, il titolare possono accedere ai dati trattati e archiviati sul computer di lavoro, al solo fine di operatività e sicurezza | §3 |
| Visione della posta | L'Amministratore di sistema e il titolare possono visionare le e-mail in entrata e in uscita, previa comunicazione al dipendente | §5 |
| Conservazione della posta | "Di tutte le e-mail (in/out) inviate attraverso il server viene mantenuta automaticamente una copia nel server stesso" | §6 |
| Accesso agli strumenti e ai log | Per motivi tecnici, manutentivi o di programmazione dei costi, il titolare può accedere a tutti gli strumenti informatici, ai documenti e ai file di log | §8 |
| Avvertenza sulla visibilità | Siti visitati, corrispondenza e destinatari del traffico telefonico potrebbero essere visionati, anche non intenzionalmente | §8 |
Regole di custodia delle credenziali
Le password sono custodite dall'assegnatario e non divulgabili; gli estremi vanno comunicati e sono custoditi dal Referente custode delle password (§3). Le password di ingresso alla rete e ai programmi si gestiscono con il Referente custode o con il titolare e si consegnano in busta chiusa (§4).
Sanzioni
Il mancato rispetto è perseguibile con i provvedimenti disciplinari e risarcitori previsti dai contratti collettivi applicati e dal codice disciplinare, oltre alle azioni civili e penali (§9).
Il regolamento abroga le disposizioni precedenti in materia incompatibili con esso, in qualsiasi forma comunicate (§9).
Termini di dominio
| Termine | Uso nel documento |
|---|---|
| Referente custode delle password | Ruolo che custodisce gli estremi delle password e può accedere ai dati archiviati sul computer di lavoro |
| Amministratore di sistema | Ruolo che può visionare la posta in entrata e in uscita e accedere agli strumenti informatici |
| Amministratore di rete | Interlocutore per le copie di sicurezza su supporto |
| Unità di rete | Aree di condivisione di informazioni strettamente professionali |
Da verificare in intervista
- Chi ricopre i ruoli di Referente custode delle password, Amministratore di sistema e Amministratore di rete? Nessuno dei tre compare nell'organigramma.
- Il regolamento è firmato da tutti i dipendenti? Dove si conservano le copie?
- Che cosa si intende per "programmi non distribuiti ufficialmente dal Titolare": rientrano i servizi accessibili dal browser senza installazione?
- La copia automatica di tutte le e-mail sul server è attiva, e per quanto tempo si conserva?
- Il regolamento è stato aggiornato dal 2024?
- Come si chiede l'autorizzazione a usare uno strumento non previsto, e chi la concede?
Cosa il documento non dice
Non nomina gli strumenti di intelligenza artificiale. Non stabilisce se un servizio accessibile dal browser, senza installazione sul dispositivo, ricada nel divieto di uso di programmi non autorizzati del §2.
Non indica una procedura per richiedere l'autorizzazione all'uso di uno strumento non previsto, né chi la conceda.
Non porta codice del sistema documentale, indice di revisione né data di entrata in vigore, che ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 prescrive.
Non indica dove si conservino le copie firmate.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Uso personale degli strumenti.
| Fonte | Prescrizione |
|---|---|
| Regolamento §2 e §7 | Gli strumenti "non devono essere utilizzati per uso personale o comunque estranei all'attività aziendale"; l'accesso a internet "non deve essere utilizzato per uso personale" |
| Informativa privacy dipendenti, sezione ex art. 4 L. 300/1970 | Postazione e posta sono "per uso esclusivamente aziendale, per cui è vietato l'utilizzo per finalità personali"; due righe più avanti, quanto a internet, "ne è ammesso un uso per finalità personali fuori dall'orario di lavoro" |
I due documenti sono dello stesso anno e il dipendente li sottoscrive entrambi. L'uso personale di internet fuori orario è vietato dall'uno e ammesso dall'altro.
Casella del titolare. Il regolamento indica montana@montanambiente.com; la Informativa privacy dipendenti, la Informativa privacy fornitori e la lettera di nomina dell'autorizzato indicano segreteria@montanambiente.com.
Denominazione della sede legale. Il regolamento indica "Via Angelo Fumagalli n. 6". Il corpus contiene cinque grafie diverse, elencate in R-128.