Emissione dell'offerta — ID04-FL01
- Documento
- SGQA-ID04-FL01 "Flusso emissione offerta", Rev. 0 — Feb. 2026
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001:2015, UNI EN ISO 14001:2015
- Nota
- il documento è l'allegato della procedura ID04 Gestione offerta commerciale, di pari data, consegnata il 9 settembre 2026. Questa scheda descrive il flusso operativo; criteri di valutazione, soglie di autorizzazione e riesame sono nella procedura.
Scopo dichiarato
"Rappresentare il flusso di processo per l'emissione di un'offerta e le relative responsabilità in relazione ai servizi offerti da Montana S.p.A." (§1)
Confini
- Innesco
- una richiesta di offerta del cliente, che può arrivare via mail o telefono, oppure un'iniziativa autonoma di Montana, per esempio un bando di gara a cui si intende partecipare (§1.1).
- Chiusura
- il perfezionamento dell'incarico, con l'archiviazione in Progeta della nota "incarico da Cliente".
- Applicabilità
- tutte le iniziative commerciali e le offerte che hanno implicazioni economiche per l'azienda (§1.1).
- Output prodotti
- documento di offerta inviato al cliente, preventivo in Progeta, catena di note archiviate in Progeta, incarico.
Flusso dichiarato
- Ricezione richiesta d'offerta (blocco 1.0) — il Referente del cliente (RdC) riceve la richiesta e informa RCOM
- Analisi della richiesta (blocchi 1.1-1.2) — RCOM analizza il contenuto e si confronta con RTO e RdC; in caso di rilevanza tecnica anche con RSE e SS; in caso di rilevanza commerciale interarea con gli altri RCOM. A valle RCOM conferma se procedere
- Eventuale "no go" (blocco 1.2) — RCOM registra una nota nel progetto "direzione commerciale" della propria BU in Progeta, indicando almeno ragione sociale e persona di riferimento del cliente e i motivi del rifiuto
- Apertura progetto/commessa (blocco 1.3) — RCOM apre il progetto o la commessa in Progeta, completo di TAG
- Predisposizione offerta (blocchi 1.4, 1.4.1-1.4.3) — RCOM redige l'offerta partendo dal documento tipo, si confronta con RTO su tempi e modalità tecniche, coinvolge RdC per la sensitività del cliente, coinvolge AD e CdA in caso di superamento degli importi di riferimento, redige il preventivo in Progeta e invia l'offerta al cliente
- Archiviazione dell'offerta (§5.4) — contestualmente all'invio e non oltre la sera stessa, sul server nella cartella
Gestione/Finale offertee in Progeta come nota legata alla commessa - Perfezionamento incarico (blocchi 1.5-1.7) — alla ricezione dell'incarico RCOM ne verifica tutti i termini economici, tecnici e amministrativi
- Eventuale trattativa — se i termini non sono in linea con il servizio offerto o con la politica Montana, RCOM si confronta con il cliente
- Esito "no go" — RCOM non accetta, comunica al cliente le motivazioni e archivia la comunicazione come nota figlia (es. "offerta rev1 fallita — 100.000 euro")
- Esito "go" — RCOM archivia l'incarico come nota figlia dell'offerta di riferimento
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| RdC — Referente del cliente | Riceve la richiesta, informa RCOM, presidia la sensitività del cliente | — |
| RCOM — Responsabile Commerciale di BU | Analizza, apre la commessa, redige offerta e preventivo, invia, archivia, verifica l'incarico | Go/no-go sull'offerta e sull'accettazione dell'incarico |
| RTO — Responsabile Tecnico Operativo | Supporto tecnico e operativo, tempi e modalità di produzione | — |
| RSE / SS — Responsabile di Servizio, Service Specialist | Coinvolti in caso di rilevanza tecnica | — |
| AD e CdA | Coinvolti al superamento degli importi di riferimento | Autorizzazione sopra soglia |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Soglia di coinvolgimento AD/CdA | "superamento degli importi in offerta di riferimento (da indicazioni CdA)" — l'importo non è indicato nel documento | RCOM | §5.4 |
| Rilevanza tecnica | Definita da innovazione, livello di competenza del servizio, individuazione forniture, valore referenze | RCOM | nota a §5.4 |
| Termine di archiviazione | Contestuale all'invio, non oltre la sera stessa del giorno di invio | RCOM | §5.4 |
| Partenza da documento tipo | "Salvo deroga motivata, ogni nuova offerta deve essere predisposta a partire dai documenti tipo (no copia e incolla)" | RCOM | §7 |
| Struttura del documento | "Evitare modifiche alla struttura del documento standard" | RCOM | §7 |
| Motivazione del no-go | Obbligatoria, con riferimenti cliente e motivi | RCOM | §5.2 |
Registrazioni e moduli previsti
Non ci sono moduli numerati: tutto il carico documentale è costituito da note in Progeta con un formato dell'oggetto prescritto alla lettera.
| Registrazione | Formato dell'oggetto prescritto |
|---|---|
| Offerta | offerta rev0 – 100.000 euro (numero di revisione + importo complessivo) |
| Revisione successiva | nota figlia della rev0: offerta rev1 – 100.000 euro |
| Offerta di gara | Offerta di gara Rev0 – 100.000 Euro, con varianti Accordo Quadro e Call Off |
| Offerta non accettata | offerta rev1 fallita – 100.000 euro |
| Incarico | nota figlia dell'offerta: incarico da Cliente – 100.000 euro |
| Avvio prima della formalizzazione | offerta accettata – 100.000 euro, condizione dichiarata transitoria |
| Nota di no-go | Nel progetto "direzione commerciale" della BU |
Allegati obbligatori alla nota di offerta: file editabile dell'offerta e mail di invio al cliente, più eventuali calcoli Excel, documenti tecnici e documenti di gara significativi. Archiviazione parallela sul server in Gestione/Finale offerte.
Destinatari della nota: RTO, RCOM, RdC, e RSE in caso di rilevanza tecnica. Per l'incarico si aggiunge Contabilità Clienti, con invio automatico attivato dalla presenza della parola "incarico" nell'oggetto della nota.
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore previsto dal documento.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Rilevanza tecnica | Caratteristica di un servizio determinata da innovazione, livello di competenza richiesto, individuazione forniture, valore delle referenze |
| Rilevanza commerciale interarea | Situazione in cui l'offerta interessa più Business Unit |
| No go | Decisione di non procedere, sull'offerta o sull'accettazione dell'incarico |
| Nota figlia | Nota Progeta collegata gerarchicamente a una nota precedente |
| TAG | Attributo da compilare all'apertura del progetto in Progeta; non definito |
| Offerta accettata | Stato transitorio che consente di avviare il servizio in attesa della formalizzazione dell'incarico |
Da verificare in intervista
- Qual è l'importo oltre il quale si coinvolgono AD e CdA? Il documento rimanda a "indicazioni CdA" che non sono allegate.
- Le note in Progeta vengono davvero scritte con l'oggetto in quel formato esatto? Chi controlla che l'importo e il numero di revisione siano corretti?
- L'invio automatico a Contabilità Clienti scatta sulla parola "incarico" nell'oggetto: è mai capitato che non partisse per un errore di battitura?
- L'offerta viene archiviata entro la sera stessa dell'invio, o si accumula?
- Ogni offerta parte davvero dal documento tipo, o si riusa l'ultima offerta simile? Chi concede la "deroga motivata"?
- Quante offerte all'anno si fermano al "no go" in analisi, e quella nota viene effettivamente scritta?
- Chi archivia materialmente l'offerta: RCOM come dice questo flusso, o l'Ufficio Gestione Vendite come dice ID05 Gestione commessa?
- Con che frequenza si usa lo stato transitorio "offerta accettata" per partire senza incarico formalizzato, e per quanto tempo resta transitorio?
Cosa il documento non dice
Assenza della procedura di riferimento. ID04 "Gestione offerta commerciale" è citata due volte come documento di cui questo è allegato, ma non è stata consegnata. Tutto ciò che riguarda politica di prezzo, tariffari, validità dell'offerta e criteri commerciali sta presumibilmente lì.
La soglia economica che attiva AD e CdA è rimandata a un documento esterno non allegato.
Non è indicato alcun tempo massimo per la risposta al cliente, né per l'analisi della richiesta.
Non è trattato cosa succede se il cliente non risponde: non esiste uno stato di offerta scaduta o abbandonata, solo "fallita" a seguito di una non accettazione esplicita.
Non è normato il caso in cui la richiesta d'offerta arrivi per telefono: il documento lo prevede in applicabilità ma non dice come si registra.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Chi archivia l'offerta. Questo flusso (Rev. 0, febbraio 2026) attribuisce a RCOM (Responsabile Commerciale di Business Unit) l'archiviazione dell'offerta e dell'incarico in Progeta, con nota a RTO, RCOM, RdC. ID05 Gestione commessa (Rev. 0, aprile 2023) prescrive invece che tutte le offerte siano inviate tenendo in copia l'Ufficio Gestione Vendite, che provvede all'archiviazione. UGV (Ufficio Gestione Vendite) non compare mai in questo documento.
Momento di apertura della commessa. Qui l'apertura è il blocco 1.3, dopo l'analisi e prima della predisposizione dell'offerta. ID05 §4.1 dice "prima della emissione dell'offerta". Compatibili, ma con ordini di responsabilità descritti diversamente.
Trattamento delle offerte di gara. Il flusso cita l'archiviazione a cura dell'Ufficio Gare per le offerte di gara, ma non descrive come una gara entri nel flusso — cfr. ID15 Gestione gare d'appalto.