Gestione commessa — ID05

Documento

SGQA-ID05 "Gestione commessa"

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 9001:2015, UNI EN ISO 14001:2015

Nota

la procedura circola in tre file di contenuto diverso, denominati ID05_GESTIONE COMMESSA, _Rev1 e _Rev2. La tabella delle revisioni interna a ciascuno dei tre riporta una sola riga, «0 — Apr. 2023 — PRIMA EMISSIONE». La scheda descrive il testo del file _Rev2, presumendone la prevalenza per posizione nella sequenza, e riporta nella sezione Che cosa le revisioni successive hanno rimosso il contenuto presente nel primo file e assente dagli altri due.

Scopo dichiarato

Definire responsabilità e modalità di coordinamento e svolgimento di progetti e commesse, per assicurare che siano pianificate le attività di progettazione, che siano effettuati controlli, verifiche e riesami, che siano raccolte informazioni per monitorare l'avanzamento e le decisioni prese, e che sia effettuata la validazione del progetto (§1).

La procedura dichiara di coprire apertura e chiusura di progetti e commesse, gestione tecnico-economica, gestione delle risorse interne ed esterne e verifica del rispetto di qualità, tempi e costi definiti da contratto.

Applicabilità: "ogni singolo progetto e commessa gestiti da Montana S.p.A., indipendentemente dai settori e dalle attività di riferimento" (§1.1).

Confini

Innesco: l'aggiudicazione e l'accettazione del contratto con il cliente, a valle delle quali il RTO identifica il PM.

Chiusura: non determinabile dal testo. L'indice dichiara un paragrafo §5.2.4 «Chiusura della commessa» che il corpo del documento non contiene.

Input richiesti: i documenti e le informazioni necessarie alla verifica dei costi a preventivo e dei documenti contrattuali, condivisi dal RTO con il PM.

Output prodotti: i documenti finali consegnati al cliente e l'archivio di commessa sul server generale.

Flusso dichiarato

1. Assegnazione della commessa al PM (§5.1) — a valle dell'aggiudicazione e dell'accettazione del contratto, il RTO identifica il PM e il team di commessa; il ruolo di PM è ricoperto da una persona interna all'organizzazione
2. Registrazione dell'assegnazione (§5.1) — l'evidenza è data in Progeta nella «Scheda progetto»
3. Condivisione della documentazione (§5.1) — il RTO condivide con il PM tutti i documenti e le informazioni necessari alla verifica dei costi a preventivo e dei documenti contrattuali per l'avvio del progetto
4. Passaggio di stato (§5.1) — sotto responsabilità del RTO, la commessa passa da «offerta in corso» a «produzione in corso» e con essa la responsabilità passa al PM
5. Pianificazione e coordinamento (§5.2) — il PM è responsabile della pianificazione della commessa e del coordinamento del team di lavoro, della corretta applicazione tecnica e della congruità degli elaborati, e degli adempimenti legati all'emissione dei documenti nel rispetto del sistema di qualità e degli standard tecnici
6. Rinvio al flusso operativo (§5.2) — "le attività che il PM deve gestire sono descritte all'interno del ID05 - FL02 – Flusso gestione commessa"
7. Tracciamento in Progeta (§5.2) — ogni informazione rilevante ai fini gestionali, cioè con conseguenze sullo sviluppo del servizio in termini economici, tecnici o di tempi, deve essere tracciata in Progeta
8. Gestione economica e amministrativa (§5.2.1) — l'Amministrazione è responsabile dell'emissione degli ordini di acquisto a fornitore, della gestione della fatturazione attiva e passiva, delle difformità relative all'emissione di fatture al cliente e dei pagamenti delle medesime
9. Controllo tecnico e normativo (§5.2.3) — "la gestione del controllo tecnico, normativo è descritta all'interno del ID05 - FL02 – Flusso gestione commessa. In tale sede sono anche attuate e registrate le verifiche dei servizi affidati all'esterno e la verifica della conformità normativa"
10. Archiviazione (§5.2.5) — tutti i documenti di commessa prodotti sono archiviati nella cartella di commessa sul server generale a cura del PM, che è responsabile dell'archiviazione dei documenti finali
11. Riferimenti sui documenti consegnati (§5.2.5) — data, stato della revisione, responsabile della redazione, responsabile della verifica e approvazione dove applicabile
12. Gestione ambientale (§5.3) — il PM informa e sensibilizza fornitori e subappaltatori sui principi di sostenibilità ambientale, e con particolare riferimento alle operazioni di cantiere informa gli operatori sulle buone prassi: corretta gestione dei rifiuti, gestione delle sostanze pericolose, contenimento delle emissioni di polveri e sostanze chimiche, contenimento delle emissioni acustiche, protezione del suolo e bonifica dei siti contaminati, gestione degli scarichi idrici

Che cosa le revisioni successive hanno rimosso

Il primo file prescrive attività che i file _Rev1 e _Rev2 non contengono. Le attività elencate sono eseguite: le registrazioni di valutazione commessa consegnate coprono senza interruzione gli anni dal 2018 al 2026.

La regola sulla separazione fra chi redige e chi approva cambia estensione: il primo file la limita alle "commesse di progettazione", _Rev2 la estende a "tutte le commesse".

Ruoli e responsabilità

Il §4 di _Rev2 elenca sei ruoli senza attribuire compiti. Le attribuzioni sotto sono ricavate dal §5.

Regole, soglie e controlli

Nessuna soglia di importo, nessun termine di esecuzione.

Registrazioni e moduli previsti

Il §3 elenca fra i riferimenti i moduli m19 Albo Fornitori e m20 Valutazione commesse. Il corpo del documento non li nomina e non prescrive chi li compili né quando.

Indicatori dichiarati

Nessuno. Il punteggio di valutazione interna dell'andamento della commessa, che il primo file prescriveva con obbligo di motivazione, è assente dalle revisioni successive.

Termini di dominio

Lo stato «produzione completata», il blocco del preventivo, la mail di progetto, la cartella Note & Doc e il ruolo di approvatore sono definiti dal primo file e non compaiono nelle revisioni successive.

Da verificare in intervista

• Quale dei tre file è quello in uso? Chi lo sa, e come lo si riconosce?
• Chi identifica il PM oggi: il RCOM come nel primo file, o il RTO come nelle revisioni successive?
• La riunione di chiusura commessa si tiene? Le registrazioni di valutazione arrivano al 2026, mentre la revisione vigente non prescrive più l'attività.
• Chi compila il modulo m20 e in quale momento?
• I documenti finali passano dall'approvazione del Direttore Tecnico prima della consegna al cliente? La revisione vigente non lo prevede più.
• Il flusso ID05-FL02, a cui la revisione vigente rinvia il controllo tecnico e normativo, è in uso in azienda benché sia una bozza non approvata?
• Il preventivo viene bloccato all'avvio della produzione? La revisione vigente non nomina più il blocco.
• Chi approva le ore e le note spesa di commessa, e su quale sistema?
• La regola per cui chi redige non approva regge nelle commesse piccole, dove può lavorare una persona sola?

Cosa il documento non dice

La revisione vigente non descrive la chiusura della commessa, benché l'indice la dichiari al §5.2.4 e benché lo scopo al §1 affermi che la procedura definisce le modalità di "apertura e chiusura di progetti e commesse". Non descrive nemmeno l'apertura.

Le attività operative del PM e il controllo tecnico e normativo sono rinviati a ID05-FL02, che l'azienda ha consegnato in due file denominati "bozza da approvare e portare su format" e "format da completare". La procedura vigente rinvia quindi a un documento non emesso.

Non è indicato che cosa accada se una commessa si ferma, viene sospesa dal cliente o non viene completata.

Non sono indicati tempi: né per l'assegnazione al PM, né per l'archiviazione finale.

La gestione ambientale elenca gli obblighi del PM senza indicare modalità operative, registrazioni o criteri di verifica.

Non è definita la scala del punteggio di valutazione della commessa, che del resto la revisione vigente non prescrive più.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Tre file, una sola revisione dichiarata. I file si chiamano ID05_GESTIONE COMMESSA, _Rev1 e _Rev2, hanno contenuto diverso, e la tabella delle revisioni di ciascuno riporta la sola riga «0 — Apr. 2023 — PRIMA EMISSIONE» emessa dal RSQA, Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente, e approvata dal Comitato Direttivo. Nessuno dei tre dichiara di superare gli altri. Chi apre un documento di commessa non può stabilire quale versione stia leggendo, e la presunzione di prevalenza adottata in questa scheda si fonda sul solo nome del file.

Paragrafo dichiarato nell'indice e assente dal corpo. L'indice di _Rev1 e di _Rev2 riporta «5.2.4 Chiusura della commessa» a pagina 5. Il corpo di entrambi i file passa dal controllo tecnico all'archiviazione. La verifica è stata condotta sul testo dei documenti Word, paragrafo per paragrafo.

Moduli richiamati e mai prescritti. Il §3 di _Rev1 e _Rev2 elenca fra i riferimenti m19 e m20. Nessuno dei due compare nel corpo, per cui la procedura cita due registrazioni senza stabilire chi le compili né quando. Il rilievo R-22 sulla doppia codifica m20 e m25 si scioglie in altro modo: le registrazioni consegnate mostrano che m25 è stato usato fino al 2021 e m20 dal 2022, e la revisione vigente cita il solo m20.

Rinvio a un documento non emesso. I §5.2 e §5.2.3 rinviano a ID05-FL02 la descrizione delle attività del PM, Project Manager, e del controllo tecnico e normativo. I due file consegnati con quel codice si dichiarano bozza da approvare.

Spostamento della commessa dalla linea commerciale a quella tecnica. Nel primo file il RCOM, Responsabile Commerciale di Business Unit, identifica il PM, Project Manager, ed esegue il passaggio di stato; nelle revisioni successive entrambe le azioni sono del RTO, Responsabile Tecnico Operativo. Il RCOM compare una sola volta nel corpo di _Rev2. Appendice 5 SGQA, organigramma colloca le due figure in linee distinte, e non indica quale prevalga sulla commessa.

Scomparsa dell'approvazione del Direttore Tecnico. Il primo file e _Rev1 prescrivono che prima della consegna al cliente il contenuto sia verificato dal PM e approvato dal DT, Direttore Tecnico. In _Rev2 la prescrizione è assente e la sigla non compare. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.3 stabilisce che l'approvazione dei documenti di commessa "deve essere effettuata obbligatoriamente da un Direttore Tecnico", e ID18 Progettazione mantiene la catena di firma, verifica e approvazione.

Attività eseguita e non più prescritta. Le registrazioni di valutazione commessa consegnate dall'azienda coprono con continuità gli anni dal 2018 al 2026, con 623 file. La revisione vigente della procedura non prescrive la valutazione, non nomina la riunione di chiusura e non indica chi compili il modulo.