Gestione finanziaria — ID19
- Documento
- SGQA-ID19 "Gestione finanziaria", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001
Scopo dichiarato
Descrivere come Montana gestisce "gli aspetti finanziari connessi alla cassa contanti, carte prepagate bancomat e conti correnti, rapporti con gli istituti di credito e la gestione del ciclo passivo e attivo" (§1).
Applicabilità: tutta l'organizzazione, in particolare CdA, Amministrazione e personale preposto (§1.1).
Flusso dichiarato
Adempimenti fiscali (§5.1.1)
Ogni mese l'Amministrazione versa tramite Modello F24 contributi e ritenute dei dipendenti, ritenute dei consulenti e versamenti IVA. A ogni scadenza fiscale, con il supporto del commercialista, predispone le comunicazioni obbligatorie.
Adempimenti societari (§5.1.2)
L'Amministrazione cura costituzioni, procure, cessioni, vendita di azioni e variazioni societarie, con consulenza legale e notarile esterna.
Rapporti con gli istituti di credito (§5.2)
- La gestione dei rapporti è delegata dal Comitato Direttivo a una figura preposta all'interno dell'Amministrazione
- L'apertura di un nuovo conto corrente è autorizzata dal Comitato Direttivo, che dà mandato all'Amministrazione di contrattare le condizioni bancarie, compresi eventuali scoperti di conto e anticipi su fatture
- Le operazioni straordinarie — richieste di finanziamenti, accensione di mutui o ipoteche, vendita o acquisto di immobili — sono autorizzate specificamente dalla Direzione
Reportistica (§5.3)
L'Amministrazione monitora i flussi bancari in entrata e uscita tramite report dedicati e file interni. Mensilmente, e su richiesta, elabora la reportistica sulla posizione finanziaria netta e sull'avanzamento delle commesse.
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| Amministrazione | Versamenti F24 mensili, comunicazioni fiscali, pratiche societarie, gestione dei rapporti bancari su delega, monitoraggio dei flussi, reportistica mensile | Condizioni bancarie, su mandato del CD |
| Comitato Direttivo | Delega la gestione dei rapporti bancari; autorizza l'apertura di nuovi conti correnti e dà mandato a contrattare | Apertura conti; condizioni |
| Direzione | Autorizza specificamente le operazioni straordinarie | Finanziamenti, mutui, ipoteche, compravendite immobiliari |
| Commercialista (esterno) | Supporta le scadenze fiscali | — |
| Consulenza legale e notarile (esterna) | Supporta le pratiche societarie | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Cadenza fiscale | Versamento F24 mensile | Amministrazione | §5.1.1 |
| Autorizzazione conti | L'apertura di un conto corrente richiede autorizzazione del Comitato Direttivo | CD | §5.2 |
| Autorizzazione straordinaria | Finanziamenti, mutui, ipoteche e compravendite immobiliari richiedono autorizzazione specifica della Direzione | Direzione | §5.2 |
| Reportistica finanziaria | Mensile, su posizione finanziaria netta e avanzamento commesse | Amministrazione | §5.3 |
| Riesame | "Da svolgersi almeno una volta l'anno" | CD | §6 |
Presidio del processo (§6)
Monitoraggio delle fonti normative su nuove modalità di pagamento · monitoraggio delle clausole contrattuali con gli istituti di credito e delle condizioni accordate · aggiornamento del personale dell'amministrazione · gestione di NC e azioni correttive · riesame della direzione almeno annuale.
Registrazioni e moduli previsti
Nessun modulo codificato. Gli artefatti citati sono: Modello F24, report dedicati e "file interni", reportistica sulla posizione finanziaria netta e sull'avanzamento commesse.
Indicatori dichiarati
Posizione finanziaria netta, elaborata mensilmente. È l'unico indicatore numerico esplicitamente nominato in tutto il sistema Qualità-Ambiente, insieme al punteggio fornitori di ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Posizione finanziaria netta | Grandezza oggetto della reportistica mensile |
| Operazioni straordinarie | Richieste di finanziamenti, accensione di mutui o ipoteche, vendita o acquisto di immobili |
| Figura preposta | Persona dell'Amministrazione a cui il CD delega i rapporti bancari; non nominata né identificata per ruolo |
Da verificare in intervista
- La cassa contanti e le carte prepagate esistono? Sono nello scopo ma non sono trattate in nessun paragrafo, e ID13 Gestione amministrativa dice che non sono previsti pagamenti in contante.
- Chi è la "figura preposta all'interno dell'Amministrazione" che tiene i rapporti con le banche?
- Con quante banche lavora l'azienda? La reportistica sui flussi è consolidata o per istituto?
- La reportistica mensile su PFN e avanzamento commesse in che formato è prodotta? Da quali sistemi si estraggono i dati?
- L'avanzamento commesse nella reportistica finanziaria e quello gestito dal PM in Progeta secondo ID05 Gestione commessa sono la stessa cosa?
- Esiste una soglia di importo per le operazioni che richiedono autorizzazione della Direzione, o vale solo la tipologia?
- Il riesame della gestione finanziaria è una sezione del riesame generale o una seduta separata?
Cosa il documento non dice
Cassa contanti e carte prepagate, esplicitamente incluse nello scopo, non sono trattate in alcun paragrafo: non è indicato chi le gestisca, quali limiti abbiano, come si rendicontino.
Non è indicato quale software supporti la reportistica finanziaria: si parla di "report dedicati e file interni".
Non sono indicate soglie di importo per nessuna autorizzazione.
Non è definito il perimetro del "ciclo passivo e attivo" annunciato nello scopo, che è trattato invece da ID13 Gestione amministrativa.
Non è normata la gestione delle garanzie e delle fideiussioni, benché ID15 Gestione gare d'appalto preveda cauzioni definitive in caso di aggiudicazione.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Numerazione dei paragrafi saltata. Il capitolo 5 "Operatività" comincia direttamente dal paragrafo 5.1.1: non esiste un §5.1.
Trattamento del contante divergente. Lo scopo include la "cassa contanti" e le "carte prepagate bancomat"; ID13 Gestione amministrativa §5.3.1 stabilisce che "non sono previsti pagamenti in contante".
Tre cadenze diverse per lo stesso riesame. Qui il riesame della direzione è "da svolgersi almeno una volta l'anno" (§6); ID20 Gestione contabile e bilancio §7 dice "almeno un paio di volte l'anno"; ID01 Riesame della direzione lo definisce annuale.
Responsabilità del processo non attribuita. Il §4 attribuisce al RSQA (Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente) l'aggiornamento del documento; la titolarità del processo resta priva di assegnazione.
Sovrapposizione con la gestione amministrativa. Lo scopo include il ciclo attivo e passivo, che è l'oggetto di ID13 Gestione amministrativa. Le due procedure si citano a vicenda nei riferimenti ma non delimitano i rispettivi confini.