Conformità legislativa — ID10

Documento

SGQA-ID10 "Conformità legislativa", Rev. 0 — Apr. 2023

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001

Scopo dichiarato

"Raccogliere le normative applicabili sia per la sede di Montana S.p.A sia per i servizi che eroga" (§1).

Applicabilità: la documentazione di carattere normativo attinente alle attività di Montana, ai clienti e fornitori e agli enti pubblici, "con particolare riferimento a quelli di controllo" (§1.1).

Confini

Innesco

l'attività di riesame, oppure un evento o una situazione che renda necessaria la verifica; per il secondo livello, l'avvio di una commessa.

Chiusura

l'aggiornamento del registro e, se necessario, l'apertura di una non conformità.

Output prodotti

registro della normativa applicabile aggiornato, scadenziario dei controlli ambientali, evidenza del riesame delle prescrizioni nel rapporto di riesame e nei verbali di audit.

L'architettura a due livelli

Il documento distingue due livelli di conformità legislativa con responsabilità e strumenti completamente diversi.

Primo livello — la sede (§5.1)

Normativa applicabile alla sede di Montana. Gestita attraverso:

1. Elenco della normativa applicabile — modulo m14 — Registro normativa applicabile
2. Audit legislativo periodico del RSQA
3. Valutazione del rispetto delle prescrizioni — il RSQA, in corrispondenza del riesame o a seguito di eventi che lo rendano necessario, verifica il rispetto delle prescrizioni legislative e delle altre prescrizioni sottoscritte, avviando se del caso le azioni necessarie, compreso l'aggiornamento di m14
4. Evidenza — riportata nel rapporto redatto dal RSQA in occasione del riesame e nel verbale degli audit interni

Piano dei controlli ambientali (§5.2)

Sulla base della legislazione ambientale applicabile alla sede e delle indicazioni acquisite dalla valutazione della significatività degli aspetti ambientali, il RSQA definisce lo scadenziario normativo (m34), che individua per ciascun aspetto ambientale significativo le scadenze temporali dei controlli e le responsabilità coinvolte.

Se i controlli indicano problemi, il RSQA rilascia una NC, la registra nel modulo m13 — Registro NC e individua l'azione risolutrice.

Secondo livello — i settori di attività (§5.3)

Tutte le leggi e norme che regolamentano i settori di attività di Montana (rifiuti, bonifiche, lavori, autorizzazioni ambientali) e la normativa trasversale da rispettare nello svolgimento delle attività professionali "che possono avere ripercussioni di tipo sanzionatorio o penali (direzione lavori, sicurezza progettazione, ecc)".

La conformità di secondo livello "è garantita dal Comitato Direttivo mediante il ricorso a banche dati elettroniche on line".

Normativa applicabile a una commessa (§5.4)

Per le commesse di progettazione e consulenza, la normativa applicabile è definita all'interno del documento da produrre, che riporta anche la conformità dell'opera o dell'intervento. La valutazione è effettuata dal PM o da un suo delegato.

Ruoli e responsabilità

Regole, soglie e controlli

Registrazioni e moduli previsti

Nessuna indicazione di dove risiedano fisicamente questi moduli.

Indicatori dichiarati

Nessun indicatore previsto dal documento.

Termini di dominio

Da verificare in intervista

• Il registro m14 esiste ed è aggiornato? Quante norme contiene, e quando è stato toccato l'ultima volta?
• Lo scadenziario m34 esiste? Chi lo consulta per sapere quando fare un controllo?
• Quali sono le "banche dati elettroniche on line" con cui il Comitato Direttivo garantisce la conformità di secondo livello? Sono abbonamenti attivi? Chi li consulta e con che frequenza?
• Come arriva a un PM la notizia che è cambiata una norma che riguarda la sua commessa? Esiste un canale, o dipende dalla sua iniziativa?
• L'audit legislativo periodico del RSQA si è tenuto? Con che esito?
• Il registro NC m13 è lo stesso registro usato da ID09 Gestione non conformità e azioni correttive, o sono due registri diversi?
• Chi verifica che la conformità dichiarata nel documento consegnato al cliente sia effettivamente stata valutata? Il §5.4 la affida al PM "o a un suo delegato" senza controllo di secondo livello.
• Come si raccorda questa procedura con quella del sistema Sicurezza (PO02 Obblighi di conformità), che ha una propria check list?

Cosa il documento non dice

Presidio di secondo livello privo di modalità operative. "Garantita dal Comitato Direttivo mediante il ricorso a banche dati elettroniche on line" non indica quali banche dati, chi le consulta, con che frequenza, come si diffonde l'aggiornamento e dove se ne tiene traccia. È il livello che riguarda le attività con "ripercussioni di tipo sanzionatorio o penali", cioè quello a rischio più alto, ed è il meno normato.

Non è indicata alcuna cadenza per l'audit legislativo, definito solo "periodico".

Non è descritto come si aggiorna m14 quando esce una norma nuova: non esiste un canale di sorveglianza normativa.

Non è indicato dove risiedono m13, m14 e m34.

Non è previsto cosa accade se una non conformità legislativa riguarda una commessa in corso: la NC di §5.2 riguarda solo i controlli ambientali di sede.

Il documento non tratta la conformità in materia di salute e sicurezza, che è oggetto del sistema 45001.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Modulo fuori elenco. m34 (scadenziario normativo) è prescritto al §5.2 ma non compare fra i riferimenti documentali del §3, che citano solo m14 (registro della normativa applicabile) e m13 (registro delle non conformità).

Perimetro del sistema indicato in modo incoerente. Il §5.1 parla di "riesame del Sistema Ambientale" in una procedura del sistema integrato Qualità e Ambiente — stessa oscillazione lessicale di ID01 Riesame della direzione.

Sovrapposizione sui controlli ambientali. Il §5.2 "Piano dei controlli ambientali" definisce scadenze e responsabilità per aspetto ambientale significativo. Lo stesso oggetto è trattato da ID11 Gestione degli aspetti ambientali per l'identificazione e la valutazione della significatività, e da ID12 Sorveglianza e misurazione per la sorveglianza e la misurazione. La ripartizione fra le tre procedure non è dichiarata in nessuna.

Registro NC condiviso o distinto. Qui le NC dei controlli ambientali si registrano in m13 (registro delle non conformità); occorre verificare in ID09 Gestione non conformità e azioni correttive se m13 sia lo stesso registro delle non conformità di servizio.

Doppia disciplina della conformità legislativa. Il presidio della normativa applicabile è ripartito fra due procedure con fonti e strumenti di diversa consistenza.

La conformità in materia di salute e sicurezza dispone di canali nominati e di uno strumento compilato. La conformità ambientale e di settore, che secondo ID10 §5.3 copre le attività con possibili «ripercussioni di tipo sanzionatorio o penali», si affida a fonti non identificate.