Approvvigionamento e fornitori esterni — ID06
- Documento
- SGQA-ID06 "Approvvigionamento e fornitori esterni", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001:2015, UNI EN ISO 14001:2015
Scopo dichiarato
Definire come Montana qualifica e valuta i fornitori — consulenti e fornitori di servizi o prodotti — che influenzano la qualità dei servizi erogati e la capacità di soddisfare i requisiti del cliente e quelli cogenti, e determinare le modalità operative dell'approvvigionamento (§1).
Applicabilità: tutti i fornitori i cui prodotti o servizi possono influire sulla qualità del servizio erogato e sulla soddisfazione del cliente; pertinente anche alla gestione degli aspetti ambientali significativi (§1.1).
Confini
- Innesco
- una necessità di fornitura, rilevata dal Comitato Direttivo, dai Responsabili Tecnico Operativi o dai Responsabili di Servizio, anche su segnalazione dei PM.
- Chiusura
- la valutazione del fornitore alla chiusura della commessa, con conferma o sospensione della sua idoneità.
- Output prodotti
- albo fornitori aggiornato, fascicolo informatico per fornitore, ordine, punteggio di valutazione su commessa.
Flusso dichiarato
Qualifica
- Richiesta di qualifica (§4) — Direzione e Responsabili Operativi d'Area danno indicazioni al Responsabile Fornitori
- Inizializzazione della scheda (§4) — il Responsabile Fornitori apre il modulo m18 nella variante Professionista o Società
- Trasmissione della scheda al fornitore (§5.2) — con le informazioni generali e gli allegati documentali indispensabili
- Ricezione e archiviazione (§5.2) — alla ricezione della scheda compilata il Responsabile Fornitori archivia i documenti e aggiorna l'albo (m19)
- Qualifica acquisita (§5.2) — "sono qualificati i fornitori che, avendo trasmesso tutta la documentazione richiesta, rientrano nell'albo fornitori"
Approvvigionamento
- Rilevazione della necessità (§5.1) — Comitato Direttivo, RTO e RSE, anche su indicazione dei PM
- Individuazione del fornitore nell'albo (§5.1) — secondo tre criteri in ordine di importanza decrescente
- Verifica di rispondenza (§5.1) — delle caratteristiche del candidato ai requisiti dell'offerta o della commessa, sulla base di referenze, cataloghi, listini prezzi, conoscenza diretta o indiretta
- Scelta economica (§5.1) — fra i fornitori idonei, si tiene conto anche degli aspetti economici
- Predisposizione dell'incarico (§5.1) — il Responsabile Commerciale predispone lettera di incarico, contratto o convenzione e la inoltra al PM
- Ordine (§5.1) — il PM procede con l'ordine previa verifica della qualifica del fornitore
- Blocco per fornitore non qualificato (§5.1) — il Responsabile Fornitori non emette l'ordine e informa il Responsabile dell'offerta
- Ricerca di nuovi fornitori (§5.1) — se l'albo non contiene le competenze necessarie, CD, RTO e RSE possono avviare ricerca e qualifica
Sorveglianza e valutazione
- Sorveglianza (§5.3) — on job durante i lavori, oppure a fine lavori tramite la documentazione attestante il rispetto dei requisiti
- Valutazione su commessa (§5.4) — alla chiusura della commessa il PM valuta il fornitore su quattro criteri e attribuisce un punteggio da 0 a 3
- Classificazione (§5.5) — fornitore idoneo se il punteggio è ≥ 2, sospeso se < 2
- Valutazione degli aspetti ambientali (§5.6) — il Responsabile Fornitori con i PM assegna a ogni categoria un indice di criticità; il RSQA identifica in m19 gli aspetti ambientali; il Comitato Direttivo li rivaluta in sede di riesame
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| Responsabile Fornitori | Inizializza le schede m18, tiene aggiornato l'albo, mantiene un fascicolo informatico per fornitore, svolge il processo di qualifica, registra le NC dei fornitori, assegna con i PM l'indice di criticità ambientale | Non emette l'ordine se il fornitore non è qualificato |
| Comitato Direttivo, RTO, RSE | Definiscono le necessità di approvvigionamento, individuano il fornitore nell'albo, avviano la ricerca di nuovi fornitori | Selezione del fornitore |
| Responsabile Commerciale | Predispone lettera di incarico, contratto o convenzione e la inoltra al PM | — |
| PM | Procede con l'ordine previa verifica della qualifica; valuta il fornitore alla chiusura | Punteggio di valutazione |
| RSQA | Verifica il permanere delle condizioni di qualifica; identifica in m19 gli aspetti ambientali | Sospensione della qualifica |
| Amministrazione | Prima dell'emissione dell'ordine verifica l'accettazione delle richieste contrattuali specifiche | — |
| Responsabile Offerta | Viene informato quando l'ordine è bloccato; conduce con R. Fornitori e PM l'analisi degli aspetti ambientali per definire le clausole contrattuali | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Solo fornitori qualificati | "L'approvvigionamento deve essere eseguito solo presso i fornitori qualificati"; unica eccezione gli ordini di campione utili alla qualifica | Tutti | §5 |
| Criteri di selezione, in ordine | 1) competenza tecnica ed esperienza (determinante), 2) disponibilità di mezzi e attrezzature, 3) localizzazione rispetto all'area di intervento | CD, RTO, RSE | §5.1 |
| Verifica a ogni utilizzo | "La qualifica dei fornitori deve essere verificata ogni qualvolta si utilizzi quel fornitore"; se la documentazione è scaduta va rinnovata | PM | §5.2 |
| Sospensione della qualifica | Se non permangono: validità della certificazione o referenze soddisfacenti e valutazione almeno "soddisfacente" | RSQA | §5.2 |
| Soglia di idoneità | Idoneo se punteggio ≥ 2; sospeso se < 2 | PM | §5.5 |
| Riutilizzo di un sospeso | Vietato, salvo nuovo processo di qualifica | — | §5.2, §5.5 |
| Audit senza preavviso | Le verifiche sull'applicazione della procedura "verranno effettuate senza preavviso, sulla base della criticità delle lavorazioni" | Personale Montana o consulenti esterni | §6 |
| Divieto rifiuti in cantiere | "È assolutamente vietato abbandonare i rifiuti in cantiere"; rimozione immediata; oneri a carico del fornitore salvo diverso accordo | Fornitore | §5.6.1 |
| Deposito carburante | Bacino di contenimento pari alla capacità massima, tettoia, estintori, 10 metri da saldature e tagli | Fornitore | §5.6.6 |
| Clausole ambientali | Facoltà di inserire sanzioni e risoluzione anticipata in caso di danno ambientale | Montana | §5.6 |
Criteri di valutazione del fornitore (§5.4)
- Competenza dimostrata e qualità tecnica — 1 insufficiente (ha richiesto modifiche sostanziali), 2 sufficiente (modifiche marginali), 3 buona (nessuna modifica)
- Rispetto delle tempistiche — largamente oltre / leggermente superiore / pienamente rispettato
- Capacità relazionali e di coordinamento — non apprezzato con contestazioni / non pienamente apprezzato / apprezzato
- Rispetto dei requisiti e prescrizioni ambientali — completamente disattesi / rispettati solo dopo richiamo / completamente rispettati
Documentazione richiesta per la qualifica (Tabella 5-1)
| Categoria di fornitura | Documenti richiesti |
|---|---|
| Professionista con firma | Anagrafica, carta d'identità, iscrizione albo professionale |
| Professionista senza firma | Anagrafica, carta d'identità |
| Società di servizi di ingegneria e consulenza | Anagrafica, iscrizione CCIAA |
| Laboratori analisi chimiche | Anagrafica, CCIAA, ACCREDIA |
| Laboratori analisi geotecniche | Anagrafica, CCIAA, ACCREDIA |
| Imprese esecutrici lavori di bonifica | Anagrafica, CCIAA, CAT 9 |
| Imprese lavori civili/edili/industriali | Anagrafica, CCIAA |
| Imprese gestione rifiuti | Anagrafica, CCIAA, CAT 2BIS, 4, 5, 8 |
| Rilievi geofisici e topografici | Anagrafica, CCIAA, qualifica |
| Indagini e sondaggi | Anagrafica, CCIAA, qualifica |
| Tecnici mappatura amianto | Anagrafica, CCIAA, patentino amianto |
| Rilievi acustici | Anagrafica, CCIAA, abilitazione tecnico competente acustica |
| Indagini belliche | Albo delle imprese specializzate in bonifiche da ordigni bellici |
| Consulenti/fornitori informatici | Anagrafica, CCIAA |
| Consulenti legali | Anagrafica, CCIAA, qualifica |
| Fornitori di beni di consumo | Anagrafica, CCIAA |
Registrazioni e moduli previsti
| Modulo | Contenuto | Dove |
|---|---|---|
| m18 — Scheda anagrafica fornitore (Professionista) | Dati e allegati di qualifica | Fascicolo informatico |
| m18 — Scheda anagrafica fornitore (Società) | Dati e allegati di qualifica | Fascicolo informatico |
| m19 — Albo fornitori | Elenco qualificati, valutazioni, numero di NC, aspetti ambientali, indice di criticità | Server SRV-DC03, percorso P:\ALBO FORNITORI |
| Fascicolo fornitore | Scheda + documentazione prodotta dal fornitore | Informatico, per ogni fornitore |
| Documentazione di sorveglianza | Attestazioni di rispetto di requisiti e clausole | Archivio di commessa |
L'albo e le schede sono messi a disposizione del personale per la consultazione.
Indicatori dichiarati
Il punteggio di valutazione da 0 a 3 e la soglia di idoneità a 2. Il numero di non conformità registrate per fornitore entra nella valutazione. Nessun altro indicatore.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Qualifica | Processo con cui si stabilisce l'idoneità di un fornitore sulla base di criteri individuati |
| Valutazione | Attribuzione di un giudizio di merito sulle capacità prestazionali del fornitore |
| Fornitore idoneo | Punteggio di valutazione su commessa ≥ 2 |
| Fornitore sospeso | Punteggio < 2; non più utilizzabile salvo nuova qualifica |
| Albo fornitori | Elenco dei fornitori qualificati, coincidente con il modulo m19 |
| Indice di criticità | Classificazione ambientale per categoria di fornitura: bassa o nulla, media, alta |
| Ordine di campione | Unica eccezione ammessa all'obbligo di ordinare solo da qualificati |
Da verificare in intervista
- Chi è il Responsabile Fornitori? Questo ruolo compare solo in questa procedura: non è nell'organigramma, non è nel mansionario e non è nel glossario — cfr. Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma.
- Chi è il "Responsabile Offerta"? Stessa situazione.
- Chi emette materialmente l'ordine: il PM (§5.1, decimo capoverso) o il Responsabile Fornitori (§5.1, capoverso successivo)?
- La qualifica viene davvero verificata ogni volta che si usa un fornitore? Con che gesto concreto — si apre
P:\ALBO FORNITORIe si controlla la scadenza? - Quanti fornitori ci sono in albo e quanti se ne usano davvero in un anno?
- Il punteggio va da 0 a 3, ma i criteri sono descritti su una scala da 1 a 3: quando si assegna 0?
- I criteri 2, 3 e 4 elencano tre livelli senza associarvi un numero: chi valuta sa quale descrizione vale 1, 2 o 3?
- Il punteggio è per criterio o complessivo? Se un fornitore prende 3 in competenza e 1 in tempi, che punteggio finale ha e chi decide?
- È mai stato sospeso un fornitore? Cosa è successo in pratica: si è smesso di chiamarlo, o è stato riqualificato?
- L'indice di criticità ambientale per categoria è compilato in m19? Chi lo aggiorna?
- Gli audit senza preavviso sull'approvvigionamento sono mai stati fatti?
Cosa il documento non dice
Ruolo di Responsabile Fornitori non definito altrove. La procedura gli attribuisce il presidio dell'intero processo di qualifica ma non dice a quale funzione appartenga.
Non è indicato alcun tempo: né per completare una qualifica, né per la validità di una qualifica, né per la scadenza della documentazione (si dice solo che se è scaduta va rinnovata).
Non è definito il modulo su cui si registra la valutazione su commessa: §5.4 dice "l'apposito modulo" senza codice. ID05 Gestione commessa usa m19 per i fornitori.
Non è previsto un percorso di qualifica d'urgenza, benché §5 riconosca che il ricorso a fornitori esterni può nascere da carichi di lavoro o richieste del committente.
Non è normata la gestione dei fornitori esteri, benché l'Ufficio Gare abbia una funzione "Italia/Estero" secondo Appendici 3 e 6 SGQA, definizioni e glossario.
Il §5.6 prescrive che "prima dell'emissione dell'ordine, l'Amministrazione deve verificare l'accettazione delle richieste contrattuali specifiche", ma non dice come questa verifica sia registrata né cosa accada se manca.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Riferimento normativo morto. Il §5.6.1 impone che il trasporto dei rifiuti sia accompagnato dal formulario "da scheda di area movimentazione dei rifiuti a seguito dell'entrata di operatività del Sistri – rif. D.M. 17/12/2009". Il SISTRI è stato soppresso, e il documento è del 2023: la prescrizione rimanda a un sistema che non esisteva già al momento dell'emissione.
Categoria fuori elenco. La tabella 5-1 richiede l'abilitazione di tecnico competente in acustica per i "professionisti dei rilievi acustici", categoria che non compare nell'elenco delle tipologie di fornitore al §5.
Chi valuta il fornitore. Qui la valutazione su commessa è del PM (§5.4). ID05 Gestione commessa §4.4.3 la colloca nella riunione di chiusura con registrazione "a cura della RAMM in m19", per poi attribuirla al PM.
Doppia disciplina della qualifica dei fornitori. Il sistema Salute e Sicurezza norma lo stesso oggetto con PO14 "Appalti e accessi", con propri moduli di valutazione fornitori e un proprio albo — cfr. PO14 Appalti e accessi.