Quadro d'insieme della documentazione formale

Questo documento riassume l'esito della lettura trasversale delle 44 schede prodotte nella fase 1. Ogni affermazione rimanda alla scheda che la sostiene, dove si trovano il riferimento al paragrafo e il testo originale.

L'azienda ha consegnato 86 file, pari a circa 1,8 MB di testo, appartenenti a due sistemi di gestione distinti. Ne sono state prodotte 44 schede, che coprono 34 processi disciplinati da almeno una procedura.

Architettura dei sistemi di gestione

Montana opera con due sistemi di gestione documentali paralleli, dotati di manuali, riesami, audit e archivi distinti.

La politica è l'unico documento comune ai due sistemi e cita tutte e tre le norme.

flowchart TB
  subgraph SGQA["SGQA — Qualità e Ambiente (2023)"]
    M1["SGQA-MANUALE + 6 appendici"]
    P1["22 procedure ID01–ID22"]
    M1 --- P1
  end
  subgraph SGSL["SGSL — Salute e Sicurezza (2024)"]
    M2["MSGSL-MANUALE Rev.2"]
    P2["17 procedure PO01–PO17"]
    M2 --- P2
  end
  SGSL -->|"5 rimandi espliciti"| SGQA
  SGQA -.->|"nessun rimando"| SGSL

Stato delle registrazioni

Il sistema Salute e Sicurezza presenta registrazioni compilate e aggiornate. Il verbale di riesame è in terza emissione (luglio 2026, periodo luglio 2025 – giugno 2026) con partecipanti nominati; il registro delle comunicazioni è aggiornato al 15/07/2026 — cfr. PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione; la prova di evacuazione del 14 maggio 2025 documenta 66 persone evacuate in 1'07" con i nomi della squadra — cfr. PO12 Gestione delle emergenze; il piano annuale degli audit riporta date reali — cfr. PO07 Audit interni SSL; la check list di conformità legislativa è compilata — cfr. PO02 Obblighi di conformità. La certificazione è stata conseguita il 26 luglio 2024, con audit di sorveglianza nel luglio 2025 e nel luglio 2026.

Anche il sistema Qualità e Ambiente presenta registrazioni compilate e continue. La prima consegna non ne comprendeva alcuna; l'archivio operativo consegnato il 9 settembre 2026 contiene 19 dei 24 codici di modulo prescritti, con le registrazioni che ne derivano. La valutazione delle commesse copre senza interruzione gli anni dal 2018 al 2026 con 623 file; i rapporti di verifica ispettiva vanno dal giugno 2023 al febbraio 2026; il verbale di riesame è del 2025; i verbali di manutenzione delle attrezzature arrivano al maggio 2026; l'albo dei fornitori registra 332 qualifiche e le valutazioni del 2025. Il censimento per modulo è in Censimento dei moduli e delle registrazioni.

Restano indisponibili tre moduli: m00 registro degli aspetti ambientali, m15 controllo delle autorizzazioni di terzi e m34 scadenziario normativo. I primi due esistono nell'archivio aziendale come collegamenti a un percorso di rete. La scheda anagrafica del fornitore m18 è stata consegnata il 9 settembre 2026 nelle due varianti.

Il confronto fra i due sistemi si articola per singola registrazione anziché per sistema. Nel sistema Salute e Sicurezza sono correnti al 2026 il registro delle comunicazioni, l'elenco dei lavoratori formati e il verbale di riesame, mentre le registrazioni del piano dei controlli, del piano di manutenzione, del cruscotto sicurezza e della valutazione dei fornitori si fermano al 2024.

Rimandi fra i due sistemi

Il sistema Salute e Sicurezza rinvia al sistema Qualità e Ambiente in cinque punti. Nei 26 documenti del sistema Qualità e Ambiente non compare alcun riferimento al sistema Salute e Sicurezza.

Il manuale del sistema Salute e Sicurezza delega quindi la descrizione dei propri processi produttivi al sistema Qualità e Ambiente, le cui procedure non disciplinano tale raccordo.

Processi disciplinati da entrambi i sistemi

Nessuna coppia contiene un riferimento all'altra procedura. La documentazione non indica se il processo venga eseguito una sola volta o due, né quale procedura prevalga in caso di divergenza.

Metodologie di valutazione del rischio

La scala di significatività degli aspetti ambientali di ID11 Gestione degli aspetti ambientali presenta lo stesso difetto: i punteggi 4, 5, 8, 9, 14 e 15 non ricadono in alcuna fascia.

Perimetro della mappa dei processi

Appendice 2 SGQA, mappa dei processi rappresenta la catena del valore nella sequenza cliente, offerta, commessa, approvvigionamento, controllo, consegna, soddisfazione del cliente, e cita dieci procedure su ventidue. Non vi compaiono le tre procedure che disciplinano i servizi erogati:

• ID18 Progettazione — progettazione e coordinamento sicurezza in fase di progettazione
• ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza — direzione lavori e coordinamento in fase esecutiva
• ID22 Due diligence e consulenza ambientale — due diligence e consulenza ambientale

Non vi compare neppure ID15 Gestione gare d'appalto, che costituisce un canale di ingresso delle commesse distinto dalla richiesta di offerta del cliente.

La descrizione del perimetro di attività si trova nel MSGSL Manuale del sistema di gestione sicurezza, che elenca studi di fattibilità, studi di impatto ambientale e VAS, due diligence, consulenza tecnica, progettazione e direzione lavori nei quattro settori rifiuti e industria, bonifiche e discariche, energia, territorio e real estate.

Difetti di controllo documentale

I documenti di entrambi i sistemi disattendono le regole di identificazione e revisione che i sistemi stessi prescrivono.

Collisioni di codice. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 stabilisce che "non devono esistere due documenti dello stesso tipo identificati dallo stesso codice".

Modulo identificato da tre codici diversi. La check list di conformità in materia di salute e sicurezza è indicata come Mod.PO01.02 e Mod.PO02.01 in PO02 Obblighi di conformità e come Mod.PO02.02 in PO13 Controllo e monitoraggio. Il file consegnato è Mod.PO02.01_Rev01.

Divergenza fra codifica prescritta e codifica adottata. PO06 Gestione documentazione e registrazioni SSL prescrive procedure codificate in sequenza a partire da PG 01. Le diciassette procedure del sistema adottano il prefisso PO.

Revisioni non tracciate. ID03 Formazione e addestramento presenta due emissioni entrambe marcate Rev. 0. ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza presenta due revisioni entrambe descritte come "PRIMA EMISSIONE". PO03 Formazione SSL è stata aggiornata con riferimenti normativi del 2025 e del 2026 mantenendo la Rev. 0. Fra i 44 documenti esaminati, PO10 Valutazione del rischio SSL è il solo la cui tabella delle revisioni descriva l'oggetto della modifica.

Ruoli citati e non definiti

Il mansionario Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma è fermo alla Rev. 0 dell'aprile 2023; l'organigramma è alla Rev. 11 dell'aprile 2026. Il sistema sicurezza distribuisce lo stesso organigramma in Rev. 9.

Riferimenti normativi e istituzionali decaduti

• SISTRI — ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni §5.6.1 prescrive il formulario rifiuti "a seguito dell'entrata di operatività del SISTRI", sistema soppresso prima dell'emissione della procedura
• ISPESL — PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione lo elenca fra i destinatari delle comunicazioni obbligatorie; è confluito nell'INAIL nel 2010
• UNI EN 45001 — PO01 Identificazione del contesto e parti interessate, PO03 Formazione SSL e P16 Gestione dei DPI citano come norma di riferimento una designazione che identifica una norma ritirata sui laboratori di prova

Sull'adempimento della tracciabilità dei rifiuti coesistono tre regimi: ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni del 2023 richiama il SISTRI, ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza del febbraio 2026 prescrive il registro cartaceo tenuto in sede, ID11 Gestione degli aspetti ambientali del marzo 2026 recepisce il RENTRI. La procedura più recente è quest'ultima.

Testo importato da un sistema all'altro

Cinque procedure del sistema Salute e Sicurezza contengono formulazioni proprie del sistema ambientale o di un contesto industriale diverso da quello di Montana: riferimenti agli "aspetti ambientali significativi" in PO01 Identificazione del contesto e parti interessate, PO02 Obblighi di conformità e PO12 Gestione delle emergenze; allo "stabilimento" in PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione e PO12 Gestione delle emergenze. Montana dispone di una sede di uffici e opera presso cantieri di terzi.

In PO17 Gestione del cambiamento il capitolo delle modalità operative si apre con il testo introduttivo della procedura sui dispositivi di protezione individuale.

Capitoli "Responsabilità" non compilati

Sette procedure non assegnano la responsabilità del processo: ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico (contiene una premessa sulle misure), ID09 Gestione non conformità e azioni correttive, ID13 Gestione amministrativa, ID19 Gestione finanziaria e ID20 Gestione contabile e bilancio (attribuiscono al RSQA l'aggiornamento del documento), ID21 Sicurezza in ufficio e nei cantieri (elenca quattro soggetti senza compiti), ID22 Due diligence e consulenza ambientale ("L'intera struttura Montana").

Documenti citati e non consegnati

L'elenco è ripreso e ampliato in Registro dei rilievi sulla documentazione formale, sezione A, dove ogni voce riporta la gravità e la richiesta da rivolgere all'azienda.

Sistemi informativi

Nessuna procedura descrive l'architettura informativa dell'azienda. Le informazioni disponibili sono distribuite fra otto documenti diversi.

Questioni da chiarire con l'azienda

Tre questioni vanno chiarite con i referenti che hanno consegnato i documenti, prima dell'avvio delle interviste. La prima è chiusa dalla consegna del 9 settembre 2026 e resta a titolo di traccia.

1. Registrazioni del sistema Qualità e Ambiente. La questione è chiusa dalla consegna del 9 settembre 2026: i moduli erano compilati e non erano stati trasmessi. Resta da acquisire il contenuto di m00, m15 e m34, e restano da chiarire le registrazioni con contenuto minimo rilevate in R-15.
2. Operazione societaria del gennaio 2025. Il registro delle comunicazioni riporta alla data del 17 gennaio 2025 la voce "Data fusione — Cambiamento societario e nuovo CEO", comunicata a tutti i lavoratori. PO17 Gestione del cambiamento §6.4 disciplina le variazioni della struttura organizzativa e prescrive la verifica dell'attribuzione dei ruoli ai fini del D.Lgs 81/08 e la revisione dell'organigramma di sistema. Non risultano evidenze della sua applicazione, e i due sistemi distribuiscono l'organigramma in due revisioni diverse.
3. Disponibilità della procedura ID04. La procedura "Gestione offerta commerciale" è citata come documento di riferimento in quattro procedure e non è stata consegnata. Occorre stabilire se sia stata emessa.