Gestione gare d'appalto — ID15
- Documento
- SGQA-ID15 "Gestione gare", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001:2015, UNI EN ISO 14001:2015; Codice Appalti
Scopo dichiarato
Gestire e organizzare il Servizio Gare d'Appalto, la gestione degli albi fornitori e delle referenze per la partecipazione alle gare e per rispondere alle richieste d'offerta (§1, §1.1).
Confini
- Innesco
- l'ingresso di un avviso di gara all'Ufficio Gare, per abbonamento Telemat, segnalazione interna, monitoraggio siti, newsletter o invito diretto da albo fornitori.
- Chiusura
- l'aggiudicazione definitiva e gli adempimenti di stipula, con passaggio della commessa al PM; oppure l'esito negativo registrato nel sinottico.
- Output prodotti
- offerta di gara in tre parti (amministrativa, tecnica, economica), file "Sinottico e selezione gare" aggiornato, elenchi referenze, iscrizioni agli albi fornitori delle stazioni appaltanti.
Flusso dichiarato
- Ingresso degli avvisi (§5.1) — cinque canali: abbonamento Telemat, segnalazioni da DCOM, RCOM, RTO, partner e conoscenti, monitoraggio siti internet, newsletter commerciali, inviti diretti tramite albi fornitori. Tutti confluiscono su
gare@montanambiente.com,ufficiogaremontana@pec.ito le mail dirette dello staff - Rassegna Telemat quotidiana (§5.1) — ricevuta in automatico su
gare@, contiene bandi pubblici, manifestazioni di interesse, albi fornitori, rettifiche in corso ed esiti con dettaglio delle aggiudicazioni. Monitorata giornalmente e archiviata nella posta in arrivo - Primo screening (§5.2) — l'Ufficio Gare valuta l'interesse degli avvisi
- Inoltro ai referenti (§5.2) — gli avvisi interessanti, con la documentazione di gara completa, vanno a RCOM e RTO competenti per BU e al DCOM, che comunicano l'effettivo interesse
- Registrazione nel sinottico (§5.2) — in caso di riscontro positivo l'Ufficio Gare riporta i dati del bando in formato sintetico nel file "Sinottico e selezione gare" dell'anno in corso
- Decisione di partecipare (§5.2) — il RCOM insieme all'Ufficio Gare valuta i requisiti e decide, occupandosi anche della ricerca di partner
- Apertura del progetto/commessa (§5.3) — il RCOM competente apre un nuovo progetto o commessa secondo ID04 e ID05 Gestione commessa
- Predisposizione dell'offerta (§5.3) — con struttura di cartelle fissa e tre parti: amministrativa, tecnica, economica
- Firma, chiusura e consegna (§5.3) — cartacea o telematica, entro il termine del bando
- Follow up (§5.4) — monitoraggio della valutazione, partecipazione alle sedute pubbliche o predisposizione di deleghe, archiviazione delle comunicazioni
- Aggiudicazione provvisoria (§5.4) — la S.A. richiede comprova dei requisiti e giustificazione dell'offerta economica
- Aggiudicazione definitiva e stipula (§5.4) — adempimenti in capo all'Ufficio Gare: formalizzazione ATI con atto notarile, cauzione definitiva, dichiarazioni per la tracciabilità dei flussi finanziari
- Aggiornamento del sinottico e di Progeta (§5.4) — il RCOM porta lo stato Progeta da "Offerta in corso" a "Offerta accettata / Produzione in corso"; la commessa passa al PM
- Aggiornamento referenze (§5.7) — alla chiusura di ogni commessa
Attività continuative dell'Ufficio Gare
- Riunioni di avanzamento (§5.5) — Ufficio Gare, DCOM e RCOM si aggiornano periodicamente sullo stato delle gare per gestire le priorità
- Albi fornitori delle stazioni appaltanti (§5.6) — iscrizione, monitoraggio degli esiti delle qualifiche, integrazioni e aggiornamento periodico della documentazione per mantenere la qualifica attiva
- Referenze (§5.7) — elenchi suddivisi per ambito di attività, aggiornati al ricevimento dell'avviso automatico da Progeta che segnala il passaggio di una commessa da "Produzione in corso" a "Produzione Completata"; l'Ufficio Gare si confronta con il PM e inserisce descrizione del servizio, periodo di svolgimento e importi
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| RUG — Responsabile Ufficio Gare | Presidia l'intero servizio gare | — |
| GUG — Gestione Ufficio Gare (Italia/Estero) | Operatività su bandi, portali, documentazione, consegna | — |
| Ufficio Gare | Screening, sinottico, registrazione portali, monitoraggio rettifiche, verifica poteri di firma, verifica rispondenza al Codice Appalti, sopralluoghi, rapporti con i partner, coordinamento dell'offerta, firma e consegna, archiviazione, albi, referenze | Screening iniziale di interesse |
| RCOM | Valuta i requisiti e decide la partecipazione, apre la commessa, individua le risorse per l'offerta tecnica, decide prezzo e sconto, aggiorna Progeta | Partecipazione alla gara; prezzo e sconto (previa consultazione del DCOM) |
| DCOM — Direttore Commerciale | Riceve gli avvisi interessanti, viene consultato sul prezzo, partecipa alle riunioni di avanzamento | Consultato sul prezzo |
| RTO | Riceve gli avvisi interessanti per la propria BU, comunica l'interesse | — |
| Risorsa tecnica designata | Predispone l'Offerta Tecnica nei tempi limite indicati dall'Ufficio Gare | — |
| CdA | Convocato dall'Ufficio Gare quando i poteri di firma lo richiedono | Poteri di firma |
| Amministrazione | Coordinata dall'Ufficio Gare per gli adempimenti di stipula | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Monitoraggio quotidiano | La rassegna Telemat è "monitorata giornalmente" | Ufficio Gare | §5.1 |
| Doppio riscontro di interesse | L'avviso passa solo se RCOM/RTO/DCOM confermano l'interesse | Ufficio Gare | §5.2 |
| Verifica poteri di firma | Da effettuare per ogni gara, con eventuale convocazione del CdA | Ufficio Gare | §5.3 |
| Verifica di conformità | Rispondenza al Codice Appalti e alla normativa in vigore | Ufficio Gare | §5.3 |
| Termine di consegna | Entro il termine previsto dal bando, in modalità cartacea o telematica | Ufficio Gare | §5.3 |
| Tempistiche limite interne | L'Ufficio Gare fissa i tempi limite alla risorsa tecnica per consentire la consegna | Ufficio Gare | §5.3.2 |
| Decisione sul prezzo | Il RCOM decide prezzo e sconto dopo aver consultato il DCOM | RCOM | §5.3.3 |
| Struttura di cartelle obbligatoria | Cinque cartelle fisse nella commessa | Ufficio Gare | §5.3 |
Struttura di archiviazione della gara (§5.3)
- Doc di gara — materiale completo a base di gara
- Lavoro — bozze e revisioni, suddivise in Amministrativa, Tecnica, Economica
- Finale — versioni definitive come inviate (pdf, file firmati digitalmente, scansioni)
- Valutazione ed esito — convocazioni delle sedute pubbliche, verbali, deleghe, comunicazioni conclusive
- Aggiudicazione e stipula — costituzione ATI, cauzione definitiva, dichiarazioni integrative
Registrazioni e moduli previsti
Nessun modulo codificato m. Gli artefatti sono file e caselle:
| Artefatto | Contenuto | Dove |
|---|---|---|
| Sinottico e selezione gare (uno per anno) | Dati sintetici dei bandi selezionati, credenziali di accesso ai portali telematici, esito dettagliato di ogni gara | File, non è indicato dove risieda |
| Elenchi referenze | Servizi e lavori conclusi e in corso, suddivisi per ambito; descrizione, periodo, importi | Non indicato |
| Cartella di commessa a 5 livelli | Documentazione di gara | Server, cartella GESTIONE |
| Archivio della documentazione consegnata | Copia di quanto inviato | Server e Progeta |
| Rassegna Telemat | Bandi, manifestazioni, rettifiche, esiti | Posta in arrivo di gare@montanambiente.com |
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore previsto dal documento. Il sinottico registra gli esiti ma non è prevista alcuna misura — né tasso di aggiudicazione, né numero di gare per periodo, né rapporto fra gare valutate e gare presentate.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Stazione Appaltante (S.A.) | L'ente pubblico o privato che bandisce la gara |
| Telemat | Servizio in abbonamento annuale: database di appalti pubblici su www.telemat.it con area "My Telemat", più rassegna quotidiana via e-mail dei nuovi bandi per categorie e aree geografiche di interesse |
| Sinottico e selezione gare | File annuale in cui l'Ufficio Gare registra i bandi selezionati, le credenziali dei portali e gli esiti |
| Albo fornitori (in questo documento) | Elenco di una stazione appaltante a cui Montana si iscrive per ricevere inviti. Significato opposto a quello di ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni, dove l'albo fornitori è l'elenco dei fornitori di Montana |
| Prontuario Gestione Montana | Documento dove sono indicate e aggiornate periodicamente le credenziali di accesso a Telemat. Citato una volta, mai descritto |
| ATI | Associazione temporanea di imprese, da formalizzare con atto notarile in caso di aggiudicazione |
| Aggiudicazione provvisoria / definitiva | Le due fasi dell'esito positivo, separate dalla comprova dei requisiti |
Da verificare in intervista
- Dove sta il file "Sinottico e selezione gare"? È un Excel su server, un foglio condiviso, un file locale? Chi ci scrive e chi lo legge?
- Il sinottico contiene le credenziali di accesso ai portali telematici: chi ha accesso a quel file?
- Quante gare passano lo screening in un anno, e a quante si partecipa davvero? Il documento non prevede di misurarlo.
- L'avviso automatico da Progeta all'indirizzo
gare@quando una commessa si chiude funziona? Le referenze si aggiornano davvero a ogni chiusura? - Chi decide se una gara è "interessante" nel primo screening, e con quali criteri? Il documento non ne indica nessuno.
- Le tempistiche limite che l'Ufficio Gare dà alla risorsa tecnica vengono rispettate? Cosa succede quando l'offerta tecnica arriva tardi?
- La verifica dei poteri di firma richiede a volte di convocare un CdA: quante volte è successo, e con che preavviso rispetto alla scadenza del bando?
- La rassegna Telemat quotidiana quanti bandi contiene, e quanto tempo si impiega a scremarla?
- Le trentatré categorie Telemat in abbonamento sono ancora tutte pertinenti?
- Quando si usa la PEC
ufficiogaremontana@pec.ite quando la casella ordinaria?
Cosa il documento non dice
Assenza di criteri di selezione dei bandi. Il primo screening dell'Ufficio Gare e la successiva decisione del RCOM sono descritti come atti, non come valutazioni con parametri: nessuna soglia di importo, nessun requisito minimo, nessun criterio di convenienza.
Prontuario Gestione Montana esterno al sistema documentale. Contiene le credenziali dei servizi ma non è né codificato né descritto altrove.
Non è indicato dove risiedano il sinottico e gli elenchi referenze: sono gli unici due artefatti su cui poggia tutto il processo, e non hanno una collocazione documentata.
Non è previsto niente per la gara persa oltre alla registrazione dell'esito: non c'è analisi delle motivazioni, né riutilizzo del materiale prodotto.
Non è normato il subappalto né la scelta dei partner di raggruppamento, benché l'Ufficio Gare debba "tenere i rapporti con gli eventuali partner (membri del raggruppamento, subappaltatori, società ausiliarie)".
Non sono indicati tempi di conservazione della documentazione di gara.
Contraddizioni interne o con altri documenti
"Albo fornitori" indica due cose opposte. In questa procedura è l'elenco di una stazione appaltante in cui Montana si iscrive come fornitore (§5.6); in ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni è l'elenco dei fornitori qualificati di Montana, coincidente con il modulo m19 (albo dei fornitori qualificati). Il termine è usato senza qualificazione in entrambi i documenti.
Assenza della gestione gare dalla mappa dei processi. Appendice 2 SGQA, mappa dei processi non cita ID15, benché le gare siano un canale di ingresso delle commesse alternativo alla richiesta d'offerta del cliente.
Rimando a un documento assente. §5.3 rinvia a "ID04 – gestione offerta commerciale", che non è presente nella documentazione consegnata — cfr. ID04-FL01 Emissione dell'offerta.
Chi archivia l'offerta di gara. Qui l'archiviazione su server e Progeta è dell'Ufficio Gare; ID05 Gestione commessa §4.1 dice che "le offerte delle gare d'appalto sono a cura dell'Ufficio Gare", coerente; ma ID04-FL01 Emissione dell'offerta §5.4 prescrive per le offerte di gara un formato di nota Progeta specifico da parte di RCOM (Responsabile Commerciale di Business Unit).