Gestione offerta commerciale — ID04

Documento

SGQA-ID04 "Gestione offerta commerciale", Rev. 1 — Feb. 2026

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 9001:2015, UNI EN ISO 14001:2015

Nota

è la procedura che quattro informazioni documentate citano come riferimento e che non era compresa nella prima consegna. La Rev. 0 dell'aprile 2023 è conservata dall'azienda nella cartella OLD. Il flusso operativo è descritto nell'allegato ID04-FL01 Emissione dell'offerta, di pari data.

Scopo dichiarato

"Descrivere le modalità per l'emissione di un'offerta e le relative responsabilità in relazione ai servizi offerti da Montana S.p.A." (§1)

Applicabilità: tutte le iniziative commerciali e le offerte che hanno implicazioni economiche per l'azienda, sia conseguenti a richieste di offerta del cliente, che possono arrivare via mail o telefono, sia a iniziative autonome, per esempio i bandi di gara a cui Montana intende partecipare (§1.1).

Confini

Innesco: la richiesta di offerta del cliente, in forma scritta o verbale, oppure l'iniziativa autonoma di Montana.

Chiusura: l'archiviazione dell'incarico firmato in Progeta, che costituisce "il collegamento tra la fase di gestione dell'offerta e della commessa" (§5.7).

Output prodotti: documento di offerta con nome e cognome del RCOM, progetto aperto in Progeta, preventivo, incarico archiviato, eventuali varianti d'ordine.

Flusso dichiarato

1. Richiesta d'offerta e valutazione preliminare (§5.1) — il RCOM valuta l'opportunità di proporre un'offerta su tre criteri: interesse economico e strategico legato alla tipologia di cliente, competenza tecnica, disponibilità di risorse interne o esterne da dedicare all'attività
2. Coinvolgimento tecnico (§5.1) — il RCOM coinvolge il RTO e, in caso di rilevanza tecnica, RSE e Service Lead, in quattro casi: offerte complesse per competenze su più aree o impegno significativo in giornate uomo, offerte economicamente impegnative per entità e coefficienti di vendita, offerte in collaborazione o in ATI, offerte verso clienti o siti nuovi con potenziali interferenze commerciali
3. Apertura del progetto o commessa in Progeta (§5.2.1) — a cura del RCOM, che può delegare l'operatività mantenendo la responsabilità. Vanno compilati i campi Cliente, Riservatezza, Area di business, Categoria, Team di Lavoro e Referenze, e l'opzione "gara – richiesta - proposta"
4. Predisposizione dell'offerta (§5.2.2) — sulla base del documento tipo nella sua ultima revisione, salvo deroghe motivate
5. Redazione del preventivo (§5.2.2) — in Progeta, mediante pianificazione delle attività da svolgere, con definizione di attività tecniche, tempi, costi e ricavi
6. Valutazione del ricorso a terzi (§5.2.2) — se servono consulenti o fornitori si richiede un'offerta a soggetti qualificati; per i fornitori di cui si dispone già di prezziari di riferimento la parte relativa si redige senza richiesta specifica, per esempio le analisi di laboratorio
7. Verifica tecnica ed economica (§5.3) — prima dell'emissione, da parte del responsabile competente per fascia di importo; il CFO è consultato in caso di condizioni economiche particolari
8. Esito negativo della verifica (§5.3) — si aggiornano le parti da modificare
9. Invio al cliente (§5.3) — a verifica positiva; l'offerta riporta nome e cognome del RCOM
10. Archiviazione dell'offerta (§5.4) — contestuale all'emissione, in formato digitale in Progeta e nella cartella Gestione della commessa, con la codifica prescritta da ID02 Gestione documenti e registrazioni
11. Variazione d'offerta (§5.5) — se la trattativa impone di modificare termini tecnici, qualitativi, economici o di consegna, l'offerta si riformula e il preventivo in Progeta si aggiorna
12. Riesame dell'offerta e dell'incarico (§5.6) — sistematico, sia prima dell'invio dell'offerta sia alla conferma d'ordine, prima della firma dell'incarico da parte di Montana
13. Firma di attestazione del riesame (§5.6) — l'esito positivo è attestato dalla firma del responsabile individuato per fascia di importo
14. Esito negativo del riesame (§5.6) — si coinvolge il DCOM ed eventualmente si riavvia la formulazione dell'offerta
15. Conferma dell'incarico (§5.7) — la conferma del cliente fa riferimento all'offerta emessa, oppure coincide con la firma del cliente sull'offerta stessa; in entrambi i casi il documento costituisce il contratto
16. Archiviazione dell'incarico (§5.8) — contestuale alla firma, in Progeta, nella commessa di riferimento, con lo stesso criterio per le revisioni successive
17. Modifiche all'incarico (§5.9) — le modifiche richieste dal cliente o proposte da Montana dopo la conferma si gestiscono come varianti d'ordine o di contratto, con l'emissione di una nuova offerta e un nuovo riesame

Ruoli e responsabilità

Il §4 elenca i ruoli senza attribuire compiti. Le attribuzioni sotto sono ricavate dal §5.

Regole, soglie e controlli

Gli elementi di cui la richiesta economica al cliente deve tenere conto (§5.2.2) sono i costi di redazione dell'offerta, i costi di fornitori e consulenti, le condizioni di pagamento di fornitori e consulenti, l'impegno della struttura interna con i costi interni, la rilevanza strategica del cliente, i costi commerciali comprese note spese e trasferte.

Registrazioni e moduli previsti

La procedura non prescrive alcun modulo codificato. Le registrazioni che nomina risiedono in Progeta e sul server.

Indicatori dichiarati

Nessuno.

Termini di dominio

Il §2 rinvia le definizioni al Manuale integrato Qualità e Ambiente.

Da verificare in intervista

• Chi apre materialmente il progetto in Progeta quando il RCOM delega l'operatività, e come si registra la delega?
• I quattro campi obbligatori all'apertura vengono compilati tutti? Il campo Riservatezza che cosa contiene e chi lo legge?
• L'opzione «gara – richiesta - proposta» distingue tre percorsi diversi. Come si sceglie fra i tre, e che cosa cambia a valle?
• Le quattro fasce di importo corrispondono a come le offerte vengono effettivamente approvate? Quante offerte superano i 150.000 euro in un anno?
• La firma di attestazione del riesame viene apposta? Dove si conserva?
• I coefficienti di vendita che rendono un'offerta economicamente impegnativa sono scritti da qualche parte, e chi li aggiorna?
• Il documento tipo dell'offerta esiste in una versione unica per le quattro Business Unit, o ciascuna ha il proprio?
• Chi è il CFO nell'organigramma, e in quali casi viene consultato di fatto?
• Il riesame prima dell'invio e quello alla conferma d'ordine sono due momenti distinti, o coincidono?
• Le modifiche all'incarico dopo la conferma generano davvero una nuova offerta, o si gestiscono con uno scambio di corrispondenza?

Cosa il documento non dice

La procedura non contiene i tariffari né una politica di prezzo. Elenca gli elementi di cui la richiesta economica deve tenere conto e non indica come si compongano in un prezzo, né dove i tariffari interni risiedano. Il §5.6 cita la "scadenza dei termini di validità dell'offerta" come motivo di riesame e non stabilisce quale sia quel termine.

I coefficienti di vendita che qualificano un'offerta come economicamente impegnativa sono rinviati a criteri "che vengono aggiornati periodicamente", senza indicare in quale documento risiedano né chi li aggiorni.

Non è prescritta alcuna registrazione della decisione di non procedere. Il flusso ID04-FL01 Emissione dell'offerta prevede invece che il no go sia registrato come nota nel progetto "direzione commerciale" della Business Unit.

Non è indicato alcun termine per l'emissione dell'offerta a valle della richiesta, né per il riesame, né per l'archiviazione, che è prescritta come contestuale senza un limite orario.

La procedura non prevede modulo per il riesame dell'offerta: l'unica evidenza richiesta è la firma sul documento.

Il rapporto con l'Ufficio Gare non è trattato, benché l'applicabilità comprenda i bandi di gara. ID15 Gestione gare d'appalto descrive un percorso proprio in cui l'offerta di gara è predisposta in tre parti e consegnata entro il termine del bando.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Ruolo CFO non definito nel sistema. Il §5.3 stabilisce che "il CFO viene consultato in caso di condizioni economiche particolari" e il §5.6 che la verifica del contratto è svolta dal RCOM, Responsabile Commerciale di Business Unit, "con il supporto del CFO". La sigla del CFO non compare nell'elenco dei ruoli del §4 della procedura stessa, né nel mansionario di Appendice 1 SGQA, né nell'organigramma dell'aprile 2026, che indica una Direzione Finanziaria senza sigla. Nel corpus la sigla compare soltanto in questa procedura e nel flusso di commessa ID05-FL02, che è una bozza non approvata. Chi debba essere consultato non è determinabile dai documenti del sistema.

Elenco dei ruoli e ruoli operanti. Il §4 elenca nove ruoli. Di questi, il Referente del cliente, la Direzione Finanziaria e il Comitato Direttivo non compaiono in nessun paragrafo del §5. In direzione opposta, il CFO, Chief Financial Officer, e il Presidente del Consiglio di Amministrazione operano nel §5 e non sono elencati al §4.

Attribuzione dell'archiviazione dell'offerta.

Le due fonti del febbraio 2026 hanno pari data. Il flusso attribuisce l'archiviazione al RCOM e fissa un termine; la procedura madre usa una forma impersonale e non fissa termine. L'Ufficio Gestione Vendite, che ID05 indica come archiviatore, non compare in nessuna delle due fonti recenti. Il rilievo già registrato in R-21 si estende a tre formulazioni.

Soglie di autorizzazione ora disponibili. R-89 rileva che ID04-FL01 rinvia la soglia economica che attiva l'Amministratore Delegato e il Consiglio di Amministrazione a un documento esterno non allegato. Il documento è questa procedura, e le soglie sono 150.000, 500.000 e 750.000 euro. L'istanza relativa a ID04 si chiude; restano aperte quelle su ID13, ID19, PO03, ID03 e sul mansionario.

Denominazione della procedura. L'intestazione e l'indice riportano "GESTIONE OFFERTA COMMERCIALE"; il §1 chiama lo stesso documento "ID04 – gestione commerciale offerte". I due nomi si invertono nello stesso file.

Ruolo Service Lead. Il §5.1 attribuisce al Service Lead un ruolo nella valutazione preliminare. La sigla SL non compare nel mansionario, che definisce invece Service Specialist con le sigle SSP e SS, e il glossario non la scioglie. Lo stesso termine è usato da ID03 Formazione e addestramento e da ID18 Progettazione.