Riesame della direzione — ID01

Documento

SGQA-ID01 "Riesame della direzione", Rev. 0 — Apr. 2023

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001

Scopo dichiarato

Descrivere l'attività di riesame periodico del Sistema di gestione per la Qualità e l'Ambiente da parte del Comitato Direttivo, per valutarne "la sua continua idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia", e assicurare che la documentazione sia conforme alle norme, alla politica, agli obiettivi e ai traguardi, e sia aggiornata rispetto ai cambiamenti aziendali (§1).

Applicabilità: riesami periodici e straordinari (§1.1).

Confini

Innesco

la cadenza annuale, oppure un evento che richieda un riesame straordinario.

Chiusura

l'approvazione del rapporto di riesame da parte dell'Alta direzione.

Input richiesti

dodici elementi elencati al §5.2, a partire dall'analisi dei dati dell'anno precedente.

Output prodotti

rapporto di riesame, obiettivi dell'anno seguente, programma degli audit interni, programma di formazione, aggiornamento della valutazione fornitori.

Flusso dichiarato

1. Convocazione (§4) — a cura del Comitato Direttivo, che si avvale del RSQA per le prassi di convocazione, attuazione e verbalizzazione
2. Precompilazione degli elementi in ingresso (§5.2) — con cadenza annuale il RSQA "fornisce il riesame alla direzione compilando soltanto la sezione elementi in ingresso", presentando "quanto più è possibile" consuntivi e analisi statistiche dei dati raccolti
3. Riesame in Comitato Direttivo (§5.1) — condotto annualmente dal CD insieme al RSQA, a partire dall'analisi dei dati dell'anno precedente
4. Definizione degli elementi in uscita (§5.2.1) — decisioni e azioni orientate al miglioramento dell'efficacia del sistema, al miglioramento degli interventi formativi e dei servizi rispetto ai requisiti del cliente, e al bisogno di risorse
5. Fissazione degli obiettivi (§5.2.1) — obiettivi per Qualità e Ambiente per l'anno seguente
6. Provvedimenti (§5.2.1) — il RSQA, in accordo con il CD, indica provvedimenti quando emergono problemi, carenze generali o legate al personale, o il mancato raggiungimento degli obiettivi
7. Approvazione (§5.2.2) — "Il riesame deve essere approvato dall'Alta direzione nella figura del RD"
8. Archiviazione e diffusione (§5.2.2) — documentazione archiviata e conservata dal RSQA su supporto digitale; i rapporti sono portati a conoscenza delle aree in cui sono stati evidenziati problemi o necessità di cambiamenti

Riesami straordinari (§5.1)

Possibili in qualsiasi momento a seguito di: evidenze di tendenze negative, cambiamenti organizzativi, modifiche della legislazione, attese o richieste degli interlocutori dell'organizzazione, insegnamenti tratti da problemi o incidenti specifici.

Elementi in ingresso obbligatori (§5.2)

Stato delle azioni dai precedenti riesami · risultati degli audit · non conformità e azioni correttive · adeguatezza delle risorse · prestazioni dei fornitori esterni · adeguatezza della Politica · contesto di riferimento (fattori interni ed esterni, aspettative delle parti interessate, rischi e opportunità) · azioni intraprese su rischi e opportunità · verifica dell'efficacia della formazione · obiettivi e traguardi con grado di raggiungimento · riscontri di modifiche o prescrizioni cogenti con effetti sul sistema · sollecitazioni interne ed esterne.

Ruoli e responsabilità

Regole, soglie e controlli

Registrazioni e moduli previsti

Archiviazione su supporto digitale a cura del RSQA.

Indicatori dichiarati

Il modulo m02 — Indicatori di processo è l'unico riferimento a un sistema di indicatori nell'intero sistema Qualità-Ambiente finora esaminato, ma la procedura non dice chi lo compili, con che dati, né come entri nel riesame.

Termini di dominio

Da verificare in intervista

• Chi è il RD? La sigla non compare nell'organigramma, nel mansionario né nel glossario — cfr. Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma.
• Il riesame si tiene ogni anno? Quando si è tenuto l'ultimo?
• Quanto tempo impiega il RSQA a precompilare gli elementi in ingresso, e da dove prende i dati? Dodici elementi richiedono di raccogliere audit, NC, valutazioni fornitori, formazione, obiettivi.
• Il modulo m02 Indicatori di processo esiste ed è compilato? Con quali indicatori?
• Il riesame produce davvero il programma degli audit, il programma di formazione e l'aggiornamento della valutazione fornitori, o questi vengono decisi altrove?
• Chi approva formalmente: il Comitato Direttivo o il RD? Il documento assegna l'approvazione a entrambi in due punti diversi.
• Si è mai tenuto un riesame straordinario? Per quale motivo?
• I rapporti di riesame arrivano alle aree interessate? In che forma?
• Il riesame del sistema Qualità-Ambiente e quello del sistema Sicurezza si tengono nella stessa seduta o separatamente?

Cosa il documento non dice

Non è indicato quando nell'anno si tiene il riesame, né con che anticipo si convoca.

Non è indicato chi partecipa oltre a CD e RSQA: le funzioni che portano i dati (fornitori, formazione, audit) non sono nominate.

Non è descritto come si costruiscono i consuntivi e le analisi statistiche degli elementi in ingresso: da quali sistemi si estraggono i dati e con quale elaborazione. La formula "quanto più è possibile" lascia la completezza alla discrezione di chi compila.

Non è definito il contenuto del modulo m02 né chi lo alimenti.

Non è previsto un termine per l'approvazione né per la diffusione dei rapporti.

Non è normato cosa succede se un'azione decisa in riesame non viene attuata: lo stato delle azioni precedenti è un elemento in ingresso, ma non c'è un meccanismo di sollecito.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Doppia approvazione del rapporto di riesame. Il §4 dice che il Comitato Direttivo è responsabile "dell'approvazione dello stesso"; il §5.2.2 dice che "il riesame deve essere approvato dall'Alta direzione nella figura del RD". Non è indicato se siano due approvazioni successive o la stessa descritta in modo diverso.

Ruolo non definito altrove. RD (Rappresentante della Direzione) non è definito né in questo documento né in nessun altro del sistema.

Perimetro incerto nello scopo. Il §1 alterna "Sistema di gestione per la Qualità e l'Ambiente" e "Sistema di Gestione Ambientale", e il §5.2.2 parla di "riesame del Sistema Ambientale". Lo stesso in ID10 Conformità legislativa.

Doppio riesame della direzione. I due sistemi sono riesaminati separatamente, con esiti documentali diversi.

Dai documenti consegnati non è possibile stabilire se il riesame del sistema Qualità e Ambiente si sia tenuto, né in quale data.