Comunicazione, consultazione e partecipazione — PO04 (SSL)
- Documento
- SGSL-PO04, Rev. 0 — Lug. 2024
- Emesso da
- RSGSL · Approvato da: Comitato Direttivo
- Riferimenti
- UNI ISO 45001
- Modulo
- Mod.PO04.01 — Verbale comunicazione · Registro: REG.PO04.01
Scopo dichiarato
Fornire criteri per la programmazione della comunicazione, per la consultazione e il coinvolgimento in azienda, e implementare la comunicazione interna ed esterna in materia di SSL "con l'obiettivo di coinvolgere tutte le parti interessate".
Applicabilità: tutti i soggetti dell'organizzazione e tutte le parti interessate alle attività "svolte nella sede di Via Fumagalli 6 Milano".
Flusso dichiarato
Comunicazione interna (§6.1)
Le informazioni ritenute significative dal RSGSL, in collaborazione con SPP, RSPP, MC e i responsabili d'area, sentito l'RLS, sono oggetto di comunicazione a tutti i dipendenti a tutti i livelli. "Chi invia comunicazioni si accerta che siano state ricevute dai destinatari."
- RSGSL diffonde le comunicazioni riguardanti il SGSL
- RSPP diffonde quelle riguardanti la salute e sicurezza cogenti ai sensi del D.Lgs 81/08
- Con cadenza annuale RSGSL e RSPP valutano l'opportunità di diffondere le statistiche degli indicatori aziendali e gli indici di performance del sistema
Il verbale del Riesame della Direzione è pubblicato sulla rete aziendale per garantirne la massima diffusione.
Comunicazione esterna (§6.2)
RSGSL e RSPP selezionano gli strumenti. L'informazione volontaria, previa autorizzazione del Comitato di Direzione, riguarda: politica e obiettivi · struttura del sistema · indici di performance · rischi generali e specifici della mansione · aspetti ambientali significativi · piano di emergenza · misure di prevenzione e comportamenti da adottare · ruolo di ciascuno nel sistema · infortuni accaduti con particolare enfasi sulle cause · completamento di attività programmate · esito di campagne di raccolta dati.
Le segnalazioni dall'esterno riguardano richieste sul sistema, segnalazioni sull'impatto ambientale, inquinamento gassoso, idrico o acustico, fumi o incendi visibili dall'esterno, incidenti di mezzi di trasporto. Vanno inoltrate al RSGSL, che le registra e archivia e valuta l'opportunità di rispondere sentito il Comitato Direttivo.
Comunicazioni obbligatorie (§6.3)
Quelle in carico al LR ai sensi del D.Lgs 81/08 sono effettuate dal Legale Rappresentante e registrate nel SGSL. Il RSPP, eventualmente con consulenti esterni, effettua quelle di sfera tecnica verso enti esterni — denunce di impianti, verifiche, notifiche verso ARPA, ASL, VVF, ISPESL, Comuni, Province, Regione, Ministeri, Prefettura.
Ispezioni degli enti di controllo (§6.4)
"Tutto il personale è tenuto alla massima collaborazione con l'autorità e a fornire tutte le informazioni e documenti richiesti in modo tempestivo ed esaustivo." RSPP e RSGSL hanno specifica responsabilità nel reperire la documentazione, fornire le spiegazioni e accompagnare il personale degli enti nei luoghi di lavoro.
Consultazione (§6.5.3)
Sono oggetto di consultazione dei dipendenti tramite i loro rappresentanti: l'esito della valutazione dei rischi · le misure di prevenzione e protezione · i DPI selezionati e adottati · le procedure operative, in particolare il piano di emergenza · il piano di formazione.
Il RSPP, coadiuvato da DDL e RSGSL, promuove il coinvolgimento tramite: consultazione — almeno una volta l'anno i soggetti coinvolti si riuniscono e verbalizzano la riunione · raccolta di segnalazioni, osservazioni e proposte dei lavoratori · brevi riunioni organizzate dai preposti.
Strumenti (§6.5)
Interni: riunioni e incontri · opuscoli e libretti · segnaletica di sicurezza · consegna e spiegazione di procedure e istruzioni · portale intranet, newsletter, posta elettronica.
Esterni: comunicazioni dirette del personale che accompagna persone esterne · informativa per chi accede alle aree · planimetrie affisse con le vie di esodo · presidi e procedure per l'evacuazione · organigramma aziendale · sito internet e newsletter Montana.
Oggetto tipico delle comunicazioni interne: modifiche all'organigramma e nuove nomine (RSPP, addetti primo soccorso e prevenzione incendi, MC, consulenti) · elezione dei RLS · convocazione della Riunione Periodica Annuale ex art. 35 e del riesame · verbali di sopralluoghi congiunti · segnalazioni di infortuni, mancati infortuni, comportamenti pericolosi e non conformità · esito delle indagini · attivazione delle squadre antincendio e primo soccorso · scostamenti delle performance · andamento degli indici.
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| Comitato Direttivo | Assicura la comunicazione fra enti e funzioni; autorizza l'informazione volontaria esterna; è sentito sulle risposte alle segnalazioni esterne | Autorizzazione della comunicazione esterna |
| RSGSL | Individua le comunicazioni significative, diffonde quelle del SGSL, registra e archivia le segnalazioni esterne, valuta annualmente la diffusione delle statistiche | Cosa è significativo |
| RSPP | Diffonde le comunicazioni cogenti, effettua le comunicazioni tecniche obbligatorie agli enti, promuove il coinvolgimento | — |
| LR | Effettua le comunicazioni obbligatorie di propria competenza | — |
| RLS | È sentito sulle comunicazioni significative; rappresenta i lavoratori nella consultazione | — |
| Preposti e responsabili d'area | Coadiuvano; organizzano brevi riunioni con i lavoratori | — |
| Tutto il personale | Massima collaborazione in caso di ispezione | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Conferma di ricezione | Chi invia si accerta che la comunicazione sia stata ricevuta | Chiunque comunichi | §6.1 |
| Pubblicazione del riesame | Il verbale è pubblicato sulla rete aziendale | — | §5 |
| Valutazione annuale delle statistiche | RSGSL e RSPP valutano annualmente l'opportunità di diffondere gli indicatori | RSGSL, RSPP | §6.1 |
| Autorizzazione preventiva | L'informazione volontaria esterna richiede l'autorizzazione del Comitato di Direzione | CD | §6.2 |
| Riunione di consultazione annuale | Almeno una volta l'anno, con verbale | RSPP | §6.5.3 |
| Registrazione delle segnalazioni esterne | Tutte, scritte o verbali, vanno inoltrate al RSGSL che le registra e archivia | RSGSL | §6.2 |
Registrazioni e moduli previsti
| Documento | Contenuto | Stato nel corpus |
|---|---|---|
| Mod.PO04.01 — Verbale comunicazione | Template | Presente |
| REG.PO04.01 — Registrazioni comunicazioni | Luogo/ambito, data, oggetto, destinatario, mittente, forma (V verbale, I mail, L lettera) | Presente e compilato, aggiornato al 15/07/2026 |
Il registro documenta fra l'altro il conseguimento della ISO 45001 il 26 luglio 2024, gli audit di sorveglianza del 21 luglio 2025 e del 20 luglio 2026, un aggiornamento RLS del 16 febbraio 2026 e, al 17 gennaio 2025, la comunicazione a tutti i lavoratori di un "cambiamento societario e nuovo CEO".
Da verificare in intervista
- Il cambiamento societario del gennaio 2025: cosa è successo? Una fusione? Il registro delle comunicazioni la chiama "Data fusione". Come ha inciso su organigramma, deleghe e sistemi di gestione?
- Il verbale del riesame è davvero pubblicato sulla rete aziendale? Dove?
- La riunione di consultazione annuale si è tenuta? Esiste il verbale?
- Le statistiche degli indicatori vengono diffuse ai lavoratori?
- Chi è il RLS oggi? Il registro segnala un aggiornamento a febbraio 2026.
- Come si accerta che una comunicazione sia stata ricevuta?
- Il portale intranet e la newsletter interna esistono? La newsletter citata è la stessa newsletter normativa di ID14 Comunicazione e marketing?
- Le segnalazioni esterne su rumore, fumi o inquinamento sono mai arrivate?
Cosa il documento non dice
Non è indicato dove si registrino le comunicazioni interne ordinarie. Il registro REG.PO04.01 riporta cinque voci relative a eventi di rilievo e non documenta il flusso quotidiano.
Non è previsto un termine per rispondere alle segnalazioni esterne.
Non è definito il portale intranet né chi lo gestisca.
Non è indicato come si documenta la consultazione dei lavoratori oltre alla riunione annuale.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Riferimento a un ente soppresso. Fra i destinatari delle comunicazioni tecniche obbligatorie figura l'ISPESL, soppresso nel 2010 e confluito nell'INAIL. È il secondo riferimento istituzionale decaduto del corpus, dopo il SISTRI di ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni.
Allegato con codice errato. Il §6.5.4 cita "ModPG05.01 - verbale / comunicazione"; il modulo effettivamente presente è Mod.PO04.01 - Verbale Comunicazione.
Contaminazione dal sistema ambientale. Le definizioni includono le "comunicazioni ambientali" riferite "alle attività dello stabilimento", e l'elenco dei temi di comunicazione esterna include gli "aspetti ambientali significativi". Montana non ha stabilimenti: ha una sede e opera in cantieri di terzi.
Ambito limitato alla sede. Come PO07 Audit interni SSL, l'applicabilità è circoscritta a via Fumagalli 6, mentre la consultazione riguarda anche i DPI e le procedure operative usate in cantiere.
Nessun rapporto con la comunicazione aziendale. ID14 Comunicazione e marketing disciplina sito, social e newsletter senza alcun riferimento alle comunicazioni SSL, che qui usano gli stessi canali.