Gestione amministrativa — ID13
- Documento
- SGQA-ID13 "Gestione amministrativa", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001
Scopo dichiarato
Definire attività, responsabilità e documentazione "per assicurare la correttezza della gestione del rapporto di fornitura del servizio" (§1).
Applicabilità: i servizi resi da Montana (§1.1).
Flusso dichiarato — ciclo attivo (§5.1)
- L'Amministrazione inserisce gli ordini di vendita nel gestionale e nel programma di contabilità
- Controlla gli importi da fatturare al cliente, pubblico o privato
- Fattura secondo modalità e scadenze del contratto e del piano di fatturazione
- Previa conferma dei PM sulle previsioni di fatturazione, emette la fattura di vendita, la contabilizza e la inserisce nello scadenziario
Per la fatturazione elettronica l'azienda "si è dotata di appositi software".
Flusso dichiarato — recupero crediti (§5.2)
- Monitoraggio costante degli accrediti del cliente su importi e rispetto delle tempistiche contrattuali, con rendiconto periodico al Comitato Direttivo
- Primi solleciti in via ordinaria — a cura dell'Amministrazione
- Mandato della Direzione — l'Amministrazione può essere autorizzata, a termini scaduti, a sollecitare in forma verbale, con semplice mail o con lettera scritta
- Gestione diretta del Management — in alcuni casi specifici la prima fase è gestita direttamente, senza coinvolgere l'Amministrazione
- Escalation — se il primo sollecito non ha effetto, la Direzione decide tempi e modalità di ulteriori solleciti, "attivando modalità sempre più formali sino all'invio delle comunicazioni tramite pec o raccomandata con ricevuta di ritorno e sino alla messa in mora del debitore, attraverso l'attivazione di un legale per il recupero del credito"
Flusso dichiarato — ciclo passivo (§5.3)
Sette fasi: ricezione della richiesta d'acquisto tramite software gestionale · emissione dell'ordine di acquisto tramite software specifico · ricezione e verifica delle fatture ricevute · contabilizzazione · pagamento · archivio · rendicontazione delle note spese.
Pagamenti (§5.3.1)
- Di norma bonifico bancario o Ri.Ba.
- Non sono previsti pagamenti in contante
- I bonifici sono disposti previa autorizzazione della responsabile e verifica della disponibilità, usando "le credenziali di accesso assegnate all'azienda per accedere ai portali dedicati"
- Le operazioni sul conto corrente sono autorizzate entro i limiti di disponibilità ed entro i fidi accordati dall'istituto di credito, inclusi eventuali anticipi su fatture
- La documentazione è conservata dall'Amministrazione
Flusso dichiarato — controllo ore di servizio (§5.4)
- Ogni lavoratore compila la timesheet nel software gestionale, indicando le ore lavorate per commessa
- Termine: quotidianamente e comunque non oltre il 2° giorno del mese successivo
- L'Amministrazione verifica l'impegno mensile e le assenze per l'emissione delle buste paga
- Le ore di assenza sono comunicate a un consulente del lavoro esterno
- L'Amministrazione riceve i cedolini mensili, li verifica, e inserisce i bonifici per i dipendenti tramite homebanking (§5.4.1)
- Registra contabilmente gli stipendi con software specifico
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| Amministrazione | Ordini di vendita, controllo importi, fatturazione, scadenziario, monitoraggio incassi, primi solleciti, ciclo passivo, pagamenti, verifica timesheet e cedolini, registrazione stipendi | Primi solleciti in via ordinaria, su mandato |
| "la responsabile" | Autorizza i bonifici previa verifica della disponibilità | Autorizzazione dei pagamenti |
| PM | Conferma le previsioni di fatturazione prima dell'emissione | Blocco o conferma della fattura |
| Direzione / Management | Decide le modalità di riscossione del credito, i tempi e le modalità degli ulteriori solleciti; può gestire direttamente la prima fase | Escalation del recupero crediti fino al legale |
| Comitato Direttivo | Riceve il rendiconto periodico sugli incassi | — |
| Consulente del lavoro esterno | Elabora i cedolini | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Conferma del PM | La fattura si emette previa conferma del PM sulle previsioni di fatturazione | Amministrazione | §5.1 |
| Doppio inserimento | Gli ordini di vendita si inseriscono nel gestionale e nel programma di contabilità | Amministrazione | §5.1 |
| Divieto di contante | "Non sono previsti pagamenti in contante" | Amministrazione | §5.3.1 |
| Autorizzazione dei bonifici | Previa autorizzazione della responsabile e verifica della disponibilità | Amministrazione | §5.3.1 |
| Limiti di conto | Operazioni entro disponibilità e fidi accordati | Amministrazione | §5.3.1 |
| Termine timesheet | Quotidianamente e comunque non oltre il 2° giorno del mese successivo | Tutti i lavoratori | §5.4 |
| Verifica dei cedolini | I cedolini ricevuti dal consulente sono verificati prima del pagamento | Amministrazione | §5.4.1 |
Presidio del processo (§6)
Il controllo del processo di fatturazione e dei rischi connessi avviene tramite: monitoraggio delle fonti normative che introducono nuove modalità di fatturazione, "specie nei confronti della Pubblica Amministrazione" · aggiornamento normativo dell'Amministrazione e del personale contabile · valutazione di rischi e opportunità e loro riesame · audit interni sul processo · gestione di NC e azioni correttive · riesame del Comitato Direttivo.
Registrazioni e moduli previsti
Nessun modulo codificato. Gli artefatti citati sono: piano di fatturazione, scadenziario, timesheet nel software gestionale, cedolini, note spese, rendiconto periodico al CD.
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore previsto dal documento. Il rendiconto periodico al Comitato Direttivo sugli incassi è l'unica misura ricorrente.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Ciclo attivo | Ordini di vendita, fatturazione al cliente, incassi |
| Ciclo passivo | Richieste d'acquisto, ordini, fatture ricevute, pagamenti, note spese |
| Timesheet | Registrazione delle ore lavorate per commessa nel software gestionale |
| Piano di fatturazione | Documento contrattuale che stabilisce modalità e scadenze delle fatture |
| Ri.Ba. | Ricevuta bancaria, modalità di pagamento ammessa accanto al bonifico |
| Messa in mora | Ultimo stadio del recupero crediti prima o insieme all'attivazione di un legale |
Da verificare in intervista
- Quali sono i software? La procedura cita "il gestionale", "il programma di contabilità", "appositi software" per la fattura elettronica, "software specifico" per gli ordini e per gli stipendi, e "il software gestionale" per le timesheet, senza mai nominarne uno. Progeta e Zucchetti compaiono in altre procedure.
- Gli ordini di vendita si inseriscono davvero in due sistemi? Sono allineati?
- Il termine del 2° giorno del mese per le timesheet viene rispettato? Cosa succede a chi non compila?
- Le ore inserite in timesheet alimentano anche il controllo di avanzamento commessa di ID05 Gestione commessa?
- Chi è "la responsabile" che autorizza i bonifici? È la RAMM?
- Esiste una soglia di importo oltre la quale un pagamento richiede un'autorizzazione superiore? La procedura non ne indica.
- Quante posizioni all'anno arrivano alla messa in mora o al legale?
- Il rendiconto periodico al Comitato Direttivo con che frequenza viene presentato?
- Le note spese, citate nel ciclo passivo, seguono l'approvazione del PM prevista da ID05 Gestione commessa §4.4.2?
Cosa il documento non dice
Software non nominati., benché l'intero processo si svolga dentro sistemi informatici.
Non esistono soglie di autorizzazione per i pagamenti: l'unica condizione è la disponibilità e il fido.
Non è indicata la frequenza del rendiconto al Comitato Direttivo, né quella del monitoraggio degli incassi ("costante").
Non è indicato alcun termine per l'emissione della fattura dopo la conferma del PM, né per il pagamento delle fatture passive.
Non è normata la separazione dei compiti fra chi dispone e chi autorizza un pagamento, oltre al riferimento generico alla "responsabile".
Non è indicato dove si conservi la documentazione bancaria, se non "a cura dell'Amministrazione".
Contraddizioni interne o con altri documenti
Responsabilità del processo non attribuita. Il §4 dice che "l'aggiornamento della presente Informazione Documentata è compito del RSQA sulla base dell'input fornito dall'Amministrazione e dalla Direzione": attribuisce la manutenzione del documento; la titolarità del processo resta priva di assegnazione. La stessa formula compare in ID09 Gestione non conformità e azioni correttive, ID19 Gestione finanziaria e ID20 Gestione contabile e bilancio.
Rimando a un documento assente. Il §3 cita "ID04-Gestione Offerta", che non è nella documentazione consegnata — cfr. ID04-FL01 Emissione dell'offerta.
Trattamento del contante divergente. Qui "non sono previsti pagamenti in contante" (§5.3.1); ID19 Gestione finanziaria include invece nel proprio scopo la gestione della "cassa contanti" e delle carte prepagate.
Un titolo condiviso con la procedura sbagliata. Il §5.4 "Controllo ore di servizio" ha qui contenuto pertinente; lo stesso titolo compare al §5.3 di ID12 Sorveglianza e misurazione con contenuto che riguarda gli indicatori ambientali.
Chi verifica le fatture passive. Qui la verifica è dell'Amministrazione (§5.3); ID05 Gestione commessa §4.4.2 dice che l'Amministrazione ne verifica la congruità "trasferendola al PM per verifica e firma".