Registro dei rilievi sulla documentazione formale

Stato del documento: prima stesura completa, aggiornata dopo la consegna del 9 settembre 2026. Le dieci famiglie sono composte e i due estratti trasversali sono ricavati dalle voci. Il registro va riesaminato con l'azienda: ogni voce indica se si chiuda con un'informazione, con una decisione o con una verifica in fase 3.

L'archivio operativo del sistema Qualità e Ambiente, consegnato il 9 settembre 2026 e analizzato in Registro delle consegne e delle acquisizioni, ha modificato undici voci e ne ha aperte tredici. Le consegne successive dello stesso giorno, i due strumenti contrattuali, il codice deontologico dei geologi, il pacchetto documentale dei fornitori e quello dei dipendenti, hanno portato a quindici le voci modificate e a ventisei quelle aperte.

Quadro dei rilievi

La tabella elenca tutte le voci del registro e vale come elenco dei lavori: per ciascun rilievo dice a quale famiglia appartiene, quanto è grave, che cosa serve per chiuderlo e a che punto si trova. L'ordine è per tipo di chiusura, poi per gravità, poi per famiglia: prima le richieste da rivolgere all'azienda, poi le decisioni che ne conseguono, infine la verifica sul campo. I tre tipi sono definiti in Criteri di chiusura, i tre livelli di gravità in Criteri di gravità.

La colonna della chiusura porta due valori quando la risposta dell'azienda determina il tipo definitivo. La voce R-01 si chiude con la consegna della procedura ID04, e se la procedura non esiste diventa una decisione sull'opportunità di redigerla: la cella riporta entrambi i passaggi, nell'ordine in cui si presentano.

La colonna dello stato riassume in tre valori il campo **Stato:** della voce. Il valore aperto indica che la voce è nei termini in cui è stata scritta, aggiornato che una consegna l'ha modificata senza chiuderla, chiuso che il difetto non sussiste più. La voce ne riporta la data e il motivo.

Premessa

Il registro elenca i difetti rilevati nella documentazione formale di Montana S.p.A. durante la fase 1. Il documento Quadro d'insieme della documentazione formale descrive la struttura del corpus e lo stato dei due sistemi di gestione; questo registro raccoglie i punti in cui la documentazione risulta incompleta, contraddittoria o inapplicabile.

Il registro deriva dalla lettura di 48 schede, che contengono complessivamente 189 rilievi nella sezione delle contraddizioni e 217 nella sezione degli elementi non disciplinati. I rilievi ricorrenti sono aggregati in una voce sola, con l'elenco delle istanze e il rimando alle schede che le riportano.

Il registro constata e non propone. Per ciascuna voce indica che cosa serve per chiuderla, distinguendo fra le informazioni che l'azienda può fornire e le decisioni che spettano all'azienda, senza indicare quale decisione prendere. Le proposte di intervento seguiranno la fase 5, quando al confronto fra procedura e pratica si aggiungeranno i dati raccolti in intervista.

Criteri di gravità

Ogni voce reca un giudizio di gravità su tre livelli, assegnato secondo criteri dichiarati e verificabili.

Il giudizio si riferisce al difetto documentale, non al processo reale: una procedura contraddittoria può convivere con una prassi corretta, e la verifica appartiene alla fase 3.

Criteri di chiusura

Una voce può passare da un tipo all'altro secondo la risposta dell'azienda. In quel caso il campo **Chiusura:** dichiara i due passaggi nell'ordine in cui si presentano, nella forma informazione, poi decisione, e il Quadro dei rilievi li riporta entrambi nella stessa cella. Le voci con chiusura condizionata sono 8.

Formato di una voce

Ogni voce reca un codice stabile nella forma R-nn, che resta invariato anche se il registro viene riordinato, così da poter essere richiamato nelle riunioni e nei documenti successivi. I codici sono assegnati per blocchi, uno per famiglia, così che la composizione di una famiglia non rinumeri le altre.

Quando il blocco di una famiglia è esaurito, le voci successive prendono i codici della serie di riserva a partire da R-101, assegnati in ordine di inserimento e collocati nella sezione della famiglia a cui appartengono.

La voce si apre con la descrizione del difetto e si chiude con quattro campi.

### R-66 — Collisione di codici modulo

Descrizione del difetto in due o tre periodi, con i riferimenti puntuali.

**Istanze:** 2 · [[strumenti-attrezzature-id07|ID07]], [[non-conformita-id09|ID09]]
**Conseguenza:** che cosa resta indeterminato per chi esegue o per chi decide.
**Chiusura:** decisione — quale documento rinumerare.
**Gravità:** media — l'esecuzione resta possibile, mentre la regola di
identificazione che il sistema si è dato risulta disattesa.

Una voce la cui situazione è cambiata dopo la prima stesura reca un quinto campo, **Stato:**, con la data e il motivo del cambiamento. Le voci prive del campo sono aperte nei termini in cui sono state scritte. Il campo registra cinque esiti.

L'ultima colonna dice come l'esito compare nel Quadro dei rilievi, che riassume i cinque esiti in tre valori. Una voce priva del campo vi compare come aperto.

Le voci della famiglia B mettono a confronto in tabella le fonti in conflitto, con la data e la prescrizione di ciascuna, e alla tabella segue la presunzione di prevalenza. In quelle voci la tabella sostituisce il campo delle istanze.

Ripartizione per famiglia

Il registro contiene 131 voci, distribuite in dieci famiglie, che richiamano 61 documenti distinti. La colonna dei documenti interessati conta i documenti richiamati dalle voci della famiglia, per cui la somma di colonna eccede il totale: uno stesso documento compare in più famiglie.

Distribuzione della gravità

Le 26 voci di gravità alta si distribuiscono su sette famiglie. Le più numerose sono nella famiglia A e nella famiglia B, con 8 voci ciascuna: nella prima riguardano documenti e registrazioni che la legge o la norma richiedono, nella seconda prescrizioni incompatibili su adempimenti assistiti da sanzione. Le famiglie D e J non contengono voci di gravità alta.

A — Documenti e registrazioni non disponibili

Documenti citati dalle procedure e non consegnati, moduli previsti e mai istituiti, registrazioni che le procedure impongono e di cui non esiste evidenza. La verifica di presenza è stata condotta sull'intero contenuto della cartella dei documenti originali, comprese le sottocartelle del sistema Salute e Sicurezza.

R-01 — Procedura ID04 "Gestione offerta commerciale"

Cinque documenti in vigore rinviano a una procedura ID04 dedicata all'offerta commerciale: il Manuale integrato Qualità e Ambiente ai paragrafi 9.2.2, 9.2.3 e 9.5.2, ID13 Gestione amministrativa §3, ID15 Gestione gare d'appalto §5.3, ID20 Gestione contabile e bilancio §3 e ID04-FL01 Emissione dell'offerta, che dichiara sé stesso allegato a quella procedura. Il documento non compare fra quelli consegnati. Con il codice ID04 esiste il solo flusso ID04_FL01, Rev. 0 del febbraio 2026, che descrive la sequenza dei passaggi senza i criteri commerciali.

Istanze

5 · Manuale SGQA, ID13, ID15, ID20, ID04-FL01

Conseguenza

politica di prezzo, tariffari, validità dell'offerta e soglia economica che porta l'approvazione all'Amministratore Delegato e al Consiglio di Amministrazione restano privi di fonte documentale. Il flusso ID04_FL01 rinvia la soglia a un documento esterno che non allega.

Chiusura

informazione, poi decisione — consegna della procedura. Se la procedura non esiste, il rilievo si trasforma in una decisione sull'opportunità di redigerla.

Gravità

alta — ogni commessa nasce da un'offerta, e cinque documenti in vigore, fra cui il manuale del sistema, rinviano a un documento non reperibile.

Stato

ridotto il 9 set. 2026 — la procedura è stata consegnata in Rev. 1 del feb. 2026 e schedata in ID04 Gestione offerta commerciale. La consegna del documento tipo dell'offerta aggiunge il termine di validità di 30 giorni, che ID04 §5.6 cita senza definirlo, e le tariffe giornaliere per le attività fuori offerta. Resta fuori il tariffario dei servizi offerti, i cui importi il modello lascia come segnaposto, e la politica di prezzo.

R-02 — Moduli del sistema Qualità e Ambiente

Le informazioni documentate del sistema Qualità e Ambiente richiamano 24 codici di modulo distinti, compresi fra m00 e m34. La documentazione consegnata non ne contiene nessuno, né in formato vuoto né compilato. La verifica è stata condotta sull'intera cartella dei documenti originali e ha trovato un solo modulo del sistema Qualità e Ambiente, m19, l'albo dei fornitori qualificati, archiviato nella cartella "14-Approvvigionamento e Appalti" del sistema Salute e Sicurezza. Lo stesso sistema Salute e Sicurezza consegna i propri moduli per 12 processi su 17.

Istanze

23 codici di modulo su 24 · ID02 Gestione documenti e registrazioni e le procedure che li prescrivono

Conseguenza

la struttura del modulo determina quali dati il processo raccoglie, per cui la sua assenza sottrae anche il criterio con cui l'attività si esegue. Senza m00 non è noto il criterio di significatività ambientale di ID11 Gestione degli aspetti ambientali; senza m02 l'elenco degli indicatori di ID12 Sorveglianza e misurazione; senza m20 la scala di valutazione della commessa di ID05 Gestione commessa.

Chiusura

informazione — consegna dei moduli, vuoti e compilati, oppure dichiarazione che le registrazioni non sono state prodotte.

Gravità

alta — le registrazioni sono l'evidenza che un ente di certificazione richiede in audit, e la loro assenza riguarda l'intero sistema.

Stato

ridotto il 9 set. 2026 — l'archivio consegnato contiene 21 dei 24 codici prescritti, dopo che la scheda anagrafica del fornitore m18 è stata consegnata nelle due varianti. Restano indisponibili m00, m15 e m34. L'inventario è in Censimento dei moduli e delle registrazioni.

R-03 — Documento di valutazione dei rischi

Il DVR è richiamato da undici documenti: sette del sistema Salute e Sicurezza (PO05, PO08, PO10, PO11, PO13, PO15 e il manuale MSGSL) e quattro del sistema Qualità e Ambiente (ID02, ID21, il manuale SGQA e l'Appendice 1). La sola PO10 Valutazione del rischio SSL lo cita undici volte e ne stabilisce il metodo di costruzione. Il documento non è stato consegnato, e nessuna procedura indica dove risieda né chi vi abbia accesso.

Istanze

11 documenti · PO10, PO08, PO13, PO11, PO05, PO15, MSGSL, ID02, ID21, Appendice 1

Conseguenza

il DVR è il presupposto del piano dei controlli di PO08 Attività operative e controllo operativo, del protocollo sanitario di PO15 Sorveglianza sanitaria, della scelta dei dispositivi di protezione di P16 Gestione dei DPI e della classificazione dei processi critici di PO13 Controllo e monitoraggio. Nessuno di questi presidi si può verificare senza il documento a monte.

Chiusura

informazione — consegna del documento con la data dell'ultimo aggiornamento e con l'indicazione delle mansioni coperte.

Gravità

alta — la valutazione di tutti i rischi con la redazione del relativo documento è un obbligo non delegabile del datore di lavoro ai sensi del D.Lgs 81/08, art. 17, comma 1.

R-04 — Piano di emergenza ed evacuazione

PO12 Gestione delle emergenze fissa il contenuto obbligatorio del piano di emergenza, prescrive l'affissione delle planimetrie e la prova annuale di evacuazione. Il piano non è stato consegnato. La cartella del processo contiene la procedura e il verbale della prova di evacuazione del 14 maggio 2025.

Istanze

1 · PO12 Gestione delle emergenze

Conseguenza

gli addetti designati, le planimetrie, i percorsi di esodo e i presidi antincendio non sono verificabili. La prova documentata più recente risale a sedici mesi prima della data di questo registro, mentre la procedura ne prescrive una all'anno.

Chiusura

informazione — consegna del piano vigente e del verbale della prova successiva, se svolta.

Gravità

alta — il piano di emergenza e la prova periodica sono obblighi espressi del D.Lgs 81/08 e sono fra le prime evidenze richieste in audit.

R-05 — Registro della sorveglianza sanitaria

PO15 Sorveglianza sanitaria prescrive in quattro punti il modulo Mod.PO15.01, il registro che elenca i dipendenti, le visite mediche eseguite e le relative scadenze, e in un quinto punto il registro di esposizione ad agenti cancerogeni, mutageni o biologici da trasmettere all'INAIL. La guida alla consultazione consegnata con il corpus del sistema Salute e Sicurezza indica per questo processo sia il modulo sia una registrazione Reg.PO15.01 relativa al 2024; la cartella "15-SorveglianzaSanitaria" contiene la sola procedura. L'elenco della documentazione MOD.PO06.01 registra lo stesso codice Mod.PO15.01 con il titolo "Scadenziario Sorveglianza Sanitaria".

Istanze

2 registri · PO15 Sorveglianza sanitaria

Conseguenza

non è verificabile chi sia soggetto a sorveglianza sanitaria, quali visite siano state eseguite e quali scadenze siano superate. La procedura contempla che la tenuta sia affidata al database di un fornitore esterno, senza indicare chi presidi le scadenze in quel caso.

Chiusura

informazione — consegna del registro, oppure identificazione del fornitore esterno che lo tiene e del soggetto che ne presidia le scadenze.

Gravità

alta — la sorveglianza sanitaria e il registro di esposizione sono obblighi di legge, e il registro è l'unica evidenza della loro esecuzione.

R-06 — Allegato "Buone prassi ambientali" di ID17

ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza §5.4.2 prescrive, fra i compiti della fase di avvio, "la condivisione del documento ID17_All01_Buone prassi ambientali, di carattere informativo, condiviso con le maestranze di cantiere al solo fine di promuovere e consigliare buone prassi operative". Il documento non è stato consegnato. Gli allegati effettivamente presenti in ID17 sono due infografiche tratte da siti di terzi.

Istanze

1 · ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza

Conseguenza

il contenuto di ciò che viene comunicato alle maestranze in cantiere non è verificabile, e non è possibile stabilire se sia allineato alle prescrizioni ambientali di ID11 Gestione degli aspetti ambientali.

Chiusura

informazione — consegna dell'allegato.

Gravità

bassa — il documento è dichiarato di carattere informativo dalla procedura stessa, e la sua assenza non impedisce l'esecuzione della direzione lavori.

Stato

chiuso il 9 set. 2026 — l'allegato ID17_All01 è stato consegnato in Rev. 0.

R-07 — Prontuario Gestione Montana

ID03 Formazione e addestramento indica il Prontuario Gestione Montana fra i documenti consegnati a ogni nuovo assunto; ID15 Gestione gare d'appalto lo indica come la fonte delle credenziali dei servizi usati per le gare. Il documento non ha codice, non ha indice di revisione, non compare nell'elenco documentale di ID02 Gestione documenti e registrazioni e non è stato consegnato.

Istanze

2 · ID03, ID15

Conseguenza

un documento operativo che contiene istruzioni d'uso e credenziali di accesso circola fuori dal controllo documentale che ID02 §4.1.6 impone a tutte le informazioni documentate. Chi lo aggiorna, chi lo approva e chi ritira le copie superate non è stabilito.

Chiusura

informazione, poi decisione — consegna del documento. L'eventuale inserimento nel sistema documentale è una decisione successiva.

Gravità

media — la circolazione di credenziali in un documento non controllato riguarda la sicurezza degli accessi, e l'esecuzione dei processi resta comunque possibile.

R-08 — Moduli prescritti e privi di codice

Cinque procedure impongono una registrazione senza indicare su quale supporto si esegua. ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni §5.4 rinvia a "l'apposito modulo" per la valutazione del fornitore su commessa. ID18 Progettazione prescrive il "modulo relativo alla validazione" senza codificarlo né allegarlo. ID16 Gestione del rischio non ha moduli e non allega la matrice di valutazione. ID22 Due diligence e consulenza ambientale poggia su documenti tipo che dichiara non ufficiali e non prevede alcuna registrazione obbligatoria. PO17 Gestione del cambiamento non ha allegati e stabilisce che il cambiamento si registri "nei documenti del sistema".

Istanze

5 · ID06, ID18, ID16, ID22, PO17

Conseguenza

chi esegue sceglie il formato della registrazione, e la registrazione prodotta non è recuperabile per codice. Nel caso di PO17 il cambiamento non è tracciabile come evento, per cui non è possibile stabilire quanti cambiamenti siano stati valutati e con quale esito.

Chiusura

decisione — istituire il modulo oppure dichiarare che la registrazione non è richiesta.

Gravità

media — l'attività si può eseguire, mentre la sua evidenza resta indeterminata.

Stato

ridotto il 9 set. 2026 — la valutazione del fornitore su commessa, che ID06 §5.4 rinvia a «l'apposito modulo», risiede nel foglio «valutazione fornitore» del modulo m20; ID16 dispone del modulo m16. Restano privi di modulo ID18, ID22 e PO17.

R-09 — Collocazione delle registrazioni non documentata

Dodici procedure prescrivono registrazioni senza indicare dove risiedano: ID09 Gestione non conformità e azioni correttive per m12, m13 e m15; ID10 Conformità legislativa per m13, m14 e m34; ID11 Gestione degli aspetti ambientali per m00 e m15; ID12 Sorveglianza e misurazione per m00, m01, m02 e il piano di monitoraggio; ID02 Gestione documenti e registrazioni per m04; ID03 Formazione e addestramento per la skill matrix, il piano m05 e l'archivio dei ruoli previsti dal D.Lgs 81/08; ID15 Gestione gare d'appalto per il sinottico e gli elenchi referenze; ID08 Verifiche ispettive interne per l'archivio degli audit; PO02 Obblighi di conformità per il file della check list; PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive per il database MOD.PO05.01; PO09 Gestione manutenzioni, controlli e verifiche per il piano e per l'applicativo di avviso; PO10 Valutazione del rischio SSL per il DVR.

Istanze

12 · le procedure elencate sopra

Conseguenza

le procedure citano archivi diversi senza che un documento ne descriva l'architettura: X:\ISO per la documentazione di sistema, P:\ sul server SRV-DC03 per l'albo fornitori, X:\ per i documenti tipo della due diligence, il "server Montana" senza lettera di unità per la documentazione di commessa, i gestionali Progeta e Zucchetti, una cartella di rete condivisa per il sistema Salute e Sicurezza. Chi cerca una registrazione non ha un indice a cui rivolgersi, e chi verifica non può stabilire se una registrazione manchi o sia soltanto altrove.

Chiusura

informazione — una mappa degli archivi che associ a ogni modulo il percorso, il formato e chi vi ha accesso.

Gravità

media — le registrazioni possono esistere, e il difetto riguarda la loro reperibilità.

Stato

chiuso per il sistema Qualità e Ambiente il 9 set. 2026 — la collocazione di ciascun modulo disponibile è accertata e riportata in Censimento dei moduli e delle registrazioni. Resta aperto per i moduli non consegnati.

R-10 — Processi del sistema Salute e Sicurezza privi di evidenza corrente

Delle 17 cartelle di processo del sistema Salute e Sicurezza, quattro contengono la sola procedura, senza modulo né registrazione: valutazione del rischio, sostanze pericolose, sorveglianza sanitaria e gestione del cambiamento. La cartella della gestione delle emergenze contiene la procedura e il verbale della prova di evacuazione del 14 maggio 2025. La cartella dei dispositivi di protezione individuale contiene il modulo di consegna in formato non compilato. Per attività operative e appalti i dati si arrestano al 2024. Le nove cartelle restanti portano dati fino al 2025 o al 2026: il prospetto del contesto, la check list di conformità legislativa, la gestione della formazione con scadenze fino al 2029, il registro delle comunicazioni 2026, il database delle non conformità, l'elenco della documentazione, i rapporti di audit fino al 18 marzo 2026 e il piano di manutenzione con interventi datati 2026.

Istanze

7 processi su 17 · PO10, PO11, PO15, PO17, P16, PO08, PO14

Conseguenza

la valutazione del rischio, richiamata da undici documenti, non ha nel corpus né il documento né una registrazione che ne derivi. La sorveglianza sanitaria non ha il registro che la propria procedura prescrive in quattro punti. La consegna dei dispositivi di protezione individuale non ha evidenza, e il modulo consegnato è in formato vuoto. Il piano dei controlli operativi e la valutazione dei fornitori si fermano a due anni prima della data di questo registro.

Chiusura

informazione — se per questi processi esistano registrazioni non comprese nella consegna.

Gravità

alta — riguarda la valutazione dei rischi, la sorveglianza sanitaria e la consegna dei dispositivi di protezione, che sono obblighi del datore di lavoro con evidenza documentale richiesta.

R-11 — Documenti richiamati dal codice etico e non consegnati

Codice etico e di condotta §4.9 rinvia a un "regolamento interno" per l'utilizzo degli spazi lavorativi, della strumentazione e delle dotazioni informatiche e telefoniche. Il §5.1 prescrive che referente gerarchico, Responsabile e Direzione tengano "un archivio di tutte le denunce e reclami ricevuti". Il §4.10 impone una clausola di presa visione da siglare in conferme d'ordine, questionari di qualifica, offerte, contratti e dichiarazioni di raggruppamento. Nessuno dei tre elementi è compreso nella consegna.

Istanze

3 · Codice etico e di condotta

Conseguenza

il regolamento interno è il documento che disciplina l'uso degli strumenti aziendali, compresi quelli informatici, e non risulta nel corpus. L'archivio delle denunce è l'unica evidenza del funzionamento del canale di segnalazione. Le clausole di presa visione sono l'unico meccanismo con cui gli impegni del Codice si estendono a fornitori, clienti e partner.

Chiusura

informazione — consegna del regolamento interno, indicazione di dove risieda l'archivio delle denunce, esempio di un documento contrattuale che rechi la clausola.

Gravità

media — il Codice è pubblicato e vincolante, e gli strumenti che ne attuano le previsioni non sono verificabili.

R-12 — Analisi Ambientale Iniziale

Il Manuale integrato Qualità e Ambiente §1 colloca al primo livello dell'architettura documentale, accanto alla politica e agli obiettivi, l'Analisi Ambientale Iniziale. Il documento non è compreso nella consegna e nessun'altra informazione documentata lo richiama.

Istanze

1 · Manuale integrato Qualità e Ambiente

Conseguenza

l'analisi ambientale iniziale è il documento da cui discende l'identificazione degli aspetti ambientali che ID11 Gestione degli aspetti ambientali valuta. Senza di essa non è verificabile su quale base sia stato costruito l'elenco degli aspetti, né quando sia stato rivisto.

Chiusura

informazione — consegna del documento, oppure conferma che l'analisi sia stata assorbita da ID11.

Gravità

media — il manuale la dichiara parte del sistema, e il processo che ne dipende è comunque disciplinato.

R-13 — Modulo della matrice del rischio

Il Manuale integrato Qualità e Ambiente §7.1 rinvia l'analisi dei rischi e delle opportunità "nell'ID16 – Gestione del rischio e nel relativo modulo m16_Matrice del rischio". ID16 Gestione del rischio non cita alcun modulo, non allega la matrice e non indica dove si registrino le valutazioni. Il codice m16 compare nel corpus solo in quel punto del manuale.

Istanze

1 codice · Manuale integrato Qualità e Ambiente, ID16 Gestione del rischio

Conseguenza

il manuale in Rev. 1 del settembre 2025 dichiara l'esistenza di un modulo che la procedura del gennaio 2024 non conosce. Il registro delle valutazioni del rischio del sistema Qualità e Ambiente non è quindi individuabile, come rilevato in R-45.

Chiusura

informazione — se il modulo esista e con quale contenuto.

Gravità

media — la valutazione del rischio alimenta il riesame della direzione, e la sua registrazione non è reperibile.

Stato

chiuso il 9 set. 2026 — il modulo m16 è stato consegnato in Rev. 1 e Rev. 2 e contiene 47 rischi valutati, 6 misure di gestione e 3 righe di registro.

R-14 — Flusso di commessa richiamato dalla procedura vigente e non emesso

La revisione presunta vigente di ID05 Gestione commessa rinvia al §5.2 le attività operative del Project Manager e al §5.2.3 la gestione del controllo tecnico e normativo, comprese "le verifiche dei servizi affidati all'esterno e la verifica della conformità normativa", al documento ID05 - FL02 – Flusso gestione commessa. I due file consegnati con quel codice si denominano "bozza da approvare e portare su format" e "format da completare".

Istanze

1 · ID05 Gestione commessa §5.2 e §5.2.3

Conseguenza

le attività che il Project Manager deve svolgere e i controlli tecnici e normativi sulla commessa non sono descritti da alcun documento emesso. Chi esegue il processo non dispone della fonte a cui la procedura lo rinvia.

Chiusura

informazione — se il flusso esista in una versione approvata, oppure conferma che sia in stesura.

Gravità

alta — il controllo di conformità normativa sulla commessa è un'evidenza che un ente di certificazione richiede in audit, e la procedura la colloca in un documento non emesso.

R-15 — Registrazioni prescritte con contenuto minimo

Tre registrazioni prescritte da procedure vigenti contengono un numero di righe che non corrisponde all'attività descritta. Il modulo m22, registrazione dei near miss, contiene 5 righe, mentre ID21 Sicurezza in ufficio e nei cantieri §7 motiva la rilevazione osservando che i near miss sono "numericamente superiori agli infortuni e più rappresentativi statisticamente" e PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive ne prescrive la segnalazione entro 24 ore. Il modulo m21, registro dei corsi, contiene 6 corsi esterni e 2 interni, mentre ID03 Formazione e addestramento §5.4.1 prescrive la registrazione di ogni partecipazione. Il foglio dell'anno 2026 del modulo m05, piano di formazione, non contiene righe, mentre i fogli 2024 e 2025 ne contengono 16 e 21.

Istanze

3 moduli · ID21, ID03, PO05

Conseguenza

l'evidenza che le procedure prescrivono esiste come modulo e non come contenuto. Non è verificabile se l'attività non venga svolta, se venga svolta e non registrata, o se sia registrata altrove.

Chiusura

informazione, poi verifica — se le registrazioni siano tenute in un altro luogo, oppure verifica sul campo in fase 3.

Gravità

media — per i near miss la registrazione è richiesta dalla procedura e la sua assenza toglie la base statistica che la procedura stessa invoca.

R-16 — Informativa al committente sull'uso dell'intelligenza artificiale non prevista

Il codice deontologico dei geologi, in vigore dal 20 luglio 2026 in attuazione dell'art. 13 della Legge 132/2025, obbliga l'iscritto che si avvalga di sistemi di intelligenza artificiale a fornire al committente informazioni sulla tipologia di sistema impiegato, sullo scopo e sulle possibili implicazioni del suo utilizzo, e sugli obblighi e responsabilità del professionista — cfr. Codice deontologico dei geologi. Il documento tipo dell'offerta elenca al §6.6 gli allegati che compongono l'offerta e non comprende l'informativa; le Condizioni generali non nominano l'intelligenza artificiale. La rilevazione di luglio 2026 indica che il 91 per cento del personale che ha risposto usa questi strumenti.

Istanze

2 · Documento tipo dell'offerta §6.6, Condizioni generali

Conseguenza

i professionisti iscritti che firmano gli elaborati non dispongono di uno strumento aziendale per assolvere un obbligo deontologico verso il committente, mentre il rapporto contrattuale è della società.

Chiusura

decisione — se l'informativa debba entrare fra gli allegati dell'offerta e con quale forma.

Gravità

alta — l'obbligo discende da una norma professionale in vigore e la sua inosservanza è rilevante sul piano disciplinare per il singolo iscritto.

R-17 — Documenti sottoscritti dai fornitori e non previsti da alcuna procedura

Montana fa sottoscrivere ai fornitori due documenti che nessuna procedura del sistema di gestione prescrive: l'accordo di riservatezza, della durata di 24 mesi, e l'informativa privacy, che reca uno spazio per la firma di presa visione. ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni descrive la qualifica come trasmissione della scheda m18 con i suoi allegati e non nomina nessuno dei due. Nessuno dei due porta codice, indice di revisione o data.

Istanze

2 · Accordo di riservatezza, Informativa privacy fornitori

Conseguenza

due documenti che impegnano l'azienda e la controparte circolano fuori dal sistema documentale, senza che sia stabilito chi li emetta, quando si sottoscrivano e dove si archivino le copie firmate.

Chiusura

decisione — se i due documenti debbano entrare nel sistema con un codice e una collocazione nel flusso di qualifica.

Gravità

media — i documenti sono in uso e la regola che ne governa l'impiego non esiste.

R-130 — Informativa sull'utilizzo dell'immagine dichiarata ricevuta e assente dal corpus

L'art. 5 dell'Accordo di cessione dei diritti di utilizzo dell'immagine fa dichiarare al dipendente "di aver ricevuto l'informativa ai sensi dell'art. 13 GDPR sul trattamento dei propri dati esprimendo espresso consenso all'utilizzo". L'Informativa privacy per i dipendenti dello stesso pacchetto del 2024 elenca al §1 quattro finalità, tutte riferite al rapporto di lavoro e alla gestione dei servizi, e non nomina l'immagine, il sito internet, le brochure né i cartellini di cantiere che la liberatoria indica come impieghi. Nessun altro documento del corpus contiene un'informativa su quella finalità.

Istanze

1 · Accordo di cessione dei diritti di utilizzo dell'immagine art. 5

Conseguenza

il dipendente sottoscrive la dichiarazione di aver ricevuto un documento che il corpus non contiene, e la liberatoria è raccolta a tempo indeterminato con revoca a suo carico.

Chiusura

informazione — consegna dell'informativa sul trattamento dell'immagine, oppure dichiarazione che non è stata redatta.

Gravità

media — l'informativa può esistere e non essere stata compresa nella consegna; la dichiarazione di averla ricevuta è invece sottoscritta.

R-131 — Fascicolo privacy prescritto e non identificato

Le istruzioni operative allegate alla lettera di nomina dell'Autorizzato prescrivono che la lettera sottoscritta "deve essere conservata (in copia) nel cd. fascicolo privacy". Il documento non indica dove risieda quella raccolta, in quale forma, chi vi acceda né per quanto tempo si conservi. ID02 Gestione documenti e registrazioni, che stabilisce luoghi e tempi di archiviazione delle registrazioni, non la nomina, e il censimento dei moduli non contiene una raccolta con quel nome o con quell'oggetto.

Istanze

1 · Istruzioni operative per l'Autorizzato

Conseguenza

l'evidenza che il titolare ha designato per iscritto chi tratta i dati personali si conserva in un contenitore che nessun documento del sistema descrive, per cui non è determinabile chi debba esibirla in un accertamento.

Chiusura

informazione — dove si trova il fascicolo privacy, chi lo tiene e quante nomine contiene.

Gravità

media — le nomine possono essere conservate e la regola di archiviazione non è ricostruibile dai documenti.

R-132 — Procedure interne per la sicurezza dei dati richiamate e non consegnate

La sezione sul segreto professionale dell'Informativa privacy per i dipendenti prescrive che il dipendente, nello svolgimento delle mansioni, "dovrà attenersi alle procedure interne aziendali, al fine di garantire la sicurezza dei dati". La lettera di nomina dell'Autorizzato rinvia a sua volta alle "misure tecniche e organizzative di sicurezza predisposte dal Titolare". Il corpus consegnato non contiene una procedura con quell'oggetto: ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico tratta la dotazione, la manutenzione e il salvataggio, e ID02 Gestione documenti e registrazioni tratta l'archiviazione documentale.

Istanze

2 · Informativa privacy per i dipendenti, Lettera di nomina dell'Autorizzato

Conseguenza

due documenti sottoscritti dal personale obbligano al rispetto di regole che non sono state consegnate, per cui l'obbligo non è verificabile né da chi lo assume né da chi lo controlla.

Chiusura

informazione — consegna delle procedure interne sulla sicurezza dei dati, oppure dichiarazione che il rinvio non ha un documento corrispondente.

Gravità

media — le regole possono esistere in forma non documentata e l'obbligo sottoscritto resta privo di contenuto determinato.

B — Contraddizioni fra documenti

Casi in cui due documenti prescrivono cose diverse sullo stesso oggetto, e casi in cui un documento si contraddice al proprio interno. Ogni voce riporta le posizioni in conflitto con la loro data, indica quale documento è il più recente e dichiara la presunzione di prevalenza che ne deriva. La presunzione è una lettura del corpus e non sostituisce la decisione dell'azienda.

R-21 — Attribuzione dell'archiviazione dell'offerta

Il documento più recente è il flusso ID04-FL01, che non nomina mai l'Ufficio Gestione Vendite; la presunzione di prevalenza è a suo favore. ID05 resta in vigore e non è stato modificato.

Conseguenza

chi archivia un'offerta oggi trova due regole diverse in due documenti entrambi validi, e l'esistenza stessa dell'Ufficio Gestione Vendite come funzione attiva resta da verificare.

Chiusura

decisione — quale delle due attribuzioni vale, con il conseguente allineamento del documento superato.

Gravità

media — l'archiviazione avviene comunque, mentre resta indeterminato chi ne risponde.

Stato

esteso il 9 set. 2026 — la procedura madre ID04, di pari data con il flusso, prescrive al §5.4 che le offerte «vengono archiviate, contestualmente alla loro emissione» senza indicare il soggetto. Le formulazioni in circolazione diventano tre, due delle quali con la stessa data.

R-22 — Codice del modulo di valutazione della commessa

I due codici compaiono nello stesso paragrafo. La maggioranza dei richiami, compresa la mappa dei processi del febbraio 2026, indica m20.

Conseguenza

nessuno dei due moduli è stato consegnato, per cui non è possibile stabilire se m25 esista come documento distinto o se il richiamo sia un refuso. La valutazione della commessa alimenta il riesame della direzione, e la sua registrazione non ha un codice univoco.

Chiusura

informazione — verificare quale dei due moduli esiste, e con quale contenuto.

Gravità

bassa — l'attività si esegue, e il difetto riguarda l'identificazione del supporto.

Stato

sciolto il 9 set. 2026 — entrambi i moduli esistono e si succedono nel tempo. Le registrazioni consegnate mostrano m25 compilato dal 2018 al 2021 e m20 dal 2022 al 2026. La revisione vigente di ID05 cita il solo m20. Resta aperto che nessuna revisione prescriva chi lo compili, rilevato in R-109.

R-23 — Attribuzione della valutazione dei fornitori su commessa

Le due procedure hanno la stessa data. ID05 contiene al proprio interno entrambe le attribuzioni, per cui la divergenza non si risolve con il criterio della revisione più recente.

Conseguenza

chi compila l'albo dei fornitori dopo una commessa può essere il project manager oppure la Responsabile Amministrativa, e i due documenti non indicano un criterio di scelta. L'albo m19 è l'unico modulo del sistema Qualità e Ambiente effettivamente consegnato, e la sua compilazione determina la qualifica dei fornitori per le commesse successive.

Chiusura

decisione — a quale ruolo appartiene la valutazione e a quale la registrazione.

Gravità

media — la qualifica dei fornitori dipende da una registrazione la cui titolarità è contesa fra due ruoli.

R-24 — Scale di valutazione del fornitore

Il documento più recente è PO14. Le due scale non sono convertibili l'una nell'altra, perché muovono in direzioni opposte a partire dallo stesso valore iniziale.

Conseguenza

un fornitore che lavora sia in commessa sia presso la sede riceve due punteggi non confrontabili. L'albo m19, l'elenco dei fornitori qualificati del sistema Qualità e Ambiente, è archiviato nella cartella "14-Approvvigionamento e Appalti" del sistema Salute e Sicurezza: un unico elenco serve due sistemi con due criteri di idoneità diversi. Nessuna delle due procedure indica quale punteggio determini l'esclusione.

Chiusura

decisione — quale scala si applica, e se l'albo debba restare unico.

Gravità

media — la qualifica è un requisito di entrambe le norme e il criterio di idoneità resta ambiguo.

R-25 — Regime di tracciabilità dei rifiuti

Il documento più recente è ID11, di un mese successivo a ID17. Il SISTRI citato da ID06 è stato soppresso prima dell'emissione della procedura che lo richiama.

Conseguenza

tre procedure in vigore descrivono tre adempimenti diversi per lo stesso obbligo. Chi movimenta un rifiuto in cantiere e apre ID17, la procedura che disciplina l'attività di cantiere, non trova il riferimento al registro elettronico nazionale.

Chiusura

decisione — allineare le tre procedure al regime vigente.

Gravità

alta — la tracciabilità dei rifiuti è sanzionata per legge e le attività di bonifica e di direzione lavori la generano regolarmente.

R-26 — Disciplina della progettazione

Il documento più recente è ID18, di due anni e mezzo successivo. Nessuno dei due cita l'altro e nessuno dei due dichiara di sostituirlo.

Conseguenza

la progettazione è il servizio principale venduto ai clienti e ha due discipline concorrenti. Le divergenze riguardano la catena di firma e il numero di livelli di validazione, per cui l'elaborato prodotto secondo l'una non soddisfa i requisiti dell'altra.

Chiusura

decisione — quale procedura disciplina la progettazione, con il ritiro o la riduzione dell'altra.

Gravità

media — l'attività si esegue, e la sua conformità documentale dipende da quale procedura si assume come riferimento.

R-27 — Catena di firma degli elaborati di commessa

Il documento più recente è ID02, che riporta l'attribuzione già presente in ID05 del 2023 e disattende la regola introdotta da ID18 nel novembre 2025.

Conseguenza

un elaborato progettuale ricade sotto due regole di firma incompatibili. Se la riunione di avvio assegna l'approvazione a un ruolo diverso dal Direttore Tecnico, come ID18 consente, l'elaborato risulta non conforme a ID02. Il §4.3 di ID02 contiene inoltre un periodo di lettura ambigua sulla coincidenza fra progettista e project manager.

Chiusura

decisione — se la catena di firma sia fissa o definita per commessa.

Gravità

media — la firma determina la responsabilità professionale sull'elaborato consegnato al cliente.

R-28 — Aggiornamento degli elenchi referenze

Il documento più recente è ID18. Le due procedure non si citano.

Conseguenza

l'elenco referenze è il documento su cui si costruisce la partecipazione alle gare. Due ruoli lo aggiornano a partire dallo stesso evento, la chiusura della commessa, e nessuna delle due procedure prevede una verifica di completezza.

Chiusura

decisione — a chi appartiene l'aggiornamento.

Gravità

bassa — la duplicazione produce al più un doppio inserimento, e l'elenco resta alimentato.

R-29 — Cadenza del riesame della direzione

Le tre procedure hanno la stessa data di emissione, per cui il criterio della revisione più recente non si applica. La prescrizione più esigente è quella di ID20.

Conseguenza

il riesame è l'atto che chiude il ciclo del sistema di gestione e la sua frequenza determina quante volte all'anno gli indicatori vengono esaminati. Nessuna registrazione di riesame del sistema Qualità e Ambiente è stata consegnata, per cui la cadenza effettivamente adottata non è verificabile dai documenti.

Chiusura

decisione — la cadenza che l'azienda adotta, con l'allineamento delle tre procedure.

Gravità

media — la frequenza incide sulla tempestività delle azioni decise in riesame.

R-30 — Termini di conservazione delle registrazioni

Il documento più recente è ID02, che fissa il termine generale del sistema Qualità e Ambiente. La clausola "salvo requisiti cogenti specifici" rinvia ai termini di legge senza elencarli.

Conseguenza

una registrazione che interessa entrambi i sistemi, come il rapporto di una non conformità rilevata in cantiere, ricade sotto due termini diversi. Le scritture contabili trattate da ID20 Gestione contabile e bilancio hanno termini civilistici e fiscali superiori ai 3 anni, che nessuna delle procedure richiama. La procedura documentale del sistema Salute e Sicurezza non fissa alcun termine, e il suo database si conserva 10 anni per prescrizione di un'altra procedura.

Chiusura

decisione — un piano di conservazione unico che associ a ciascuna categoria di registrazione il termine applicabile.

Gravità

alta — la distruzione di una registrazione prima del termine di legge produce conseguenze che il sistema di gestione non può sanare.

R-31 — Approvazione e archivio dei documenti di sistema

Il documento più recente è ID02. Le due procedure non si citano e nessuna delimita il proprio perimetro rispetto all'altra.

Conseguenza

un documento che interessa entrambi i sistemi, come l'organigramma o la politica integrata, ricade sotto due regole di approvazione e risiede in due archivi. La documentazione non indica quale copia sia quella di riferimento, e l'organigramma circola effettivamente in due revisioni diverse nei due sistemi.

Chiusura

decisione — quale procedura governa i documenti comuni e dove risiede la copia di riferimento.

Gravità

media — la coesistenza di due copie approvate da soggetti diversi rende incerta la versione vigente.

R-32 — Registrazione delle non conformità

Il documento più recente è ID17. Nessuno dei cinque cita gli altri.

Conseguenza

una non conformità rilevata in cantiere può ricadere in almeno tre percorsi. Chi la registra sceglie fra registri diversi, approvatori diversi e termini di conservazione diversi, e nessun documento fornisce il criterio di scelta. Lo stesso evento, un mancato infortunio, si registra su m22 secondo la procedura del sistema Qualità e Ambiente del febbraio 2024 e su MOD.PO05.01 secondo la procedura del sistema Salute e Sicurezza del luglio 2024.

Chiusura

decisione — un registro unico o un criterio esplicito di ripartizione fra i percorsi.

Gravità

alta — il registro infortuni e la tracciabilità dei mancati infortuni sono oggetto di verifica in audit e di ispezione da parte degli organi di vigilanza.

R-33 — Trattamento del contante

Le due procedure hanno la stessa data. ID19 include la cassa contanti nello scopo senza poi trattarla in alcun paragrafo, per cui la prescrizione operativa esistente è la sola esclusione di ID13.

Conseguenza

se una cassa contanti esiste, non è documentato chi la gestisca, quali limiti abbia e come si rendiconti. Se non esiste, lo scopo di ID19 dichiara un perimetro che la procedura non copre.

Chiusura

informazione — se la cassa contanti e le carte prepagate siano in uso.

Gravità

media — la movimentazione di contante senza disciplina documentata riguarda i controlli amministrativi.

R-34 — Indipendenza e preavviso dell'auditor interno

Il documento più recente è PO07, che formula come preferenza ciò che ID08 pone come divieto.

Conseguenza

un valutatore che verifichi entrambi i sistemi nella stessa sessione applica due regole di indipendenza diverse. La documentazione non indica se gli audit dei due sistemi si svolgano insieme. Il sistema Salute e Sicurezza ha prodotto un piano annuale per il ciclo 2024-2025 e rapporti di audit datati fino al 18 marzo 2026, tutti firmati dallo stesso auditor; per il sistema Qualità e Ambiente non è stata consegnata alcuna registrazione di audit.

Chiusura

decisione — la regola di indipendenza che si applica a un audit integrato.

Gravità

media — l'indipendenza del valutatore determina il valore probatorio dell'audit interno.

R-35 — Presenza dell'amianto fra i rischi

Il documento più recente è PO10, che tratta l'amianto come rischio normato diciannove mesi dopo la procedura che ne dichiara cessato il campionamento.

Conseguenza

non è stabilito se i lavoratori siano esposti ad amianto. La risposta determina l'obbligo del registro di esposizione e del protocollo sanitario specifico previsti da PO15 Sorveglianza sanitaria.

Chiusura

verifica sul campo — se le attività su siti contaminati comportino esposizione ad amianto, e con quale frequenza.

Gravità

alta — l'esposizione ad amianto attiva obblighi specifici di sorveglianza sanitaria e di registrazione.

R-36 — Significato di "albo fornitori"

Le due procedure hanno la stessa data e usano il termine senza qualificarlo.

Conseguenza

il termine indica in un caso i fornitori di Montana e nell'altro i clienti pubblici presso cui Montana è fornitore. Chi legge una delle due procedure senza l'altra attribuisce al termine il significato sbagliato, e l'iscrizione agli albi delle stazioni appaltanti è un canale di ingresso delle commesse.

Chiusura

decisione — due denominazioni distinte per i due elenchi.

Gravità

bassa — il contesto di ciascuna procedura chiarisce l'oggetto, e il difetto incide sulla lettura trasversale del corpus.

R-37 — Rimandi a documenti non pertinenti

Quattro procedure rinviano a un documento diverso da quello che tratta la materia richiamata. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.2.3 stabilisce che norme, leggi e regolamenti "sono gestiti come descritto nella ID11 - Conformità legislativa": la conformità legislativa è ID10 Conformità legislativa, mentre ID11 tratta gli aspetti ambientali. PO13 Controllo e monitoraggio cita fra gli input "gestione del cambiamento (Rif. procedura PO11 Gestione del cambiamento)": PO11 è la procedura sulle sostanze pericolose, e la gestione del cambiamento è PO17 Gestione del cambiamento. ID22 Due diligence e consulenza ambientale §5.5 rinvia a ID08 Verifiche ispettive interne "per le modalità di esecuzione" delle indagini ambientali di campo, mentre ID08 disciplina gli audit interni del sistema di gestione. Lo stesso ID22 §5.4.8 rinvia al §5.4.3 per la composizione del gruppo di lavoro, che è definita al §5.4.4. PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione §6.5.4 cita un modulo "ModPG05.01" che nel corpus corrisponde a Mod.PO04.01.

Istanze

5 · ID02, PO13, ID22, PO04

Conseguenza

chi segue il rimando apre un documento che non tratta l'argomento. Nel caso di ID22 il rinvio riguarda le modalità di esecuzione delle indagini di campo, che restano quindi senza disciplina, perché la procedura richiamata non le contiene.

Chiusura

informazione — conferma che i riferimenti corretti siano quelli ricostruiti sopra.

Gravità

media — il rimando errato di ID22 lascia priva di regole una fase operativa del servizio di due diligence.

R-38 — Modulo di registrazione dei reclami dei clienti

Le tre prescrizioni appartengono allo stesso documento e alla stessa revisione, per cui il criterio della revisione più recente non si applica. Il §5.4 assegna a m13 i reclami di carattere ambientale, e le due destinazioni del §5.7 distano sette righe l'una dall'altra.

Conseguenza

il reclamo di un cliente si registra sul registro delle non conformità oppure sul modulo delle azioni correttive, che hanno contenuti diversi. La soddisfazione del cliente è un elemento in ingresso del riesame della direzione secondo ID01 Riesame della direzione, e la sua fonte non è univoca. Nessuno dei due moduli è stato consegnato.

Chiusura

decisione — su quale modulo si registra il reclamo di un cliente.

Gravità

media — il reclamo viene trattato, e la sua tracciabilità dipende dal modulo che chi registra sceglie.

R-39 — Enunciati di politica del sistema di gestione

Il documento più recente è la politica integrata di marzo 2025, che assorbe il perimetro della politica della sicurezza emessa il mese prima. Il codice SGQA-POL identifica due documenti con titoli e perimetri diversi, e il corpus del sistema Salute e Sicurezza distribuisce la revisione superata.

Conseguenza

l'azienda ha due enunciati di politica in vigore sulla salute e sicurezza e due revisioni della politica integrata in circolazione. Le catene di approvazione sono tre e nessuna coincide con quella che il manuale prescrive. La politica è il documento che un ente di certificazione verifica per primo, e il sistema Salute e Sicurezza espone la versione che non nomina la propria norma.

Chiusura

decisione — quale enunciato vale, con il ritiro delle versioni superate e l'allineamento della regola di approvazione.

Gravità

alta — la politica è un requisito espresso di entrambe le norme e la sua versione vigente non è determinabile dal corpus.

R-40 — Canale di segnalazione della non conformità

Il documento più recente è il manuale, che introduce un destinatario collettivo e un indirizzo dedicato. Il Team ISO non è definito in alcun documento del corpus e non compare nell'organigramma.

Conseguenza

chi rileva una non conformità trova due destinatari e due canali. La responsabilità della registrazione passa dal responsabile del sistema a una funzione collettiva non definita, e il tempo di presidio della casella non è indicato in nessuno dei due documenti.

Chiusura

decisione — quale canale è quello in uso e chi risponde della registrazione.

Gravità

media — la segnalazione arriva comunque a destinazione, e la titolarità della registrazione resta indeterminata.

R-110 — Approvazione dei documenti di commessa rimossa da una revisione e prescritta da un'altra procedura

Il file _Rev2 è l'ultimo della sequenza per denominazione, e nessuno dei tre dichiara di superare gli altri. La catena di firma, verifica e approvazione resta prescritta da ID18 Progettazione per le sole commesse di progettazione.

Conseguenza

per una commessa che non comporti progettazione, l'obbligo di approvazione da parte di un Direttore Tecnico prima della consegna al cliente risulta prescritto da ID02 e non dalla procedura che governa la commessa.

Chiusura

decisione — quale delle tre versioni di ID05 vale, e se l'obbligo di approvazione permanga.

Gravità

alta — l'approvazione prima della consegna è il controllo finale sul prodotto consegnato al cliente, ed è un'evidenza richiesta in audit.

R-111 — Valutazione della commessa eseguita e non più prescritta

La revisione presunta vigente di ID05 Gestione commessa non contiene il paragrafo sulla chiusura della commessa, non nomina la riunione di chiusura e non prescrive la valutazione interna né quella dei fornitori. Il primo file le prescriveva al §4.4.3. Le registrazioni consegnate mostrano che l'attività si esegue: il modulo m25 è compilato dal 2018 al 2021 e il modulo m20 dal 2022 al 2026, con 623 file complessivi e, nei fogli del 2023, 311 righe di valutazione commessa e 106 di valutazione fornitore.

Istanze

1 · ID05 Gestione commessa, confrontata con le registrazioni m20 e m25

Conseguenza

un'attività che alimenta il riesame della direzione e la qualifica dei fornitori viene svolta senza che la procedura vigente la prescriva, per cui non sono determinabili il momento in cui va svolta, chi la svolge e quale scala di punteggio si applichi.

Chiusura

decisione, poi verifica — se la valutazione debba essere reintrodotta nella procedura, oppure verifica sul campo su come venga oggi condotta.

Gravità

media — l'attività si esegue, mentre la regola che la governa è scomparsa dal documento.

R-117 — Vincolatività delle tempistiche dichiarata in modo opposto nei due documenti contrattuali

I due documenti formano insieme il contratto. Il §2.3 delle condizioni generali stabilisce che in caso di conflitto prevale l'offerta, per cui i tempi dell'Allegato B dovrebbero prevalere sulla clausola di non vincolatività. La lettura non è dichiarata da nessuno dei due documenti.

Conseguenza

chi negozia con il cliente sottopone un contratto che contiene due enunciati opposti sulla stessa materia, e chi esegue la commessa non sa se le date dell'Allegato B siano un impegno o un'indicazione.

Chiusura

decisione — se le date dell'offerta siano vincolanti, con l'eventuale allineamento del §4.2.

Gravità

alta — la clausola incide su un obbligo contrattuale verso il cliente e sul rischio di contestazione per ritardo.

R-118 — Approvazione specifica delle clausole onerose riferita a un articolo diverso

Il riquadro di approvazione ex artt. 1341 e 1342 c.c. del documento tipo dell'offerta elenca le clausole delle condizioni generali che il cliente approva con seconda firma e si chiude con "19.7 (Cessione del Contratto. Cessione del credito e accollo); 19.8 (Foro competente)". Nelle Condizioni generali Ver 04 il §19.8 è intitolato "Controllante" e il foro competente è disciplinato dal §19.9, insieme alla legge applicabile. Le altre tredici voci dell'elenco corrispondono ai rispettivi articoli.

Istanze

1 · Documento tipo dell'offerta, riquadro ex art. 1341 c.c.

Conseguenza

l'approvazione specifica che l'art. 1341 comma 2 c.c. richiede per la clausola di deroga alla competenza dell'autorità giudiziaria risulta riferita a un articolo che disciplina altro.

Chiusura

decisione — correzione del rimando nel documento tipo.

Gravità

alta — la clausola sul foro competente è fra quelle che la legge sottopone ad approvazione specifica per iscritto.

R-119 — Certificazioni dichiarate al cliente non allineate a quelle possedute

La versione Ver 04 è di due mesi anteriore al conseguimento della certificazione sulla salute e sicurezza. Il documento è quello allegato alle offerte in corso.

Conseguenza

il documento contrattuale dichiara al cliente un assetto certificativo inferiore a quello dell'azienda, e nelle gare in cui la certificazione sulla salute e sicurezza è un requisito la dichiarazione contrattuale non la sostiene.

Chiusura

decisione — aggiornamento del §13.2 con l'emissione di una nuova versione.

Gravità

media — la certificazione esiste e l'omissione riguarda la sua dichiarazione verso il cliente.

R-128 — Uso personale di internet vietato da un documento e ammesso dall'altro

I due documenti appartengono al pacchetto per i dipendenti del 2024, nessuno dei due porta una data di emissione e il dipendente li sottoscrive entrambi, per cui la presunzione di prevalenza del documento più recente non si può applicare.

Conseguenza

il dipendente che consulta internet per motivi propri fuori dall'orario di lavoro rispetta un documento che ha firmato e ne viola un altro. Il Regolamento §9 assoggetta la violazione ai provvedimenti disciplinari previsti dai contratti collettivi applicati e dal codice disciplinare.

Chiusura

decisione — quale delle due regole disciplina l'uso personale di internet, e correzione del documento che riporta l'altra.

Gravità

media — la condotta è sanzionabile secondo un documento e consentita secondo l'altro, e chi esegue non dispone di un criterio per scegliere.

R-129 — Recapito del titolare del trattamento indicato in due modi

I quattro documenti sono dello stesso anno e identificano lo stesso soggetto con la stessa partita IVA. Tre indicano una casella, il quarto ne indica un'altra.

Conseguenza

l'interessato che eserciti i diritti degli artt. 15-22 del regolamento europeo dispone di due recapiti, e l'informativa §4 fissa in un mese il termine di riscontro del titolare senza indicare quale casella lo faccia decorrere. Nessuno dei documenti nomina un responsabile della protezione dei dati a cui rivolgersi in alternativa.

Chiusura

decisione — quale casella è il recapito del titolare, e correzione del documento che riporta l'altra.

Gravità

media — la richiesta arriva comunque all'azienda, e il documento non consente di stabilire quale indirizzo faccia decorrere il termine.

C — Regole non applicabili

Regole che il documento enuncia e che non si possono eseguire come sono scritte: scale di valutazione con fasce non contigue, punteggi privi dei valori numerici, matrici richiamate e non allegate. Le fasce riportate in questa sezione sono state lette sugli originali, comprese le tabelle che nei documenti del sistema Salute e Sicurezza sono incorporate come immagini.

R-41 — Fasce di rischio non contigue in ID16

ID16 Gestione del rischio §5.1 attribuisce a ciascun rischio un indice intero compreso fra 0 e 3 e definisce il rischio complessivo come la somma degli indici. Le misure di contenimento sono associate a quattro fasce: 0-14 nullo, 15 < R < 34 basso, 35 < R < 57 medio, 58 < R < 102 alto. Le disuguaglianze sono strette su entrambi i lati, per cui i valori 15, 34, 35, 57, 58 e 102 non ricadono in alcuna fascia. Il rischio complessivo è una somma di numeri interi, quindi tutti e sei quei valori sono raggiungibili.

Istanze

6 valori scoperti · ID16 Gestione del rischio

Conseguenza

con un rischio complessivo pari a uno di quei valori la procedura non prescrive alcuna misura di contenimento né alcuna frequenza di monitoraggio. Il numero dei rischi da sommare non è fissato in nessun punto del documento, per cui il limite superiore di 102 presuppone un elenco di 34 voci che la procedura non definisce, e un totale superiore a 102 resta fuori dalla tabella.

Chiusura

decisione — la ridefinizione delle fasce come intervalli contigui e la fissazione del limite superiore della scala.

Gravità

media — la valutazione si esegue, e il suo esito può cadere in un punto in cui il documento non prescrive nulla.

R-42 — Fasce di significatività ambientale non contigue in ID11

ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.2.2 classifica la significatività dell'aspetto ambientale su quattro fasce: SI < 4 nulla, 5 < SI < 8 bassa, 9 < SI < 14 media, SI > 15 alta. I valori 4, 5, 8, 9, 14 e 15 non ricadono in alcuna fascia. La scala compare in questa forma nella Rev. 1 del marzo 2026, che è la revisione consegnata.

Istanze

6 valori scoperti · ID11 Gestione degli aspetti ambientali

Conseguenza

la significatività determina quali aspetti ambientali entrano nel programma di miglioramento e nel piano dei controlli. Un aspetto che ottenga uno dei sei punteggi scoperti resta privo di classificazione, e la procedura non indica come trattarlo. Il criterio con cui il punteggio si compone risiede nel modulo m00, che non è stato consegnato.

Chiusura

decisione — la ridefinizione delle fasce come intervalli contigui.

Gravità

media — la valutazione si esegue, e la classificazione dell'aspetto può restare indeterminata.

R-43 — Fasce di rischio sovrapposte in PO10

PO10 Valutazione del rischio SSL classifica il rischio residuo su quattro fasce: ≤ 2 accettabile, 2 < R ≤ 3 rilevante, 3 ≤ R ≤ 8 grave, > 8 molto grave. Il valore 3 ricade in due fasce con esiti opposti: la fascia rilevante prescrive "interventi migliorativi da programmare nel medio termine", la fascia grave prescrive "interventi correttivi immediati e migliorativi da programmare nel breve termine" con misure di controllo. La matrice probabilità-danno, riportata nel documento come immagine, assegna al prodotto 3 il colore della fascia rilevante.

Istanze

1 valore in due fasce · PO10 Valutazione del rischio SSL

Conseguenza

il livello di rischio determina un tempo di intervento vincolato. Per il valore 3, ottenibile con probabilità 3 e danno 1 oppure con probabilità 1 e danno 3, il testo prescrive sia il medio termine sia l'intervento immediato. La matrice risolve la sovrapposizione a favore della fascia rilevante, e la contraddizione resta nel testo della procedura in vigore.

Chiusura

decisione — la riformulazione della seconda e della terza fascia come intervalli disgiunti.

Gravità

media — la sovrapposizione riguarda un solo valore, e per quel valore distingue un intervento immediato da uno a medio termine.

R-44 — Criteri di valutazione del fornitore su commessa

ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni §5.4 elenca quattro criteri di valutazione del fornitore e annuncia per ciascuno che "i parametri numerici di riferimento sono i seguenti". Per il criterio 1, competenza e qualità tecnica, i parametri sono indicati: 1 insufficiente, 2 sufficiente, 3 buona. Per i criteri 2, 3 e 4, che riguardano rispetto delle tempistiche, capacità relazionali e rispetto delle prescrizioni ambientali, l'elenco riporta tre descrizioni verbali senza alcun numero. Il paragrafo chiude stabilendo che "sulla base della valutazione complessiva di questi elementi il PM attribuisce un punteggio da 0 a 3". Il §5.5 fissa la soglia di idoneità a 2 e sospende il fornitore al di sotto.

Istanze

3 criteri su 4 · ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni

Conseguenza

tre criteri su quattro non hanno una scala numerica; la regola con cui i quattro criteri si compongono nel punteggio finale non è definita, per cui non è stabilito se si tratti di una somma, di una media o di un giudizio complessivo; il valore 0 dell'intervallo dichiarato non è raggiungibile con la scala del criterio 1, che parte da 1. Due project manager possono attribuire punteggi diversi alla stessa prestazione, e la soglia di 2 separa il fornitore idoneo da quello sospeso, che non può essere riutilizzato salvo nuova qualifica.

Chiusura

decisione — la scala di ciascun criterio e la regola di composizione del punteggio.

Gravità

media — la qualifica del fornitore poggia su un punteggio la cui costruzione non è determinata dal documento.

R-45 — Criteri di punteggio contenuti in moduli non consegnati

Quattro procedure rinviano al modulo il criterio con cui si costruisce il punteggio che esse stesse utilizzano. ID11 Gestione degli aspetti ambientali stabilisce che i criteri di attribuzione del punteggio di significatività "sono indicati nel modulo m00". ID12 Sorveglianza e misurazione descrive come gli indicatori si scelgono e si aggiornano, mentre l'elenco degli indicatori risiede in m02. ID05 Gestione commessa prescrive la valutazione della commessa senza definire la scala del punteggio, che risiede nel modulo di valutazione. ID16 Gestione del rischio non ha moduli e non allega la matrice di valutazione. Nessuno di questi moduli è stato consegnato.

Istanze

4 · ID11, ID12, ID05, ID16

Conseguenza

la regola di calcolo non è verificabile e non è ricostruibile dal testo delle procedure. La classificazione degli aspetti ambientali, gli indicatori di processo, la valutazione della commessa e la valutazione del rischio poggiano su criteri che risiedono in documenti non disponibili.

Chiusura

informazione, poi decisione — consegna dei moduli. Se i moduli non contengono i criteri, la voce si trasforma in una decisione sulla loro definizione.

Gravità

media — l'attività si esegue, e il criterio con cui produce un risultato resta fuori dal corpus esaminato.

Stato

ridotto il 9 set. 2026 — i moduli m02, m16 e m20 sono disponibili con i criteri che contengono. Resta fuori m00, che secondo ID11 §5.2 contiene i criteri di attribuzione del punteggio di significatività.

R-46 — Soglie del deposito temporaneo espresse come uguaglianza

ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.3.9 riporta in tabella la durata del deposito temporaneo su due condizioni alternative: 3 mesi indipendentemente dalla quantità, oppure "Quantitativo in deposito = 20 mc e comunque deposito non superiore a 1 anno" per i rifiuti non pericolosi e la stessa formula con 10 mc per i rifiuti pericolosi. La condizione è scritta come uguaglianza, per cui si applica al deposito di volume esattamente pari alla cifra indicata. Il paragrafo non indica chi misuri il volume depositato né con quale metodo.

Istanze

2 soglie · ID11 Gestione degli aspetti ambientali

Conseguenza

la regola sul limite temporale del deposito non si può applicare come è scritta, perché non copre i volumi diversi da quelli indicati. Il superamento dei limiti quantitativi o temporali del deposito temporaneo fissati dal D.Lgs 152/2006 fa venir meno il regime di deposito temporaneo e configura una gestione soggetta ad autorizzazione.

Chiusura

decisione — la riformulazione della condizione come limite e l'attribuzione della misura del volume a un ruolo.

Gravità

alta — la disciplina del deposito temporaneo è assistita da sanzione, e le attività di bonifica e di cantiere producono rifiuti con continuità.

R-47 — Categoria di fornitore fuori dall'elenco di classificazione

ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni elenca al §5 le tipologie di fornitore e associa a ciascuna, nella tabella 5-1, la documentazione richiesta per la qualifica. La tabella richiede l'abilitazione di tecnico competente in acustica per i "professionisti dei rilievi acustici", categoria che non compare nell'elenco delle tipologie del §5.

Istanze

1 · ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni

Conseguenza

chi qualifica un fornitore parte dall'elenco delle tipologie e non vi trova la categoria a cui la tabella associa un requisito abilitativo. I rilievi acustici alimentano gli studi di impatto ambientale erogati da Montana, e la firma del tecnico competente in acustica è il requisito che rende utilizzabile il rilievo nei procedimenti autorizzativi.

Chiusura

decisione — l'inserimento della categoria nell'elenco delle tipologie di fornitore.

Gravità

media — la qualifica si può comunque eseguire applicando la tabella, e il percorso descritto dalla procedura non conduce a quella categoria.

R-48 — Conformità legislativa di secondo livello priva di modalità operative

ID10 Conformità legislativa §5.3 definisce la conformità di secondo livello come quella relativa alle attività professionali "che possono avere ripercussioni di tipo sanzionatorio o penali (direzione lavori, sicurezza progettazione, ecc)" e stabilisce che essa "è garantita dal Comitato Direttivo mediante il ricorso a banche dati elettroniche on line". Le banche dati non sono identificate, e la procedura non indica chi le consulti, con quale frequenza, come si diffonda l'aggiornamento e dove se ne conservi traccia.

Istanze

1 · ID10 Conformità legislativa

Conseguenza

il livello di conformità che la procedura stessa qualifica come esposto a conseguenze sanzionatorie o penali è il meno disciplinato del documento, e non produce alcuna registrazione che ne consenta la verifica. Per lo stesso adempimento il sistema Salute e Sicurezza dispone, con PO02 Obblighi di conformità, di canali nominati, di una check list con campi definiti e di una frequenza almeno annuale.

Chiusura

informazione, poi decisione — quali fonti si consultino e con quale periodicità. Se il presidio non esiste in forma verificabile, la voce si trasforma in una decisione sulla sua istituzione.

Gravità

alta — l'ambito è circoscritto dalla procedura stessa alle attività con ripercussioni sanzionatorie o penali, e il presidio non lascia evidenza.

R-49 — Conferma metrologica priva di criterio di attivazione

ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico §5.1 dichiara che gli strumenti sono impiegati "solamente per misure indicative" e che le misurazioni sono "principalmente di tipo qualitativo o semi/quantitativo". Su questo presupposto la procedura esclude la taratura periodica e la sostituisce con la conferma metrologica al bisogno, esemplificata come verifica del funzionamento prima dell'utilizzo. Per le misure "particolari, importanti o critiche" il paragrafo rinvia a fornitori qualificati.

Istanze

1 · ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico

Conseguenza

la procedura non indica in quale caso la conferma metrologica sia dovuta, quale sia il criterio di accettazione, chi la esegua né dove se ne registri l'esito, per cui la regola che sostituisce la taratura non è eseguibile come è scritta. La soglia oltre la quale una misura diventa critica, e quindi va affidata all'esterno, non è definita. ID22 Due diligence e consulenza ambientale prescrive indagini ambientali di campo i cui esiti confluiscono nella relazione consegnata al cliente, senza indicare quali strumenti si utilizzino.

Chiusura

decisione — il criterio che distingue la misura indicativa da quella critica, e la registrazione della conferma metrologica.

Gravità

media — le misure si eseguono, e la loro attendibilità non è documentata.

R-50 — Disciplina degli agenti biologici annunciata e assente

PO11 Sostanze pericolose e rischio chimico definisce gli agenti biologici al §3 fra le definizioni, e il proprio indice prevede un paragrafo "6.5 Agenti biologigi". Il corpo del documento si arresta al §6.4 e non contiene alcuna sezione sugli agenti biologici. PO15 Sorveglianza sanitaria prevede il registro di esposizione per gli agenti biologici del III e IV gruppo, e rinvia per il resto alla valutazione dei rischi.

Istanze

1 · PO11 Sostanze pericolose e rischio chimico

Conseguenza

l'attività su siti contaminati e in aree dismesse può comportare esposizione ad agenti biologici, e la procedura che dichiara di disciplinarli non contiene la regola. Chi opera in campo non dispone di una modalità operativa scritta per questo rischio, e il rinvio di PO15 conduce a un documento di valutazione dei rischi che non è stato consegnato.

Chiusura

informazione — se il paragrafo esista in una versione del documento non consegnata, e che cosa il documento di valutazione dei rischi preveda per l'esposizione biologica.

Gravità

media — la valutazione del rischio biologico appartiene al documento di valutazione dei rischi, e il difetto riguarda l'assenza della modalità operativa nella procedura che la annuncia.

D — Responsabilità e ruoli non attribuiti

Capitoli di responsabilità non compilati, processi privi di titolare, ruoli citati nelle procedure e assenti dall'organigramma e dal mansionario. I riscontri sull'organigramma sono stati condotti sull'Appendice 5 in Rev. 11 dell'aprile 2026, che è la revisione distribuita dal sistema Qualità e Ambiente.

R-51 — Capitoli di responsabilità privi di attribuzioni

Sette procedure hanno un capitolo dedicato alle responsabilità che non ne assegna alcuna. Nel sistema Qualità e Ambiente il §4 di ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico espone il presupposto sulla non criticità delle misure senza nominare un responsabile; ID21 Sicurezza in ufficio e nei cantieri elenca quattro soggetti senza indicare che cosa debbano fare; ID22 Due diligence e consulenza ambientale attribuisce la responsabilità a "L'intera struttura Montana"; ID09 Gestione non conformità e azioni correttive e ID13 Gestione amministrativa contengono la sola formula sull'aggiornamento del documento. Nel sistema Salute e Sicurezza PO11 Sostanze pericolose e rischio chimico elenca tre sigle senza compiti e PO17 Gestione del cambiamento rinvia con "Definite nei paragrafi successivi della presente procedura".

Istanze

7 · ID07, ID21, ID22, ID09, ID13, PO11, PO17

Conseguenza

il capitolo che dovrebbe dire chi fa che cosa rinvia al corpo del documento oppure a nessuno. Le responsabilità vanno ricostruite leggendo i paragrafi operativi, dove sono espresse in forma impersonale nella maggior parte dei casi. Il rinvio di PO17 conduce a paragrafi che per cinque tipi di cambiamento su otto non nominano alcun ruolo.

Chiusura

decisione — l'attribuzione delle responsabilità nel capitolo che le prevede.

Gravità

media — l'attività si esegue, e in caso di contestazione non è documentato chi ne risponde.

R-52 — Titolarità del processo non attribuita

Quattro procedure del sistema Qualità e Ambiente contengono al §4 la stessa formula: "l'aggiornamento della presente Informazione Documentata è compito del RSQA sulla base dell'input fornito dall'Amministrazione e dalla Direzione". La formula attribuisce la manutenzione del documento al Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente. Nessuna delle quattro indica chi sia il titolare del processo descritto.

Istanze

4 · ID09, ID13, ID19, ID20

Conseguenza

la gestione delle non conformità, l'amministrazione, la finanza e la contabilità sono descritte da procedure prive di un titolare dichiarato. Il responsabile del sistema di gestione è responsabile del testo, e chi risponde dell'andamento del processo resta da ricostruire dall'organigramma.

Chiusura

decisione — l'attribuzione della titolarità di ciascun processo.

Gravità

media — i processi si svolgono, e la loro titolarità non è documentata.

R-53 — Ruoli nominati nelle procedure e assenti dall'organigramma

Diciotto ruoli compaiono nei documenti del sistema e non trovano corrispondenza nell'organigramma e nel mansionario.

Istanze

18 ruoli in 10 documenti

Conseguenza

una procedura che assegna un compito a un ruolo inesistente nell'organigramma non è eseguibile come è scritta. Il caso di ID06 riguarda l'intero processo di qualifica dei fornitori, presidiato da un Responsabile Fornitori la cui funzione di appartenenza non è indicata. Il caso di ID01 riguarda l'approvazione del riesame della direzione.

Chiusura

informazione — a quale funzione dell'organigramma corrisponde ciascuno dei ruoli elencati.

Gravità

media — i compiti vengono svolti da qualcuno, e la procedura non consente di stabilire da chi.

Stato

esteso il 9 set. 2026 — il Regolamento sugli strumenti informatici del 2024 aggiunge tre ruoli, Referente custode delle password, Amministratore di sistema e Amministratore di rete, ai quali attribuisce l'accesso ai dati archiviati nel computer di lavoro, la visione della posta in entrata e in uscita e l'accesso ai file di log. Nessuno dei tre compare nell'Appendice 5 Organigramma.

R-54 — Funzioni citate senza identificazione

Sei procedure attribuiscono un compito a una funzione che non nominano. PO14 Appalti e accessi cita cinque volte "la funzione che qualifica i fornitori" senza identificarla. ID03 Formazione e addestramento attribuisce la newsletter mensile di aggiornamento normativo a "una persona responsabile dell'aggiornamento normativo". ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico affida la conservazione degli strumenti al "responsabile della strumentazione/attrezzature". ID13 Gestione amministrativa rinvia genericamente alla "responsabile" per la separazione fra chi dispone e chi autorizza un pagamento. ID22 Due diligence e consulenza ambientale attribuisce il processo a "L'intera struttura Montana". ID08 Verifiche ispettive interne prevede verifiche presso i fornitori senza indicare chi le esegua materialmente.

Istanze

6 · PO14, ID03, ID07, ID13, ID22, ID08

Conseguenza

il compito è descritto e il soggetto che lo esegue va individuato per via di prassi. Nel caso di ID13 la funzione non nominata è quella che dovrebbe garantire la separazione dei compiti nel ciclo passivo, che è un presidio di controllo interno.

Chiusura

informazione — quale funzione svolge ciascuno dei compiti elencati.

Gravità

media — l'esecuzione avviene, e il presidio non è verificabile.

R-55 — Tassonomie di ruolo non allineate

Tre documenti definiscono insiemi di ruoli diversi: l'Appendice 1, mansionario della Rev. 0 dell'aprile 2023, l'Appendice 6, glossario dell'organigramma, dello stesso anno, e l'Appendice 5, organigramma, in Rev. 11 dell'aprile 2026. La sigla RCL indica il "Responsabile Cliente" nell'Appendice 1 e il "Referente Cliente" nell'Appendice 6. Il responsabile del sistema è RSQA nell'Appendice 1 e RSQ nell'Appendice 6, e le due appendici del glossario recano sigle di emittente diverse per quello che sembra lo stesso ruolo.

Istanze

3 documenti · Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma, Appendici 3 e 6 SGQA, definizioni e glossario

Conseguenza

il mansionario che descrive i compiti è fermo a tre anni prima dell'organigramma che descrive la struttura, e le procedure emesse nel 2026 richiamano ruoli che il mansionario del 2023 non contiene. Chi cerca la descrizione di un compito parte da un documento e chi cerca la posizione gerarchica parte da un altro, con due elenchi di ruoli che non coincidono.

Chiusura

decisione — un elenco unico dei ruoli, con la corrispondenza fra sigla, denominazione e posizione nell'organigramma.

Gravità

media — la struttura è nota all'interno, e la sua documentazione non consente di ricostruirla senza ambiguità.

R-56 — Assenza di una matrice di responsabilità per processo

Il mansionario definisce i compiti ruolo per ruolo e non contiene una matrice che associ a ciascun processo il responsabile, l'approvatore e le funzioni consultate. ID18 Progettazione §4 rinvia per le responsabilità a organigramma, mansionari e a un "flusso di processo" che il documento non allega. Le responsabilità dei 22 processi del sistema Qualità e Ambiente e dei 17 del sistema Salute e Sicurezza vanno ricostruite leggendo separatamente ciascuna procedura.

Istanze

39 processi · Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma, ID18 Progettazione

Conseguenza

non esiste un documento che risponda alla domanda su chi è responsabile di un processo. Le sovrapposizioni di attribuzione rilevate nelle voci successive restano invisibili finché non si confrontano le procedure una per una. Il mansionario non indica inoltre soglie di delega o di autorizzazione per importo o per tipo di impegno.

Chiusura

decisione — se l'azienda intenda dotarsi di una matrice di responsabilità per processo.

Gravità

media — l'assenza riguarda uno strumento di lettura del sistema e non un adempimento.

R-57 — Compiti attribuiti a più ruoli nello stesso documento

Tre procedure assegnano lo stesso compito a soggetti diversi in punti diversi del proprio testo. PO09 Gestione manutenzioni, controlli e verifiche attribuisce "la compilazione e aggiornamento nel tempo del Piano della manutenzione" sia all'elenco delle responsabilità del Responsabile del Sistema di Gestione SSL sia a quello del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, e al §6 aggiunge che "RSGSQ è responsabile della redazione del piano di manutenzione", con una sigla che non esiste nel sistema. P16 Gestione dei DPI attribuisce gli ordini di dispositivi all'Ufficio amministrativo al §5 e al datore di lavoro al §6.2. ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.3.2 attribuisce gli smaltimenti alla "Segreteria in collaborazione con il RSQA", mentre il §4.1 e i paragrafi successivi li attribuiscono all'Office Manager con il supporto di Segreteria e Office Manager Assistant, riservando al Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente la sola verifica; il §5.3.5 alterna a sua volta i due ruoli nel controllo del modulo m15.

Istanze

3 · PO09, P16, ID11

Conseguenza

ciascuno dei tre compiti può risultare svolto due volte oppure nessuna. Il piano della manutenzione governa le scadenze delle verifiche di legge su macchine e impianti; l'ordine dei dispositivi di protezione determina la disponibilità della scorta; lo smaltimento dei rifiuti speciali è assistito da sanzione.

Chiusura

decisione — l'attribuzione univoca di ciascuno dei tre compiti.

Gravità

media — i compiti risultano presidiati da almeno un ruolo, e la duplicazione lascia aperta la possibilità che ciascuno confidi nell'altro.

R-58 — Fasi di processo prive di titolare

Quattro procedure lasciano senza titolare la fase iniziale del processo che descrivono. ID16 Gestione del rischio assegna alla Direzione la seconda fase, la valutazione, e non assegna la prima, l'identificazione dei rischi. PO01 Identificazione del contesto e parti interessate assegna al Responsabile del Sistema di Gestione SSL con la direzione la valutazione di rischi e opportunità, e non assegna l'identificazione dei fattori di contesto. PO08 Attività operative e controllo operativo non indica chi approvi il piano annuale dei controlli. PO17 Gestione del cambiamento non nomina alcun ruolo per cinque tipi di cambiamento su otto, e non indica chi decida che un cambiamento rientri nell'ambito della procedura.

Istanze

4 · ID16, PO01, PO08, PO17

Conseguenza

la fase che determina il contenuto dell'analisi resta priva di titolare in entrambi i sistemi. Ciò che non viene identificato nella prima fase non entra nella valutazione della seconda, e la procedura non indica chi risponda dell'esaustività dell'elenco iniziale.

Chiusura

decisione — l'attribuzione della fase di identificazione e delle approvazioni mancanti.

Gravità

media — l'analisi viene comunque prodotta, e la sua completezza non ha un responsabile dichiarato.

R-59 — Sigle di ruolo non riconducibili a una funzione

Otto documenti usano sigle che non corrispondono ad alcun ruolo definito nel sistema, oppure alternano sigle diverse per lo stesso ruolo.

Istanze

8 sigle in 8 documenti

Conseguenza

chi legge la procedura deve indovinare a quale funzione si riferisca la sigla. Nel caso di PO09 e PO13 la sigla errata compare nel paragrafo che attribuisce la responsabilità, per cui l'attribuzione resta priva di destinatario. Il manuale del sistema Salute e Sicurezza scioglie inoltre "RL/DDL" come Rappresentante Legale, mentre nelle procedure DDL indica il datore di lavoro.

Chiusura

informazione — la corrispondenza fra ciascuna sigla e la funzione prevista, con la successiva uniformazione dei testi.

Gravità

bassa — la funzione è deducibile dal contesto in tutti i casi elencati, e il difetto incide sulla leggibilità.

R-60 — Collegio sindacale assente dalla procedura di bilancio

L'organigramma in Rev. 11 dell'aprile 2026 riporta un collegio sindacale con cinque componenti nominati. ID20 Gestione contabile e bilancio descrive la formazione del bilancio senza nominare il collegio, né nella catena di approvazione né fra i controlli, e non tratta la revisione legale.

Istanze

1 · ID20 Gestione contabile e bilancio

Conseguenza

la procedura che descrive il processo di bilancio omette l'organo di controllo che l'organigramma dell'azienda prevede. I termini di convocazione dell'assemblea e di predisposizione del progetto di bilancio, che condizionano l'attività del collegio, non sono indicati nella procedura.

Chiusura

informazione — quale ruolo il collegio sindacale svolge nel processo descritto e se sia prevista la revisione legale.

Gravità

media — l'organo opera secondo le norme civilistiche a prescindere dalla procedura, e il processo documentato resta incompleto.

R-109 — Moduli richiamati fra i riferimenti e privi di titolare della compilazione

Il §3 di ID05 Gestione commessa, nelle revisioni _Rev1 e _Rev2, elenca fra i riferimenti documentali i moduli m19 Albo Fornitori e m20 Valutazione commesse. Nessuno dei due compare nel corpo della procedura. La verifica è stata condotta leggendo i paragrafi dei documenti Word.

Istanze

2 moduli · ID05 Gestione commessa §3

Conseguenza

la procedura cita due registrazioni senza stabilire chi le compili, in quale momento e con quale criterio. Le due registrazioni sono compilate, come risulta da Censimento dei moduli e delle registrazioni, per cui il titolare esiste di fatto e non è documentato.

Chiusura

decisione — a quale ruolo appartiene la compilazione di ciascuno dei due moduli.

Gravità

media — l'attività si svolge, mentre chi ne risponde non è determinabile dal documento.

R-112 — Ruolo CFO operante e non definito

ID04 Gestione offerta commerciale stabilisce al §5.3 che "il CFO viene consultato in caso di condizioni economiche particolari" e al §5.6 che la verifica del contratto è svolta dal Responsabile Commerciale "con il supporto del CFO". La sigla non compare nell'elenco dei ruoli del §4 della procedura stessa, né nel mansionario di Appendice 1 SGQA, né nell'organigramma dell'aprile 2026, che indica una Direzione Finanziaria senza sigla. Nel corpus la sigla compare soltanto in questa procedura e nel flusso di commessa ID05-FL02, che è una bozza non approvata.

Istanze

2 · ID04 §5.3 e §5.6

Conseguenza

chi debba essere consultato prima di emettere un'offerta con condizioni economiche particolari non è determinabile dai documenti del sistema.

Chiusura

informazione — chi ricopra il ruolo, e se coincida con la Direzione Finanziaria dell'organigramma.

Gravità

media — la consultazione è prescritta e il soggetto da consultare non è identificabile.

R-113 — Elenco dei ruoli e ruoli operanti divergenti

Il §4 di ID04 Gestione offerta commerciale elenca nove ruoli. Di questi, il Referente del cliente, la Direzione Finanziaria e il Comitato Direttivo non compaiono in alcun paragrafo del §5. In direzione opposta, il CFO e il Presidente del Consiglio di Amministrazione operano nel §5 e non sono elencati al §4. Il §4 di ID05 Gestione commessa elenca sei ruoli, di cui il Responsabile di Servizio e il Service Lead non compaiono nel corpo, mentre il Responsabile Commerciale vi compare una sola volta.

Istanze

2 · ID04 §4, ID05 §4

Conseguenza

il capitolo delle responsabilità non consente di stabilire chi intervenga nel processo, perché elenca ruoli che il testo non impiega e tace su ruoli che il testo impiega.

Chiusura

decisione — allineamento dei due elenchi al testo delle rispettive procedure.

Gravità

bassa — il difetto riguarda la forma del capitolo e i compiti restano leggibili nel corpo.

R-123 — Qualifica che sottoscrive l'offerta assente dal mansionario

Il riquadro di firma del documento tipo dell'offerta attribuisce la sottoscrizione per Montana a "Energy Business Unit – Business Director". ID04 Gestione offerta commerciale §5.3 stabilisce che la verifica dell'offerta fino a 150.000 euro è del Responsabile Commerciale di Business Unit e che "l'offerta riporta nome e cognome del RCOM". La qualifica di direttore di Business Unit non compare fra le sigle del mansionario di Appendice 1 SGQA, che per la linea commerciale definisce DCOM e RCOM.

Istanze

1 · Documento tipo dell'offerta, riquadro di firma

Conseguenza

non è determinabile se chi firma l'offerta verso il cliente sia il ruolo che la procedura individua per la verifica, né a quale funzione dell'organigramma corrisponda la qualifica indicata nel modello.

Chiusura

informazione — a quale ruolo dell'organigramma corrisponda la qualifica, e se la firma coincida con la verifica prescritta da ID04 §5.3.

Gravità

media — la firma impegna l'azienda verso il cliente e il ruolo che la appone non è riconducibile al mansionario.

R-124 — Responsabilità sull'uso dell'intelligenza artificiale nel team di commessa non attribuita

Il codice deontologico dei geologi estende i doveri sull'uso dell'intelligenza artificiale al professionista iscritto "anche rispetto ai suoi dipendenti e collaboratori": chi firma un elaborato risponde dell'uso che il proprio team ne fa. Nessun documento del sistema di gestione attribuisce a un ruolo il presidio di quell'uso all'interno della commessa. ID05 Gestione commessa nella revisione vigente non nomina la materia, e ID18 Progettazione disciplina la catena di firma senza distinguere il contributo degli strumenti.

Istanze

1 · Codice deontologico dei geologi art. 6, confrontato con ID05 e ID18

Conseguenza

il professionista firmatario assume una responsabilità sull'operato del team che nessuna regola aziendale gli consente di esercitare, e non è determinabile chi verifichi che l'uso resti strumentale.

Chiusura

decisione — a quale ruolo di commessa appartiene il presidio dell'uso degli strumenti di intelligenza artificiale.

Gravità

media — la responsabilità esiste in capo al firmatario e i mezzi per esercitarla non sono definiti.

E — Riferimenti normativi e istituzionali decaduti

Prescrizioni che rimandano a sistemi soppressi, a enti confluiti in altri, o a designazioni di norma che non corrispondono alla norma applicata. La ricerca è stata condotta sull'intero corpus normalizzato con i termini delle norme e degli enti superati.

R-61 — Adempimento sui rifiuti riferito al SISTRI

ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni §5.6.1 impone che il trasporto dei rifiuti sia accompagnato dal formulario "da scheda di area movimentazione dei rifiuti a seguito dell'entrata di operatività del Sistri – rif. D.M. 17/12/2009". Il sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti è stato soppresso a decorrere dal 1° gennaio 2019. La procedura è dell'aprile 2023, quindi la prescrizione rinviava a un sistema già inesistente al momento dell'emissione.

Istanze

1 · ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni

Conseguenza

chi applica la procedura per la parte relativa ai rifiuti prodotti dai fornitori in cantiere trova un adempimento che non esiste più, e non trova il regime che lo ha sostituito. La procedura più recente che tratta lo stesso obbligo, ID11 Gestione degli aspetti ambientali in Rev. 1 del marzo 2026, recepisce il registro elettronico nazionale.

Chiusura

decisione — l'allineamento della prescrizione al regime vigente.

Gravità

alta — la tracciabilità dei rifiuti è assistita da sanzione, e la procedura richiama un adempimento soppresso.

R-62 — Comunicazioni tecniche indirizzate all'ISPESL

PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione elenca l'ISPESL fra i destinatari delle comunicazioni tecniche obbligatorie. L'istituto è stato soppresso nel 2010 e le sue funzioni sono state trasferite all'INAIL. La procedura è del luglio 2024.

Istanze

1 · PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione

Conseguenza

una comunicazione obbligatoria inviata al destinatario indicato dalla procedura non raggiunge alcun ente. Le denunce di impianti e le verifiche periodiche che la procedura ha in mente si presentano oggi all'INAIL o all'ente territorialmente competente.

Chiusura

decisione — la sostituzione del destinatario nell'elenco.

Gravità

media — le comunicazioni vengono presumibilmente inviate agli enti corretti nella pratica, e il documento indica un destinatario inesistente.

R-63 — Designazione della norma del sistema Salute e Sicurezza

Sei documenti del sistema Salute e Sicurezza indicano la norma di riferimento in quattro modi diversi.

La designazione "UNI EN 45001", senza la sigla ISO, corrisponde a una norma ritirata in materia di criteri generali per il funzionamento dei laboratori di prova, che non ha rapporto con i sistemi di gestione della salute e sicurezza. Il documento che riporta la designazione più estesa, comprensiva dell'emendamento del 2024, è PO10 in Rev. 1 del febbraio 2026.

Istanze

6 documenti · 3 con la designazione di una norma diversa

Conseguenza

il capitolo dei documenti di riferimento è il punto in cui un valutatore verifica rispetto a quale norma il sistema è stato costruito. Tre procedure vi indicano una norma ritirata e non pertinente, e il corpus non contiene una designazione uniforme.

Chiusura

decisione — la designazione da adottare in tutti i documenti.

Gravità

media — il sistema è certificato e la norma applicata è quella dei sistemi di gestione, mentre i documenti la citano in modo che non regge una verifica formale.

R-64 — Norme abrogate richiamate come vigenti

Due prescrizioni rinviano a testi normativi sostituiti. Il manuale del sistema Qualità e Ambiente, Rev. 1, descrive le stazioni appaltanti pubbliche come quelle che assegnano contratti "nei modi previsti dalla D.Lgs n. 163/2006 e successive modificazioni": il codice dei contratti pubblici del 2006 è stato sostituito nel 2016 e nuovamente nel 2023, e ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza in Rev. 1 del febbraio 2026 applica il codice del 2023. PO10 Valutazione del rischio SSL richiede fra i controlli sugli impianti elettrici "l'esistenza della certificazione ex 46/90 per la sede ed il deposito", e la stessa voce compare nella check list di conformità Mod.PO02.01: la Legge 46/1990 è stata in larga parte sostituita dal D.M. 37/2008, che disciplina oggi la dichiarazione di conformità degli impianti.

Istanze

3 documenti · manuale del sistema Qualità e Ambiente, PO10 Valutazione del rischio SSL, check list Mod.PO02.01

Conseguenza

la voce della check list chiede un documento che non viene più emesso con quella denominazione, per cui la verifica di conformità dell'impianto elettrico può risultare negativa in presenza della dichiarazione corretta. Il manuale, che è il documento di vertice del sistema Qualità e Ambiente, descrive il rapporto con la committenza pubblica sulla base di un codice abrogato da dieci anni, mentre la procedura operativa di direzione lavori applica quello vigente.

Chiusura

decisione — l'aggiornamento dei richiami normativi.

Gravità

media — le attività si svolgono secondo la normativa vigente, e i documenti che le descrivono rinviano a testi superati.

R-65 — Fonti tecniche richiamate tramite siti di terzi

Due documenti incorporano contenuti tecnici prelevati da siti commerciali anziché dalla fonte istituzionale. PO11 Sostanze pericolose e rischio chimico richiama le linee guida INAIL attraverso l'indirizzo di un sito commerciale terzo e non attraverso il documento originale dell'istituto. ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza ha come Allegato 01 e Allegato 02 due infografiche tratte da tre siti esterni, citati come fonte, che diventano così materiale divulgativo di terze parti incorporato in una procedura del sistema di gestione.

Istanze

2 · PO11, ID17

Conseguenza

il contenuto richiamato può cambiare o scomparire senza che l'azienda ne abbia notizia, e la procedura non conserva copia della versione applicata. L'allegato di ID17 descrive i compiti del direttore dei lavori e del coordinatore per la sicurezza, materia che il codice dei contratti pubblici regola direttamente.

Chiusura

decisione — se sostituire i richiami con le fonti istituzionali e conservarne copia datata.

Gravità

bassa — i contenuti sono dichiaratamente informativi, e la loro stabilità nel tempo non è garantita.

R-120 — Certificato di regolare esecuzione riferito al codice dei contratti pubblici abrogato

La definizione di certificato di regolare esecuzione delle Condizioni generali §1.1 rinvia all'art. 102 del D.Lgs 50/2016. Il codice dei contratti pubblici del 2016 è stato sostituito dal D.Lgs 36/2023, in vigore dal 1° aprile 2023. La versione Ver 04 delle condizioni generali è del 26 maggio 2024, successiva di oltre un anno alla sostituzione.

Istanze

1 · Condizioni generali §1.1

Conseguenza

la definizione di un documento che il contratto rende esigibile rinvia a una disposizione non più in vigore. Il certificato resta identificabile per la sua descrizione, mentre il riferimento normativo non è verificabile.

Chiusura

decisione — aggiornamento del rinvio nella prossima versione.

Gravità

media — l'obbligo resta comprensibile, mentre il riferimento normativo del contratto è decaduto.

F — Difetti di identificazione documentale

Codici assegnati a due documenti diversi, moduli con più codici, revisioni non tracciate, convenzioni di codifica dichiarate e non adottate. La regola che questi rilievi disattendono è fissata da ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6, secondo cui "non devono esistere due documenti dello stesso tipo identificati dallo stesso codice" e l'indice di revisione va aggiornato a ogni modifica.

R-66 — Collisioni di codice modulo

Due codici del sistema Qualità e Ambiente identificano ciascuno due documenti diversi. Il codice m23 indica il "Verbale manutenzione attrezzature" in ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico e la "Check list preliminare controllo cantieri" in ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza. Il codice m15 indica il "Controllo autorizzazione terzi" in ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.16 e il modulo delle azioni correttive e preventive in ID09 Gestione non conformità e azioni correttive, dove al §5.7 raccoglie anche i reclami dei clienti.

Istanze

2 codici in 4 procedure · ID07, ID17, ID11, ID09

Conseguenza

una registrazione richiamata per codice non individua un documento. Il codice m23 è richiamato in due processi che hanno oggetti diversi, manutenzione delle attrezzature e controllo dei cantieri, per cui l'archivio ordinato per codice contiene due serie distinte con la stessa etichetta.

Chiusura

decisione — quale dei due documenti conserva il codice e quale viene rinumerato.

Gravità

media — l'esecuzione resta possibile, mentre la regola di identificazione che il sistema si è dato risulta disattesa.

Stato

esteso il 9 set. 2026 — le collisioni accertate sono quattro. Ai codici già rilevati si aggiungono m11, m12 e m13, riassegnati fra il 2022 e il 2023 quando le funzioni di audit sono passate a m08, m09 e m10. La ricostruzione è in Censimento dei moduli e delle registrazioni.

R-67 — Moduli con più denominazioni

Tre codici di modulo compaiono con denominazioni diverse in punti diversi del corpus.

Istanze

3 codici · ID02, ID18, ID07, PO15

Conseguenza

chi cerca il modulo per codice trova due descrizioni del contenuto. Nel caso di m07 le due denominazioni compaiono nello stesso documento, a due paragrafi di distanza, e indicano un elenco di beni oppure un piano di attività.

Chiusura

informazione — quale contenuto ha ciascun modulo. Nessuno dei tre è stato consegnato.

Gravità

bassa — il contesto di ciascun richiamo chiarisce di quale documento si tratti.

R-68 — Codici della check list di conformità del sistema Salute e Sicurezza

Lo stesso strumento è richiamato con tre codici diversi. PO02 Obblighi di conformità lo cita nel capitolo operativo come "Mod.PO01.02 – Check-list di conformità legislativa SSL" e nel capitolo della documentazione come "Mod.PO02.01 – Check-list SSL". PO13 Controllo e monitoraggio lo cita come "Mod.PO02.02 - Check list SSL". Il file presente nel corpus è Mod.PO02.01_Rev01 - Check list SSL, compilato con 406 righe.

Istanze

3 codici per un documento · PO02, PO13

Conseguenza

la check list è lo strumento con cui il sistema Salute e Sicurezza verifica la conformità legislativa, ed è richiamata da due procedure con codici che non coincidono fra loro né con il file esistente. Il codice Mod.PO01.02 appartiene inoltre alla numerazione della procedura sul contesto.

Chiusura

decisione — il codice unico dello strumento e l'allineamento dei richiami.

Gravità

bassa — il documento è uno solo ed è identificabile per titolo.

R-69 — Codifica prescritta e codifica adottata nel sistema Salute e Sicurezza

PO06 Gestione documentazione e registrazioni SSL §6 stabilisce che le procedure "sono codificate in ordine progressivo, a partire dalla PG 01 (PG: abbreviazione di Procedura Gestionale)". Tutte le procedure del sistema sono codificate da PO01 a PO17, come procedure operative. La stessa PO06 cita i propri moduli come MOD.PG06.01 e MOD.PG06.02, mentre i file presenti sono MOD.PO06.01 e MOD.PO06.02. PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione §6.5.4 cita un "ModPG05.01". PO03 Formazione SSL cita "Mod.PO03.02 gestione della formazione SSL", mentre il file presente è Mod.PO03.01_Rev03.

Istanze

3 procedure · PO06, PO04, PO03

Conseguenza

la regola di codifica che il sistema si è dato non corrisponde alla codifica in uso, e la procedura che fissa la regola è la prima a non applicarla ai propri moduli. Un documento cercato con il codice indicato dalla procedura non esiste nell'archivio.

Chiusura

decisione — la convenzione di codifica da mantenere, con l'allineamento della procedura che la fissa.

Gravità

media — la procedura che governa l'identificazione documentale contiene essa stessa il difetto che dovrebbe prevenire.

R-70 — Sigle di documento incoerenti nelle intestazioni

Cinque documenti del sistema Salute e Sicurezza portano nell'intestazione un codice diverso da quello con cui sono identificati altrove.

Istanze

5 documenti

Conseguenza

il sistema Salute e Sicurezza è l'unico dei due a prevedere una lista di distribuzione, che identifica i documenti per codice. Cinque codici d'intestazione non corrispondono a quelli in uso, e il caso di P16 è l'unico in cui una procedura ha due identità nello stesso corpus.

Chiusura

decisione — il codice da adottare per ciascun documento.

Gravità

bassa — i documenti sono uno per cartella e si individuano per posizione e per titolo.

R-71 — Revisioni non tracciate

Tre documenti sono stati modificati senza che l'indice di revisione lo registri. ID03 Formazione e addestramento ha due emissioni entrambe numerate Rev. 0, quella dell'aprile 2023 come "prima emissione" e quella del febbraio 2026 come "seconda emissione". ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza descrive sia la Rev. 0 del febbraio 2024 sia la Rev. 1 del febbraio 2026 come "PRIMA EMISSIONE", per cui non è documentato che cosa sia cambiato nella revisione vigente. PO03 Formazione SSL riporta una sola emissione, Rev. 0 del luglio 2024, e cita nel testo l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e una legge regionale del febbraio 2026, mentre il nome del file indica maggio 2026.

Istanze

3 · ID03, ID17, PO03

Conseguenza

chi ha in mano una copia non può stabilire se sia la versione vigente, perché due versioni diverse portano lo stesso indice. La tabella delle revisioni di ID17 non consente di sapere che cosa la Rev. 1 abbia modificato rispetto alla Rev. 0, e la revisione vigente introduce il codice dei contratti pubblici del 2023.

Chiusura

decisione — l'attribuzione di un indice distinto a ciascuna emissione e la compilazione della tabella delle revisioni.

Gravità

media — la regola disattesa è quella che ID02 §4.1.6 pone a fondamento del controllo documentale.

R-72 — Moduli in revisione più avanzata della procedura che li prescrive

Due moduli portano un indice di revisione superiore a quello della procedura che li istituisce. La check list Mod.PO02.01 è in Rev. 01 mentre PO02 Obblighi di conformità è in Rev. 0. Il modulo Mod.PO03.01 di gestione della formazione è in Rev. 03 mentre PO03 Formazione SSL è in Rev. 0.

Istanze

2 · PO02, PO03

Conseguenza

il modulo è stato modificato tre volte senza che la procedura che ne definisce l'uso sia stata riesaminata. Se le revisioni del modulo hanno cambiato i campi raccolti, la procedura descrive una raccolta di dati diversa da quella che avviene.

Chiusura

informazione — che cosa le revisioni del modulo hanno modificato.

Gravità

bassa — il modulo compilato è l'evidenza effettiva, e la procedura resta il riferimento formale.

R-73 — Distinzione fra modulo e registrazione non osservata

Il sistema Salute e Sicurezza distingue i moduli, che sono i formati vuoti, dalle registrazioni, che sono i moduli compilati, e li identifica con i prefissi MOD. e REG.. La distinzione non è osservata. Nella cartella degli audit i file ModPO07.02 e ModPO07.03 sono rapporti compilati e firmati, relativi agli audit del 27 dicembre 2024, del 12 marzo 2025, del 23 dicembre 2025 e del 18 marzo 2026, mentre il file REG.PO07.02_Rapporto Audit Interni_2024 è il formato vuoto, con "Data audit: XX/XX/XXXX" e il campo dell'auditor non compilato. Lo stesso vale per MOD.PO01.01, Mod.PO02.01, Mod.PO03.01, MOD.PO06.01 e MOD.PO05.01, che contengono dati fino al 2026.

Istanze

6 file con il prefisso dei moduli e contenuto compilato, 1 con il prefisso delle registrazioni e contenuto vuoto

Conseguenza

il prefisso del nome non consente di stabilire se un file sia evidenza o formato. La guida alla consultazione consegnata con il corpus classifica ModPO07.02 e ModPO07.03 fra i moduli e REG.PO07.02 fra le registrazioni correnti, cioè l'opposto del contenuto effettivo. Un audit che campionasse le registrazioni per prefisso troverebbe formati vuoti.

Chiusura

decisione — la rinominazione dei file secondo la convenzione, oppure l'abbandono della convenzione.

Gravità

media — le evidenze esistono e sono reperibili aprendo i file, e la convenzione che dovrebbe consentirne il riconoscimento produce l'esito opposto.

R-74 — Organigramma in due revisioni e con due codici

Il sistema Qualità e Ambiente distribuisce l'organigramma come Appendice 5 in Rev. 11 dell'aprile 2026; il sistema Salute e Sicurezza distribuisce lo stesso documento in Rev. 9. La guida alla consultazione del corpus segnala inoltre che il sostituto funzionale del modulo MOD.MA02, organigramma aziendale, è l'Appendice 5, che ha un codice documento diverso, senza che risulti un aggiornamento formale del MOD.MA02.

Istanze

2 revisioni e 2 codici · Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma, MSGSL Manuale del sistema SSL

Conseguenza

chi lavora sul sistema Salute e Sicurezza vede una struttura organizzativa diversa da chi lavora sul sistema Qualità e Ambiente, e le attribuzioni di responsabilità che le procedure fanno per ruolo si leggono su due organigrammi. La variazione dell'organigramma è uno degli otto tipi di cambiamento che PO17 Gestione del cambiamento disciplina.

Chiusura

decisione — la revisione unica da distribuire e il codice da adottare.

Gravità

media — le due revisioni convivono nei due sistemi certificati.

R-75 — Elenchi dei riferimenti documentali incompleti

Quattro documenti prescrivono l'uso di un modulo che non compare nel proprio elenco dei riferimenti, oppure elencano moduli che non richiamano mai. ID10 Conformità legislativa prescrive al §5.2 lo scadenziario m34, che il §3 non elenca fra i riferimenti documentali. ID09 Gestione non conformità e azioni correttive prescrive m15 in due punti senza elencarlo, ed elenca m12, il rapporto di non conformità, senza richiamarlo mai per codice nel corpo. PO14 Appalti e accessi dichiara "nessun allegato" nel capitolo degli allegati, pur avendo nel processo un modulo e un registro di valutazione dei fornitori. ID02 Gestione documenti e registrazioni indica due codici di progetto diversi per lo stesso archivio di sistema, MONTANA ISO 3278 al §4.1.7 e MONTANA GESTIONI SISTEMI ISO 11_1278 nella Tabella 1.

Istanze

4 · ID10, ID09, PO14, ID02

Conseguenza

l'elenco dei riferimenti documentali è il punto da cui si ricava quali registrazioni un processo produce. Dove è incompleto, una registrazione prescritta resta fuori dal censimento dei documenti del sistema; dove elenca moduli non usati, il censimento contiene voci senza contenuto.

Chiusura

informazione — quali moduli ciascun processo produce effettivamente.

Gravità

bassa — le prescrizioni operative restano leggibili nel corpo del documento.

R-101 — Documenti aziendali privi di identificazione documentale

Tre documenti in uso non hanno il corredo di identificazione che ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 impone a tutte le informazioni documentate. Codice etico e di condotta non ha un codice di documento, e la sua Rev. 01 del marzo 2025 riporta al §6 la data di approvazione della prima emissione, il 20 giugno 2022, senza indicare gli estremi dell'approvazione della revisione vigente, che lo stesso §6 prescrive di riportare in copertina. Dotazione hardware e software non ha codice, non ha indice di revisione, non ha data e non indica chi lo redige e chi lo approva. Il Prontuario Gestione Montana, oggetto di R-07, non ha codice né revisione.

Istanze

3 · Codice etico e di condotta, Dotazione hardware e software, Prontuario Gestione Montana

Conseguenza

tre documenti che producono effetti verso l'esterno o che descrivono beni aziendali circolano fuori dal controllo documentale. Per il Codice etico non è determinabile quando la revisione vigente sia stata approvata, benché il documento sia pubblicato sul sito e richiamato nei rapporti con fornitori, clienti e partner.

Chiusura

decisione — se i tre documenti debbano entrare nel sistema documentale.

Gravità

media — il Codice etico ha effetti contrattuali verso terzi e la sua versione vigente non è tracciata.

Stato

esteso il 9 set. 2026 — i quattro documenti del pacchetto per i dipendenti del 2024, il Regolamento sugli strumenti informatici, l'Informativa privacy per i dipendenti, la Lettera di nomina dell'Autorizzato e la liberatoria per l'utilizzo delle immagini, non hanno codice, indice di revisione né data di emissione, e sono sottoscritti dal personale. Sale a sette il numero dei documenti in uso privi del corredo che ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 impone.

R-107 — Tre versioni della stessa procedura con un'unica revisione dichiarata

ID05 Gestione commessa è stata consegnata in tre file denominati ID05_GESTIONE COMMESSA, ID05_GESTIONE COMMESSA_Rev1 e ID05_GESTIONE COMMESSA_Rev2. Il contenuto dei tre differisce in modo sostanziale: il primo prescrive l'apertura della commessa, la chiusura, il blocco del preventivo e il ramo della progettazione, che gli altri due non contengono; il terzo rimuove l'approvazione del Direttore Tecnico che il secondo mantiene. La tabella delle revisioni interna a ciascuno dei tre riporta una sola riga, "0 — Apr. 2023 — PRIMA EMISSIONE", emessa dal RSQA e approvata dal Comitato Direttivo.

Istanze

3 file · ID05 Gestione commessa

Conseguenza

chi apre un documento di commessa non può stabilire dal documento quale versione stia leggendo, perché l'indice di revisione dichiarato è identico nei tre file e soltanto il nome del file li distingue. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 prescrive che ogni documento riporti l'indice di revisione e la data di entrata in vigore.

Chiusura

decisione — quale delle tre versioni è in vigore, con il conseguente aggiornamento della tabella delle revisioni e il ritiro delle altre.

Gravità

alta — la procedura governa ogni commessa dell'azienda e la sua identificazione documentale è un'evidenza richiesta in audit.

R-108 — Due versioni della stessa procedura nella medesima cartella

La cartella ID21_PROCEDURA DI SICUREZZA UFFICIO E CANTIERI contiene i file ID21_PROCEDURA SICUREZZA UFFICIO E CANTIERI.docx e ID21_PROCEDURA SICUREZZA UFFICIO E CANTIERI - Copia.docx. Le impronte dei due file differiscono, per cui non sono copie identiche. Entrambi si trovano al primo livello della cartella di procedura e nessuno dei due è identificato come superato.

Istanze

2 file · ID21 Sicurezza in ufficio e nei cantieri

Conseguenza

la cartella di procedura contiene due testi diversi della stessa procedura senza che sia indicato quale valga. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.7 prescrive che chi riceve una revisione elimini le copie superate o le identifichi come tali.

Chiusura

decisione — quale dei due file vale, con eliminazione o identificazione dell'altro.

Gravità

media — l'esecuzione resta possibile, mentre la regola di controllo delle copie che il sistema si è dato risulta disattesa.

R-114 — Moduli in uso e privi di prescrizione

Sei codici di modulo esistono come file nell'archivio consegnato e nessuna procedura li nomina: m06 abbonamenti a riviste e normativa, m17 lista di distribuzione, m24 verbale di manutenzione attrezzature, m30 check list di controllo cantieri, m35 check list preliminare cantieri, m37 lista di distribuzione esterna. Il modulo m30 porta due compilazioni riferite ai cantieri Cava Calcinato e Vergomasco. Il modulo m24 prosegue la serie dei verbali di manutenzione che m23 copre fino al dicembre 2025, cambiando codice con la registrazione del maggio 2026 senza che alcuna procedura lo preveda.

Istanze

6 codici · Censimento dei moduli e delle registrazioni

Conseguenza

il sistema documentale non conosce sei moduli che l'azienda usa. La condizione è opposta a quella rilevata in R-02 e comporta che il contenuto di quei moduli non sia governato da alcuna procedura.

Chiusura

decisione — se ciascun modulo debba essere prescritto da una procedura, ritirato, oppure dichiarato strumento di lavoro fuori dal sistema.

Gravità

media — l'attività si svolge, mentre la regola che ne governa la registrazione non esiste.

R-115 — Check list di controllo cantieri sotto quattro codici

Lo stesso contenuto circola con quattro codici di modulo distinti. Il modulo m11 è denominato "Check list controllo cantieri" in revisione 1 e il suo foglio Check_List_Adem.Amb. contiene 127 righe; il modulo m23 prescritto da ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza §5.4.2 è denominato "Check list preliminare controllo cantieri" e contiene lo stesso foglio con le stesse 127 righe più un foglio di suggerimenti; il modulo m30 porta il titolo "Check list controllo cantieri" in revisione 2 e 3; il modulo m35 porta il titolo "Check list preliminare cantieri" in revisione 3.

Istanze

4 codici · ID08 §5.8, ID17 §5.4.2, e i moduli m30 e m35 che nessuna procedura cita

Conseguenza

chi deve compilare la check list di cantiere non dispone di un criterio per stabilire quale modulo usare, e chi cerca in archivio le check list compilate deve conoscere tutti e quattro i codici.

Chiusura

decisione — quale codice designa la check list di cantiere, con ritiro degli altri.

Gravità

media — l'attività si può eseguire, mentre l'identificazione della registrazione resta indeterminata.

R-121 — Strumenti contrattuali privi di identificazione documentale

Il documento tipo dell'offerta e le Condizioni generali sono i due documenti che formano il contratto con il cliente. Nessuno dei due porta un codice del sistema documentale, una tabella delle revisioni o l'indicazione di chi emetta, verifichi e approvi. Il documento tipo è identificato dalla sola stringa Rev2 nel nome del file; le condizioni generali dalla sola dicitura "Ver 04 – 20240526 ita" in calce. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 prescrive che ogni documento riporti nome dell'azienda, codice identificativo univoco, indice di revisione, data di entrata in vigore e numero di pagina.

Istanze

2 · Documento tipo dell'offerta, Condizioni generali

Conseguenza

chi emette un'offerta non dispone di un criterio per stabilire se il modello e le condizioni generali che sta allegando siano l'ultima versione, e nessuna registrazione traccia il passaggio da una versione all'altra.

Chiusura

decisione — se i due documenti debbano entrare nel sistema documentale con codice e tabella delle revisioni.

Gravità

media — i documenti circolano e la regola di identificazione che il sistema si è dato non è applicata.

G — Sovrapposizioni di competenza

Processi disciplinati da più procedure che non si citano, senza indicazione di quale prevalga o di come si ripartisca l'oggetto. Le sovrapposizioni fra i due sistemi di gestione riguardano nove processi; questa sezione raccoglie quelle in cui la ripartizione non è dichiarata da nessuno dei documenti coinvolti. I casi in cui le due procedure prescrivono cose incompatibili sullo stesso oggetto sono nella sezione B.

R-76 — Assenza di un raccordo fra i due sistemi di gestione

Il sistema Salute e Sicurezza rinvia esplicitamente al sistema Qualità e Ambiente in cinque punti: MSGSL Manuale del sistema SSL §1.10 affida alle procedure dell'altro sistema le modalità di gestione per processi; P16 Gestione dei DPI §6.1 rinvia a ID21 Sicurezza in ufficio e nei cantieri; PO14 Appalti e accessi rinvia per la qualifica dei fornitori e per il registro dei visitatori; PO10 Valutazione del rischio SSL rinvia per l'archiviazione dei piani di sicurezza e coordinamento nella documentazione di commessa. Nessun documento del sistema Qualità e Ambiente cita il sistema Salute e Sicurezza, benché ID21 tratti la stessa materia e l'Appendice 2, mappa dei processi non rappresenti i diciassette processi dell'altro sistema.

Istanze

5 rimandi in una sola direzione · MSGSL, P16, PO14, PO10

Conseguenza

le procedure di destinazione non prevedono il raccordo che le procedure di origine dichiarano. ID21 non contiene alcuna disposizione sui dispositivi di protezione che P16 le attribuisce; ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni non prevede la valutazione ai fini della salute e sicurezza che PO14 le rinvia; ID05 Gestione commessa non nomina i piani di sicurezza e coordinamento nella struttura della cartella di commessa. Le due architetture convivono senza un documento che le colleghi.

Chiusura

decisione — se i due sistemi debbano essere integrati in un unico corpo documentale, e in quale misura.

Gravità

media — i due sistemi sono entrambi certificati e operano, e i punti di contatto dichiarati non trovano corrispondenza nel documento di arrivo.

R-77 — Controlli su impianti e attrezzature disciplinati da quattro procedure

Quattro procedure disciplinano i controlli periodici su macchine, impianti e attrezzature senza dichiarare come si ripartisca il parco. ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico copre gli strumenti di misura e le attrezzature con manutenzione ordinaria annuale. PO09 Gestione manutenzioni, controlli e verifiche copre macchine, impianti e strutture distinte fra attrezzature soggette e non soggette a norme specifiche. PO08 Attività operative e controllo operativo include alla voce c del piano dei controlli i "programmi di manutenzione e ispezione preventivi o predittivi". PO13 Controllo e monitoraggio attribuisce all'Office Manager la programmazione dei controlli su impianti e apparecchiature. Nessuna delle quattro cita le altre.

Istanze

4 · ID07, PO09, PO08, PO13

Conseguenza

non è indicato se una stessa attrezzatura debba comparire in più elenchi né quale procedura presidi le sue scadenze. La programmazione è attribuita all'Office Manager in PO13 ed è contesa fra due ruoli in PO09, come rilevato in R-57. Le verifiche periodiche di legge sugli impianti hanno scadenze la cui sorveglianza non ha un titolare unico.

Chiusura

decisione — la ripartizione del parco fra le procedure e l'attribuzione della sorveglianza delle scadenze.

Gravità

alta — le verifiche periodiche obbligatorie su impianti e attrezzature hanno termini di legge, e la loro sorveglianza è ripartita fra quattro documenti che non si citano.

R-78 — Controlli ambientali disciplinati da tre procedure

Tre procedure del sistema Qualità e Ambiente hanno lo stesso oggetto. ID11 Gestione degli aspetti ambientali identifica gli aspetti e ne valuta la significatività. ID10 Conformità legislativa §5.2 definisce un piano dei controlli ambientali con scadenze e responsabilità per aspetto significativo, appoggiato allo scadenziario m34. ID12 Sorveglianza e misurazione definisce un piano di monitoraggio con scadenziario, con la stessa responsabilità attribuita al Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente. La ripartizione fra le tre non è dichiarata in nessuna, e ID11 attribuisce le attività operative all'Office Manager anziché al responsabile del sistema.

Istanze

3 · ID11, ID10, ID12

Conseguenza

esistono due piani distinti con scadenziario sullo stesso oggetto, il piano dei controlli ambientali e il piano di monitoraggio, e non è indicato se siano lo stesso documento chiamato in due modi o due documenti da tenere allineati. Nessuno dei due è stato consegnato.

Chiusura

decisione — quale procedura governa il piano dei controlli ambientali e quale ruolo lo presidia.

Gravità

media — i controlli ambientali si svolgono, e il documento che li programma non è individuabile.

R-79 — Perimetri di amministrazione, finanza e contabilità non delimitati

ID13 Gestione amministrativa, ID19 Gestione finanziaria e ID20 Gestione contabile e bilancio descrivono un insieme di attività in parte coincidente. Lo scopo di ID19 include il ciclo attivo e il ciclo passivo, che sono l'oggetto di ID13. ID13 e ID19 si citano a vicenda nei riferimenti documentali e non delimitano i rispettivi confini. Le tre procedure condividono la formula che lascia la titolarità del processo priva di assegnazione, rilevata in R-52.

Istanze

3 · ID13, ID19, ID20

Conseguenza

un'attività del ciclo passivo, come la verifica di una fattura fornitore, ricade nel perimetro dichiarato di due procedure che la descrivono in modo diverso. I lavori in corso su commessa, che per un'azienda di servizi progettuali sono la posta di bilancio più esposta a valutazione, non sono trattati da nessuna delle tre e non hanno raccordo con ID05 Gestione commessa.

Chiusura

decisione — la delimitazione dei tre perimetri.

Gravità

media — le attività si svolgono, e la documentazione non consente di stabilire quale procedura si applichi.

R-80 — Gestione del cambiamento priva di presidio nel sistema Qualità e Ambiente

PO17 Gestione del cambiamento disciplina otto tipi di cambiamento ai fini della salute e sicurezza. Il sistema Qualità e Ambiente non ha una procedura di gestione del cambiamento: ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.7 tratta le sole variazioni di attività e servizi ai fini ambientali, e PO01 Identificazione del contesto e parti interessate prevede una valutazione preventiva sui progetti. I tre presidi non si citano.

Istanze

3 · PO17, ID11, PO01

Conseguenza

un cambiamento organizzativo produce effetti su entrambi i sistemi e viene valutato per i soli profili di salute e sicurezza e, separatamente, per i soli aspetti ambientali. La variazione dell'organigramma è uno dei tipi che PO17 elenca, e l'organigramma circola nei due sistemi in due revisioni diverse, come rilevato in R-74.

Chiusura

decisione — se il presidio sul cambiamento debba coprire entrambi i sistemi e con quale procedura.

Gravità

media — i cambiamenti vengono gestiti, e la valutazione dei loro effetti resta ripartita fra presidi che non comunicano.

R-102 — Adempimenti del codice etico non recepiti dai processi

Codice etico e di condotta §4.10 impone che tre categorie di documenti societari rechino una clausola di presa visione e accettazione del Codice: le conferme d'ordine e i questionari di qualifica per i fornitori, le offerte e i contratti per i clienti, le dichiarazioni di impegno a costituire raggruppamento temporaneo per i partner di gara. Le tre procedure che governano quei documenti, ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni, ID04-FL01 Emissione dell'offerta e ID15 Gestione gare d'appalto, non citano il Codice e non prevedono la clausola fra i contenuti dei rispettivi documenti.

Istanze

3 processi · ID06, ID04-FL01, ID15

Conseguenza

l'estensione degli impegni del Codice a fornitori, clienti e partner dipende da una clausola che nessuna procedura prescrive di inserire. Il Codice attribuisce inoltre al proprio Responsabile il supporto agli audit interni sulla sua applicazione, e ID08 Verifiche ispettive interne non prevede il Codice fra gli oggetti di verifica.

Chiusura

decisione — se le procedure debbano recepire l'adempimento.

Gravità

media — l'obbligo è enunciato nel Codice approvato dal Consiglio di Amministrazione e non ha un processo che lo esegua.

R-103 — Applicativi gestionali con funzioni sovrapposte

Dotazione hardware e software elenca due applicativi per la pianificazione delle attività e due per le risorse umane. Progeta è descritto come sistema di gestione dei progetti con pianificazione, timesheet, controllo di redditività e gestione delle risorse umane; Asana Enterprise Plan è descritto come applicazione di pianificazione, gantt e piani di lavoro; Zucchetti è presente con i moduli HR Analytics e AD HOC Revolution. ID05 Gestione commessa descrive l'intero ciclo della commessa come una sequenza di azioni dentro Progeta e non nomina Asana. ID03 Formazione e addestramento prescrive che le registrazioni di addestramento vadano "nei sistemi gestionali Progeta e Zucchetti" senza indicare che cosa vada in quale sistema.

Istanze

4 applicativi · Dotazione hardware e software, ID05, ID03

Conseguenza

la pianificazione delle attività e la registrazione delle competenze possono risiedere in due sistemi ciascuna, e nessun documento indica quale sia la fonte da considerare autoritativa. Il dato sul carico di lavoro, che è uno degli elementi da rilevare nella fase di mappatura, può quindi avere due origini non riconciliate.

Chiusura

informazione — quale sistema è la fonte di riferimento per ciascuna funzione.

Gravità

media — i processi si svolgono, e il dato che li misura può divergere fra i due sistemi.

R-126 — Un solo modulo di qualifica per due modelli di fornitore

Il modulo m18, consegnato nelle varianti Società e Professionista, raccoglie ragione sociale o dati anagrafici, sede, contatto, coordinate bancarie e dati fiscali, con la visura camerale oppure il documento di identità e l'eventuale certificato di iscrizione all'albo. PO14 Appalti e accessi prescrive per la qualifica del fornitore che accede al sito l'iscrizione alla camera di commercio, la dichiarazione di possesso dei requisiti di idoneità tecnico professionale ex art. 26, e secondo l'attività il DURC, le abilitazioni ai sensi del D.M. 37/08, l'evidenza degli obblighi formativi e delle nomine di RSPP, medico competente e rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, il documento di valutazione dei rischi o il piano operativo di sicurezza, e l'assicurazione. ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.9 prescrive inoltre la verifica dell'iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali e delle autorizzazioni degli impianti. Nessuno di questi elementi compare in m18.

Istanze

3 · ID06 §4, PO14, ID11 §5.9

Conseguenza

la qualifica raccolta con m18 non contiene gli elementi su cui il sistema Salute e Sicurezza fonda l'idoneità del fornitore, e PO14 rinvia la qualifica proprio al sistema Qualità e Ambiente. Chi qualifica un'impresa che entra in cantiere o in sede non dispone di un modulo che raccolga ciò che deve verificare.

Chiusura

decisione — se m18 debba raccogliere anche i requisiti di sicurezza e ambientali, oppure se la qualifica si articoli in due moduli distinti.

Gravità

alta — l'idoneità tecnico-professionale è un obbligo dell'art. 26 del D.Lgs 81/08 e la sua evidenza è richiesta in audit.

H — Ambito dichiarato incoerente

Procedure il cui campo di applicazione dichiarato è più stretto o più largo delle attività che disciplinano nel corpo del testo. Montana ha una sede a Milano e opera in cantieri e su siti di terzi, per cui la delimitazione dell'ambito determina se una regola si applichi al lavoro sul campo.

R-81 — Applicabilità circoscritta alla sede in quattro procedure

Quattro procedure del sistema Salute e Sicurezza dichiarano di applicarsi alle attività svolte nella sede di via Angelo Fumagalli 6, e disciplinano materie che riguardano anche il lavoro in cantiere e presso i clienti. PO07 Audit interni SSL circoscrive alla sede l'audit di un sistema che copre il lavoro in cantiere, disciplinato da PO08 Attività operative e controllo operativo e PO14 Appalti e accessi. PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione circoscrive alla sede la consultazione dei lavoratori, che riguarda anche i dispositivi di protezione e le procedure operative usate in cantiere. PO11 Sostanze pericolose e rischio chimico circoscrive alla sede una procedura il cui §6.1 disciplina l'attività presso siti contaminati di terzi. PO15 Sorveglianza sanitaria circoscrive alla sede la sorveglianza sanitaria, che riguarda anche chi opera in cantiere.

Istanze

4 · PO07, PO04, PO11, PO15

Conseguenza

letta alla lettera, ciascuna delle quattro procedure non si applica all'attività prevalente dell'azienda. Il caso di PO11 è il più netto, perché il corpo del documento disciplina proprio il lavoro su siti contaminati che l'applicabilità esclude.

Chiusura

decisione — l'estensione del campo di applicazione alle attività svolte fuori sede.

Gravità

media — le regole vengono applicate anche in cantiere nella pratica, e il documento dichiara un perimetro che le escluderebbe.

R-82 — Ambito degli appalti in PO14

PO14 Appalti e accessi circoscrive nello scopo la procedura agli appalti "all'interno del sito di Montana", mentre il capitolo sull'applicabilità richiama il Titolo IV del D.Lgs 81/08, che disciplina i cantieri temporanei o mobili. La procedura non tratta la posizione di Montana come appaltatrice o come coordinatore nei cantieri di terzi, che è l'attività prevalente e che ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza disciplina dal punto di vista del ruolo di coordinatore per l'esecuzione.

Istanze

1 · PO14 Appalti e accessi

Conseguenza

lo scopo e l'applicabilità della stessa procedura indicano due perimetri diversi, uno interno alla sede e uno esteso ai cantieri. Gli obblighi di cooperazione e coordinamento verso le imprese con cui Montana opera nei cantieri di terzi non trovano disciplina in nessuna delle due letture.

Chiusura

decisione — quale dei due perimetri la procedura assume.

Gravità

media — gli obblighi verso gli appaltatori in sede sono disciplinati, e la posizione dell'azienda nei cantieri di terzi resta fuori dal documento.

R-83 — Perimetro del sistema integrato indicato come solo ambientale

Tre procedure del sistema Qualità e Ambiente alternano la denominazione del sistema a cui si riferiscono. ID01 Riesame della direzione §1 alterna "Sistema di gestione per la Qualità e l'Ambiente" e "Sistema di Gestione Ambientale", e il §5.2.2 parla di "riesame del Sistema Ambientale". ID10 Conformità legislativa §5.1 parla di "riesame del Sistema Ambientale". ID12 Sorveglianza e misurazione §1.1 limita l'applicabilità agli aspetti ambientali significativi e ai requisiti del sistema di gestione ambientale, mentre il §5.3 estende il monitoraggio agli indicatori di qualità.

Istanze

3 · ID01, ID10, ID12

Conseguenza

il sistema è integrato e certificato su due norme, e tre procedure dichiarano un perimetro che ne copre una sola. Nel caso di ID12 la contraddizione è interna al documento, perché l'applicabilità esclude la qualità e il corpo la tratta. Il riesame della direzione, che secondo ID01 riguarda il "Sistema Ambientale", è l'atto che chiude il ciclo di entrambe le norme.

Chiusura

decisione — la denominazione unica del sistema e l'allineamento dei capitoli di applicabilità.

Gravità

media — la certificazione copre entrambe le norme, e i documenti descrivono un perimetro più stretto.

R-84 — Attività incluse nello scopo e non trattate nel corpo

Quattro procedure annunciano nello scopo attività che nessun paragrafo disciplina. ID03 Formazione e addestramento include nello scopo e nell'applicabilità la ricerca e selezione del personale, con criteri di "pubblicità, trasparenza, imparzialità e pari opportunità", e non la tratta in alcuna sezione; ID14 Comunicazione e marketing descrive intanto una sezione del sito dedicata alle candidature. ID19 Gestione finanziaria include nello scopo la cassa contanti e le carte prepagate bancomat, che nessun paragrafo tratta. ID22 Due diligence e consulenza ambientale annuncia di individuare "le tempistiche" e di descrivere "le azioni di riesame/verifica/validazione", e non contiene né tempi né una verifica interna della relazione prima dell'invio al cliente. ID12 Sorveglianza e misurazione annuncia la "valutazione periodica della conformità nei confronti della legislazione rilevante", che è oggetto di altre due procedure e qui non è trattata.

Istanze

4 · ID03, ID19, ID22, ID12

Conseguenza

chi cerca la disciplina di una di queste attività la trova annunciata e non descritta. La ricerca e selezione riceve dallo scopo di ID03 un impegno su criteri di imparzialità che nessun paragrafo traduce in una modalità operativa, mentre il canale di raccolta delle candidature è attivo sul sito.

Chiusura

decisione — se le attività annunciate debbano essere disciplinate o rimosse dallo scopo.

Gravità

media — le attività si svolgono senza procedura documentata.

R-85 — Coordinamento per la sicurezza in fase di progettazione

ID18 Progettazione include nel proprio scopo il Coordinamento per la Sicurezza in fase di Progettazione e non lo tratta in alcun paragrafo del corpo. ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza include il coordinamento in fase di progettazione fra le attività del §1 e definisce il ruolo al §2, mentre nel corpo disciplina il solo coordinatore per l'esecuzione.

Istanze

2 · ID18, ID17

Conseguenza

il coordinatore per la sicurezza in fase di progettazione è nominato in due procedure e disciplinato in nessuna. È un incarico che il D.Lgs 81/08 attribuisce con obblighi propri, fra cui la redazione del piano di sicurezza e coordinamento, e Montana lo eroga come servizio ai committenti.

Chiusura

decisione — quale procedura disciplina il ruolo.

Gravità

alta — l'incarico comporta obblighi personali del coordinatore previsti dalla legge, e nessuna procedura del sistema ne descrive l'esecuzione.

R-104 — Sede di Siracusa fuori dal campo di applicazione dichiarato

Dotazione hardware e software dichiara fra gli apparati di rete un "Firewall di rete uffici Siracusa", distinto dal firewall della sede di Milano. Il Manuale integrato Qualità e Ambiente non nomina sedi diverse da quella di Milano nel proprio campo di applicazione, e quattro procedure del sistema Salute e Sicurezza circoscrivono la propria applicabilità alla sede di via Angelo Fumagalli 6, come rilevato in R-81.

Istanze

1 sede · Dotazione hardware e software, Manuale integrato Qualità e Ambiente

Conseguenza

se a Siracusa opera personale di Montana, le procedure sugli audit interni, sulla comunicazione e consultazione, sulle sostanze pericolose e sulla sorveglianza sanitaria non vi si applicano secondo il proprio campo di applicazione, e il campo di certificazione del sistema Qualità e Ambiente non la comprende.

Chiusura

informazione — quali sedi l'azienda ha, con quanto personale, e quali rientrano nel perimetro dei due sistemi.

Gravità

alta — l'estensione del sistema di gestione a tutte le sedi in cui l'azienda opera è un presupposto della certificazione e degli obblighi di sicurezza.

I — Misure, termini e frequenze assenti

Obblighi enunciati senza scadenza, controlli senza periodicità, processi senza indicatori. I rilievi di questa sezione riguardano prescrizioni corrette nel merito a cui manca la grandezza che le rende verificabili. Le due voci finali estendono la famiglia ai controlli che nessuna procedura prevede, rilevati sulla dotazione informatica documentata.

R-86 — Termini di esecuzione assenti nei processi di commessa

Sette procedure descrivono passaggi obbligati senza indicare entro quando vadano compiuti. ID05 Gestione commessa non fissa termini per la nomina del project manager, per la chiusura della commessa né per l'archiviazione finale. ID18 Progettazione non ne fissa per la verifica, per l'emissione né per la riunione di chiusura rispetto alla consegna. ID02 Gestione documenti e registrazioni non fissa il termine entro cui archiviare nella cartella finale dopo la trasmissione al cliente. ID04-FL01 Emissione dell'offerta non fissa un tempo massimo per la risposta al cliente né per l'analisi della richiesta. ID13 Gestione amministrativa non fissa il termine per l'emissione della fattura dopo la conferma del project manager né per il pagamento delle fatture passive. ID20 Gestione contabile e bilancio non fissa termini per la chiusura, per la predisposizione del prospetto né per la convocazione dell'assemblea. ID22 Due diligence e consulenza ambientale non fissa tempi per nessuna fase, benché lo scopo dichiari di individuare "le tempistiche". ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza non fissa tempi per i verbali, per i SAL né per l'aggiornamento della contabilità, salvo il principio generale di contemporaneità.

Istanze

8 · ID05, ID18, ID02, ID04-FL01, ID13, ID20, ID22, ID17

Conseguenza

il ciclo che va dall'offerta all'incasso non ha alcun termine documentato in nessuno dei suoi passaggi. Un ritardo non costituisce uno scostamento rispetto alla procedura, perché la procedura non definisce il tempo atteso, e il riesame della direzione non dispone di una misura di puntualità.

Chiusura

decisione — i termini che l'azienda intende fissare.

Gravità

media — il processo si svolge, e la sua tempestività non è misurabile rispetto a un riferimento documentato.

R-87 — Termini assenti nel trattamento delle non conformità

ID09 Gestione non conformità e azioni correttive non fissa alcun termine per segnalare, registrare, trattare, verificare l'efficacia o chiudere una non conformità, e non prevede una classificazione di gravità che consenta di graduare la risposta. L'unica indicazione temporale del sistema Qualità e Ambiente è la formula "senza indebiti ritardi" di ID08 Verifiche ispettive interne, riferita alle azioni correttive da audit. PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive verifica l'efficacia "dopo un periodo di tempo congruente". PO02 Obblighi di conformità non definisce che cosa accada se un'azione correttiva su una non conformità legislativa non viene chiusa entro la scadenza, né un criterio di priorità fra le non conformità legislative.

Istanze

4 · ID09, ID08, PO05, PO02

Conseguenza

una non conformità aperta non ha una scadenza rispetto a cui risultare in ritardo, in nessuno dei due sistemi. ID08 richiede la comunicazione immediata per le "non conformità critiche" e la categoria non è definita in ID09, per cui l'unico meccanismo di urgenza previsto non ha un presupposto applicabile.

Chiusura

decisione — i termini di trattamento e la classificazione di gravità.

Gravità

media — le non conformità vengono trattate, e la loro tempestività non è verificabile.

R-88 — Frequenze di controllo non indicate

Dieci procedure prescrivono un controllo periodico senza fissarne la periodicità. ID08 Verifiche ispettive interne non indica la frequenza degli audit né una copertura minima, e stabilisce che il programma coinvolga "a rotazione" tutte le attività. ID10 Conformità legislativa definisce l'audit legislativo "periodico" senza frequenza. ID11 Gestione degli aspetti ambientali non fissa una cadenza minima per la valutazione degli aspetti. ID16 Gestione del rischio non fissa la cadenza della valutazione. ID12 Sorveglianza e misurazione fissa l'aggiornamento annuale del modulo degli indicatori e non la frequenza dei monitoraggi. PO13 Controllo e monitoraggio non fissa alcuna frequenza, né per i controlli di primo livello, né per quelli di secondo, né per l'aggiornamento del cruscotto. PO08 Attività operative e controllo operativo contiene la frequenza nel modulo e non nella procedura. PO09 Gestione manutenzioni, controlli e verifiche rinvia alla "cadenza minima derivante dagli impianti presenti". ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza non indica la frequenza delle visite in cantiere, né per il direttore dei lavori né per il coordinatore per l'esecuzione. PO12 Gestione delle emergenze rinvia al piano della manutenzione la frequenza dei controlli sui presidi antincendio.

Istanze

10 procedure

Conseguenza

un controllo senza periodicità non può risultare scaduto. Il caso di ID17 riguarda il presidio centrale dell'attività di direzione lavori, che è la visita in cantiere. Il caso di ID08 riguarda la programmazione degli audit interni, che è l'elemento su cui un ente di certificazione verifica la copertura del sistema.

Chiusura

decisione — le frequenze che l'azienda intende fissare.

Gravità

alta — la programmazione degli audit interni e la periodicità dei controlli sono oggetto diretto della verifica di certificazione.

R-89 — Soglie enunciate senza conseguenza e soglie di autorizzazione assenti

Cinque procedure fissano una soglia senza indicare che cosa accada al suo superamento, oppure rinviano a soglie che non definiscono. PO03 Formazione SSL stabilisce l'obbligo di frequenza del 90 per cento delle ore previste e non indica le conseguenze del mancato raggiungimento. ID03 Formazione e addestramento prevede la verifica della percentuale di attuazione del piano di formazione senza conseguenze descritte, e fissa un tetto di 100 ore senza un fabbisogno minimo. ID13 Gestione amministrativa non prevede soglie di autorizzazione per i pagamenti, la cui unica condizione è la disponibilità e il fido. ID19 Gestione finanziaria non indica soglie di importo per alcuna autorizzazione. ID04-FL01 Emissione dell'offerta rinvia la soglia economica che attiva l'Amministratore Delegato e il Consiglio di Amministrazione a un documento esterno che non allega. Il mansionario non contiene soglie di delega per importo o per tipo di impegno.

Istanze

6 · PO03, ID03, ID13, ID19, ID04-FL01, Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma

Conseguenza

il sistema documentale non contiene alcuna soglia di importo che distingua un impegno ordinario da uno che richiede un'autorizzazione superiore. La soglia dell'offerta esiste ed è definita altrove, per cui il flusso approvativo descritto non è eseguibile con i soli documenti consegnati.

Chiusura

informazione, poi decisione — dove sono definite le soglie di autorizzazione. Se non esistono in forma documentata, la voce si trasforma in una decisione.

Gravità

media — le autorizzazioni avvengono secondo prassi note all'interno, e il presidio non è documentato né verificabile.

Stato

ridotto il 9 set. 2026 — l'istanza relativa a ID04 si chiude: la procedura consegnata fissa le soglie di verifica dell'offerta a 150.000, 500.000 e 750.000 euro. Restano aperte le istanze su ID03, ID13, ID19, PO03 e sul mansionario.

R-90 — Indicatori di prestazione non definiti

Quattro procedure prevedono la misurazione delle prestazioni senza definire che cosa si misuri. ID14 Comunicazione e marketing descrive un apparato di comunicazione articolato su sito, newsletter e quattro canali social senza alcuna misura di efficacia. ID12 Sorveglianza e misurazione descrive come gli indicatori si scelgono e si aggiornano, mentre l'elenco vive nel modulo m02, che non è stato consegnato. PO13 Controllo e monitoraggio rinvia gli indicatori al cruscotto sicurezza e non li elenca nel testo. ID03 Formazione e addestramento misura la percentuale di attuazione del piano e non definisce un fabbisogno formativo minimo rispetto a cui valutarla.

Istanze

4 · ID14, ID12, PO13, ID03

Conseguenza

il riesame della direzione riceve fra gli elementi in ingresso le prestazioni dei processi, e il corpus non contiene l'elenco degli indicatori di nessuno dei due sistemi. La documentazione non indica se i due insiemi di indicatori confluiscano in una lettura unitaria né chi la componga.

Chiusura

informazione — l'elenco degli indicatori in uso, che risiede nei moduli non consegnati.

Gravità

media — le prestazioni sono presumibilmente misurate, e il criterio di misura resta fuori dal corpus esaminato.

R-105 — Aggiornamento dei sistemi informatici privo di presidio

Dotazione hardware e software dichiara che il file server, che svolge anche funzioni di domain controller e di server di database, opera con Windows Server 2008 R2. Il supporto esteso di quel sistema operativo è terminato nel gennaio 2020, per cui il server non riceve aggiornamenti di sicurezza. ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico disciplina il backup e affida la dotazione informatica a un fornitore esterno, senza trattare l'aggiornamento dei sistemi operativi, la gestione delle vulnerabilità né la dismissione dei sistemi fuori supporto. Nessun'altra procedura dei due sistemi vi provvede.

Istanze

1 · Dotazione hardware e software, ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico

Conseguenza

sul server risiedono, secondo ID02 Gestione documenti e registrazioni e ID05 Gestione commessa, la documentazione di sistema e la documentazione di commessa. ID07 prescrive inoltre che i supporti di backup restino nella stessa stanza dei server, senza copia fuori sede.

Chiusura

informazione, poi decisione — se il server sia ancora in produzione e quale sia il piano di sostituzione; la definizione di un presidio sugli aggiornamenti è una decisione successiva.

Gravità

alta — la documentazione di commessa e le registrazioni del sistema risiedono su un'infrastruttura che nessuna procedura presidia sotto il profilo degli aggiornamenti.

R-106 — Uso degli strumenti di intelligenza artificiale non normato

Dotazione hardware e software dichiara due licenze Copilot 365 e descrive la dotazione Microsoft come comprensiva di funzioni di intelligenza artificiale. Nessun documento dei due sistemi di gestione disciplina l'uso di strumenti di intelligenza artificiale, né sotto il profilo della riservatezza dei dati di commessa e dei dati personali, né sotto quello della verifica degli output che confluiscono negli elaborati consegnati al cliente. Il corpus consegnato comprende le linee guida della Commissione europea sull'articolo 50 del regolamento sull'intelligenza artificiale, che nessuna procedura richiama.

Istanze

1 · Dotazione hardware e software

Conseguenza

gli elaborati progettuali passano per la catena di verifica e approvazione descritta da ID18 Progettazione, che non distingue i contenuti prodotti con assistenza automatica. Il Codice etico e di condotta §4.7 impegna l'azienda alla riservatezza delle informazioni acquisite nell'attività lavorativa, e non esiste una regola su quali dati possano essere trattati con strumenti esterni.

Chiusura

decisione — se adottare una regola d'uso degli strumenti di intelligenza artificiale e con quale perimetro.

Gravità

media — gli strumenti sono in dotazione a due postazioni dichiarate, e l'estensione effettiva dell'uso si rileva nella fase 6.

Stato

misurato il 9 set. 2026 — la rilevazione di luglio 2026 su 103 risposte, riportata in Uso dell'intelligenza artificiale in azienda, indica che il 91 per cento di chi risponde usa ChatGPT e che 101 persone su 103 usano almeno uno strumento diverso da Copilot. Il rilievo resta aperto: la misura riguarda la diffusione dello strumento, mentre la disciplina del suo uso continua a mancare. La gravità sale: dal 20 luglio 2026 il codice deontologico dei geologi impone ai professionisti iscritti doveri di competenza, verifica e sicurezza estesi ai loro collaboratori, e un obbligo di informativa al committente, che nessuna regola aziendale consente di assolvere. Vedi R-16, R-124 e R-125.

R-125 — Formazione sull'uso dell'intelligenza artificiale non programmata

Il codice deontologico dei geologi impone all'iscritto che si avvalga di sistemi di intelligenza artificiale di "avere piena conoscenza della tecnologia prescelta, nonché possedere formazione e competenze necessarie per il suo corretto utilizzo", e di accertarsi che i sistemi impiegati siano dotati di adeguate misure di sicurezza, riservatezza e protezione dei dati personali. Il foglio dell'anno 2026 del modulo m05, piano di formazione, non contiene righe, e nessun corso sulla materia risulta programmato nel registro m21. La rilevazione di luglio 2026 indica che 46 persone su 103 dichiarano di sperimentare per conto proprio.

Istanze

2 moduli · m05 piano di formazione, m21 registro dei corsi

Conseguenza

la competenza sugli strumenti si forma per iniziativa individuale, e l'azienda non dispone di evidenza della formazione che la norma professionale richiede ai suoi iscritti.

Chiusura

decisione — se la formazione sugli strumenti di intelligenza artificiale debba entrare nel piano annuale.

Gravità

media — l'obbligo è del singolo professionista e l'azienda non dispone dell'evidenza che ne documenterebbe l'assolvimento.

R-127 — Regolamento sugli strumenti informatici privo di riferimento agli strumenti di intelligenza artificiale

Il Regolamento su internet, posta elettronica e strumenti di lavoro informatici, sottoscritto per accettazione dal personale dipendente, vieta al §2 "l'uso e/o l'installazione di programmi non distribuiti ufficialmente dal Titolare o comunque non autorizzati" e al §5 di "utilizzare sui personal computer caselle di posta elettronica esterne, se non preventivamente autorizzate dal Titolare". Il documento non nomina gli strumenti di intelligenza artificiale e non stabilisce se un servizio raggiungibile dal browser, senza installazione sul dispositivo, ricada nel divieto del §2. Non indica inoltre come si chieda l'autorizzazione che entrambi i divieti presuppongono, né quale funzione la conceda.

Istanze

2 · Regolamento sugli strumenti informatici §2 e §5

Conseguenza

la rilevazione di luglio 2026 indica che il 91 per cento di chi ha risposto usa ChatGPT e che 46 persone su 103 sperimentano per conto proprio. Chi usa uno di questi strumenti non ricava dal regolamento se la condotta rientri nel divieto del §2, che il §9 assoggetta ai provvedimenti disciplinari, e chi volesse autorizzarla non dispone di un procedimento.

Chiusura

decisione — se il divieto di programmi non autorizzati comprenda i servizi accessibili dal browser, e con quale procedimento si conceda l'autorizzazione.

Gravità

media — l'uso è diffuso e la regola scritta non consente di stabilire se lo consenta.

Stato

sciolto il 9 set. 2026 — la voce rilevava l'assenza di una regola d'uso degli strumenti informatici per il personale dipendente, ricavata da un corpus che conteneva il solo regolamento rivolto ai fornitori. La consegna del pacchetto per i dipendenti del 2024 mostra che il regolamento esiste, è rivolto a tutto il personale e viene sottoscritto per accettazione. Il difetto residuo riguarda il perimetro del divieto e il procedimento di autorizzazione.

R-133 — Formazione periodica sulla protezione dei dati dichiarata e non programmata

La lettera di nomina dell'Autorizzato dichiara che il titolare "provvederà anche alla formazione periodica nonché alla consegna delle Istruzioni operative per l'Autorizzato". Il documento non indica la periodicità, non rinvia a ID03 Formazione e addestramento e non nomina il modulo su cui la formazione si registra. Il foglio dell'anno 2026 del modulo m05, piano di formazione, non contiene righe, e il registro m21 non riporta corsi sulla protezione dei dati personali.

Istanze

3 · Lettera di nomina dell'Autorizzato, m05 piano di formazione, m21 registro dei corsi

Conseguenza

l'azienda si è impegnata per iscritto verso ciascun Autorizzato a una formazione di cui non ha fissato la frequenza e di cui non dispone di evidenza, mentre l'art. 29 del regolamento europeo fonda il trattamento dell'Autorizzato sulle istruzioni del titolare.

Chiusura

informazione — se la formazione sulla protezione dei dati sia stata erogata, a quante persone e con quale periodicità.

Gravità

media — l'impegno è sottoscritto e l'evidenza della sua esecuzione non risulta dai moduli di formazione.

J — Difetti redazionali

Refusi, numerazioni incoerenti, indici non allineati al corpo, testo importato da un sistema di gestione all'altro. I rilievi di questa sezione non incidono sull'esecuzione dei processi; incidono sulla leggibilità dei documenti e sulla tenuta di una verifica formale.

R-91 — Testo importato dal sistema ambientale in procedure sulla salute e sicurezza

Sette procedure del sistema Salute e Sicurezza contengono passaggi che appartengono a un sistema di gestione ambientale. PO01 Identificazione del contesto e parti interessate apre il capitolo sull'aggiornamento delle informazioni con "L'identificazione degli aspetti ambientali significativi è effettuata una prima volta…". PO02 Obblighi di conformità riferisce l'applicabilità a prescrizioni "in materia ambientale" e apre il capitolo operativo con "La metodologia dell'analisi degli aspetti ambientali si articola in 4 fasi". PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione include fra i temi di comunicazione esterna gli "aspetti ambientali significativi". PO06 Gestione documentazione e registrazioni SSL prescrive di dare le definizioni "quando non incluse nel Manuale Ambientale". PO07 Audit interni SSL chiede all'auditor di verificare che "i processi associati alla tutela ambientale e alla Salute e Sicurezza sul Lavoro siano conosciuti e mantenuti sotto controllo". PO12 Gestione delle emergenze include fra i contenuti obbligatori del piano di emergenza "gli aspetti ambientali significativi individuati". PO17 Gestione del cambiamento apre il capitolo operativo con l'incipit della procedura sui dispositivi di protezione individuale.

Istanze

7 · PO01, PO02, PO04, PO06, PO07, PO12, PO17

Conseguenza

le procedure sono state costruite adattando modelli di un sistema ambientale, e in sette casi l'adattamento non è stato completato. Nel caso di PO17 il capitolo che dovrebbe descrivere la gestione del cambiamento si apre descrivendo la scelta dei dispositivi di protezione, e nel caso di PO02 il capitolo operativo annuncia una metodologia in quattro fasi che riguarda gli aspetti ambientali.

Chiusura

decisione — la revisione dei passaggi importati.

Gravità

bassa — il resto di ciascun documento è pertinente alla materia, e i passaggi importati sono riconoscibili.

R-92 — Riferimenti a uno stabilimento inesistente

PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione riferisce le comunicazioni ambientali "alle attività dello stabilimento". PO12 Gestione delle emergenze prescrive l'affissione delle planimetrie "in tutti i locali dello Stabilimento". Montana ha una sede di uffici a Milano e opera in cantieri di terzi.

Istanze

2 · PO04, PO12

Conseguenza

la prescrizione sull'affissione delle planimetrie individua un luogo che non esiste, e non copre i cantieri, dove la gestione dell'emergenza segue il piano di sicurezza del committente senza che il raccordo sia descritto.

Chiusura

decisione — la sostituzione del termine con la sede e l'estensione alle attività fuori sede.

Gravità

bassa — la sede è l'unico luogo a cui la prescrizione possa riferirsi.

R-93 — Documenti che si interrompono a metà frase

Sei documenti contengono un capitolo o un periodo troncato. PO15 Sorveglianza sanitaria chiude con "La lettera viene redatta e firmata in duplic". PO13 Controllo e monitoraggio si interrompe al §6.5 "Verifiche di 2° livel". PO03 Formazione SSL interrompe il capitolo sugli attestati con "se i corsi vengono organizzati da E". PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive interrompe il capitolo degli allegati con "MOD.PO05.01 (DB gestione NC-AC-Infortuni

• NM) e". PO06 Gestione documentazione e registrazioni SSL interrompe a metà il capitolo 7 sulle istruzioni operative. ID03 Formazione e addestramento chiude il §5.4 con "il testo viene archiviato sia in forma informatica".

Istanze

6 · PO15, PO13, PO03, PO05, PO06, ID03

Conseguenza

in ciascun caso la parte mancante è la prescrizione. PO13 si interrompe sul titolo del paragrafo che dovrebbe descrivere le verifiche di secondo livello, che sono l'oggetto della procedura; PO05 si interrompe sull'elenco degli allegati, per cui non è dato sapere quanti siano.

Chiusura

informazione — se esistano versioni complete dei sei documenti.

Gravità

media — cinque dei sei troncamenti cadono su un contenuto prescrittivo.

R-94 — Numerazioni di paragrafo incoerenti

Sei documenti hanno una numerazione che salta, si ripete o non corrisponde all'indice. PO15 Sorveglianza sanitaria non ha un capitolo 4, ha due capitoli numerati 5 e tre paragrafi numerati 6.4. PO17 Gestione del cambiamento passa dal §6.5 al §6.7, e l'indice riporta i soli paragrafi 6.1 e 6.2, mentre i tipi di cambiamento elencati sono otto. PO13 Controllo e monitoraggio ha due paragrafi numerati 6.3. ID19 Gestione finanziaria apre il capitolo 5 direttamente dal §5.1.1, senza un §5.1. PO11 Sostanze pericolose e rischio chimico ha un indice che elenca i paragrafi 6.1, 6.3, 6.4, 6.5 e 6.6 con titoli che nel corpo sono numerati da 6.1 a 6.4. MSGSL Manuale del sistema SSL ha i paragrafi 1.18 e 1.20 con lo stesso titolo.

Istanze

6 · PO15, PO17, PO13, ID19, PO11, MSGSL

Conseguenza

il rinvio a un paragrafo non individua univocamente un contenuto. Nel caso di PO17 il salto di numerazione corrisponde all'assenza del paragrafo su uno degli otto tipi di cambiamento; nel caso di PO11 lo scarto fra indice e corpo corrisponde all'assenza del paragrafo sugli agenti biologici, rilevata in R-50.

Chiusura

decisione — la rinumerazione dei documenti interessati.

Gravità

bassa — il contenuto è reperibile per titolo.

R-95 — Rimandi interni a paragrafi inesistenti o errati

Due procedure rinviano a paragrafi del proprio testo che non contengono l'argomento richiamato. ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.3.6 rinvia al "par. 5.3.2.1", che non esiste; il paragrafo sul take-back è il 5.3.3. ID22 Due diligence e consulenza ambientale §5.4.8 indica che la site visit è eseguita "da tutti gli specialisti coinvolti nella DD e definiti al punto 5.4.3", mentre il §5.4.3 tratta l'ordine ai fornitori e il gruppo di lavoro è definito al §5.4.4.

Istanze

2 · ID11, ID22

Conseguenza

chi segue il rinvio non trova la definizione che il testo dichiara di avere già dato. I rinvii verso altre procedure, che presentano lo stesso difetto, sono raccolti in R-37.

Chiusura

informazione — conferma che i paragrafi corretti siano quelli ricostruiti sopra.

Gravità

bassa — il paragrafo corretto è individuabile leggendo il documento.

R-96 — Refusi

I refusi rilevati durante la lettura del corpus sono raccolti qui perché ricorrono anche in tabelle e titoli, dove incidono sulla ricerca del contenuto.

Istanze

12 documenti

Conseguenza

due refusi cadono in punti che incidono sulla comprensione. La frase di PO11 che contiene "Caria" introduce la condizione di applicazione di uno step della valutazione del rischio chimico; la voce "Agenti biologigi" è il titolo del paragrafo assente rilevato in R-50.

Chiusura

decisione — la correzione dei testi.

Gravità

bassa — nessuno dei refusi rende ambigua una prescrizione.

R-97 — Capitoli vuoti e voci duplicate

P16 Gestione dei DPI ha il capitolo Definizioni costituito da un solo trattino. MSGSL Manuale del sistema SSL ha nell'indice due voci con lo stesso titolo, corrispondenti ai paragrafi 1.18 e 1.20. PO14 Appalti e accessi dichiara "nessun allegato" nel capitolo degli allegati, mentre il processo dispone di un modulo e di un registro di valutazione dei fornitori.

Istanze

3 · P16, MSGSL, PO14

Conseguenza

il capitolo Definizioni di P16 è il punto in cui la procedura dovrebbe distinguere i dispositivi di protezione per categoria, che è il presupposto delle regole di consegna e riconsegna.

Chiusura

decisione — il completamento dei capitoli.

Gravità

bassa — il contenuto è ricavabile dal corpo dei documenti.

R-98 — Periodi di lettura ambigua

Due procedure contengono un periodo che ammette due letture diverse. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.3 recita: "Se il progettista è diverso dal Direttore Tecnico, dovrà essere indicato nella casella di verifica (indicare 'progettista'), coincidere con il PM e apporre proprio timbro e firma nella casella di verifica", e non è determinabile se il progettista debba coincidere con il project manager o se il soggetto della frase cambi. ID09 Gestione non conformità e azioni correttive §5.15 dice che le richieste di azioni correttive "sono illustrate al RSQA durante il riesame del sistema qualità e ambiente da parte della direzione", mentre secondo ID01 Riesame della direzione è il Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente a precompilare il riesame, per cui il destinatario appare invertito.

Istanze

2 · ID02, ID09

Conseguenza

il periodo di ID02 governa la catena di firma degli elaborati, già oggetto del rilievo R-27, e la sua lettura determina se il progettista possa essere una persona diversa dal project manager.

Chiusura

informazione — quale delle due letture corrisponde alla prassi.

Gravità

media — il periodo di ID02 incide su chi firma un elaborato consegnato al cliente.

R-99 — Paragrafo dichiarato nell'indice e assente dal corpo

L'indice di ID05 Gestione commessa, nei file _Rev1 e _Rev2, riporta il paragrafo "5.2.4 Chiusura della commessa" a pagina 5. Il corpo di entrambi i file passa dal paragrafo sul controllo tecnico a quello sull'archiviazione. La verifica è stata condotta leggendo i paragrafi dei documenti Word: l'espressione compare una sola volta in ciascun file, all'interno del campo che genera l'indice.

Istanze

2 file · ID05 Gestione commessa

Conseguenza

l'indice annuncia una disciplina della chiusura della commessa che il documento non contiene, e il §1 dichiara che la procedura definisce le modalità di "apertura e chiusura di progetti e commesse".

Chiusura

decisione — se il paragrafo debba essere scritto o rimosso dall'indice.

Gravità

media — chi cerca la regola sulla chiusura la trova annunciata e non scritta.

R-116 — Denominazione della procedura non costante nel documento

L'intestazione e l'indice di ID04 Gestione offerta commerciale riportano il titolo "GESTIONE OFFERTA COMMERCIALE". Il §1 chiama lo stesso documento "ID04 – gestione commerciale offerte", invertendo i due termini.

Istanze

1 · ID04 §1

Conseguenza

il documento porta due denominazioni, e i richiami che altre procedure ne fanno possono non corrispondere al titolo.

Chiusura

decisione — quale denominazione vale.

Gravità

bassa — il difetto riguarda la forma del documento.

R-122 — Refusi e autoriferimenti errati negli strumenti contrattuali

Le Condizioni generali definiscono al §1.1 le Parti come "Montan e il Cliente", attribuiscono al §7.1 lettera e) l'esecuzione dei servizi a "il Montana", dichiarano al §19.4 che le parti non intendono creare associazioni "tra Montana" senza indicare il secondo soggetto, ed elencano al §13.1 due polizze contrassegnandole entrambe con la lettera (a). Il documento tipo dell'offerta richiama nell'Allegato E l'accordo quadro "di cui alla offerta n. XXXX_YYYY_OF01_Rev1_OffertaTipo_ITA.docx" e, due righe più avanti, "le clausole dell'offerta XXXX_YYYY_OF01_Rev2_OffertaTipo_ITA.docx", mentre il documento che lo contiene è la Rev. 2.

Istanze

6 · Condizioni generali §1.1, §7.1, §13.1, §19.4; Documento tipo dell'offerta Allegato E

Conseguenza

i difetti riguardano documenti che l'azienda sottopone alla firma del cliente.

Chiusura

decisione — correzione nella prossima versione dei due documenti.

Gravità

bassa — il senso resta comprensibile e nessuna prescrizione ne risulta alterata.

R-134 — Denominazione della sede legale non costante

Il corpus riporta l'indirizzo della sede legale e operativa in sei grafie, che divergono sul nome della via oltre che sulla punteggiatura. Tre documenti indicano "Via Angelo Carlo Fumagalli n. 6": la Lettera di nomina dell'Autorizzato, la liberatoria per l'utilizzo delle immagini e l'Informativa privacy fornitori. Otto documenti omettono il secondo nome, fra cui il Regolamento sugli strumenti informatici e l'Informativa privacy per i dipendenti, dello stesso pacchetto del 2024, l'Accordo di riservatezza, le Condizioni generali, il Manuale del sistema Salute e Sicurezza, ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico e ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza.

Istanze

11 documenti · 6 grafie distinte

Conseguenza

i documenti interessati comprendono quelli che l'azienda sottopone alla firma di dipendenti, fornitori e clienti, dove l'indirizzo identifica la parte contraente e il titolare del trattamento.

Chiusura

decisione — quale grafia adottare, e correzione nella prossima revisione dei documenti che riportano le altre.

Gravità

bassa — l'identificazione della società resta possibile attraverso la partita IVA, costante in tutto il corpus.

R-135 — Età incompatibile con il rapporto di lavoro nel registro della formazione

Il foglio «LAVORATORI AL 22.04.26» del modulo Mod.PO03.01, il registro della formazione del sistema Salute e Sicurezza, riporta per il campo dell'età un valore minimo di 13 e un valore massimo di 80, su 214 righe di persona. L'età è calcolata per formula dall'anno di nascita, per cui il valore di 13 risale a un anno di nascita errato. Il campo alimenta la media di 36 anni riportata in Uso dell'intelligenza artificiale in azienda e in Catalogo dei processi aziendali.

Istanze

1 · Mod.PO03.01 Rev. 03, foglio «LAVORATORI AL 22.04.26»

Conseguenza

il registro è la fonte dell'organico per il piano di formazione di PO03 Formazione SSL, che dalla data di nascita non dipende. Il difetto incide sulle elaborazioni che il progetto ricava dal registro, e segnala che i dati anagrafici non sono sottoposti a controllo di ammissibilità.

Chiusura

informazione — correzione dell'anno di nascita errato e verifica degli altri campi anagrafici.

Gravità

bassa — il campo non condiziona l'esecuzione del processo di formazione.