Comunicazione e marketing — ID14
- Documento
- SGQA-ID14 "Comunicazione e Marketing", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Management
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001
È l'unica procedura del sistema approvata dal "Management" anziché dal Comitato Direttivo.
Scopo dichiarato
Descrivere "le modalità di gestione delle modalità di comunicazione e promozione dell'azienda" (§1).
Applicabilità: tutti gli strumenti, i canali e le modalità con cui l'azienda promuove la propria immagine e il proprio operato, verso l'esterno e verso l'interno (§1.1).
Immagine coordinata (§5.1)
La Corporate Image si identifica "innanzitutto in un Logo e in un Colore rimasti invariati negli anni". La gestione fa capo all'Ufficio Marketing e Comunicazione, responsabile di adattarne e integrarne gli elementi in modo coerente.
Sito internet e social (§5.2)
Sito: www.montanambiente.com, su piattaforma WordPress. Sviluppo, realizzazione, manutenzione e aggiornamento strutturale sono affidati a un'agenzia di comunicazione esterna, selezionata dal Responsabile Marketing e Comunicazione insieme al Direttore Commerciale. La pubblicazione dei contenuti è gestita internamente dall'Ufficio Marketing sotto la supervisione della Direzione Commerciale.
Il sito comprende: una sezione News aziendali e proposte commerciali, i cui contenuti sono raccolti periodicamente dal Responsabile Marketing insieme alle tre Direzioni e ai Responsabili Commerciali e Tecnico Operativi; un modulo di contatto, le cui richieste arrivano via mail al Responsabile Marketing che le gestisce o le reindirizza; una sezione ricerche di personale con form per le candidature.
Social: LinkedIn (Montana S.p.A.), Facebook (Montana SpA), Instagram (montanambiente). Salvo casi particolari i contenuti sono pubblicati contemporaneamente sui tre canali e sul sito. Le pagine sono create, gestite e aggiornate dall'Ufficio Marketing su segnalazione e in collaborazione con le Direzioni e i responsabili.
Newsletter normativa (§5.3.1)
Servizio mensile attivo "da diversi anni" sulle novità normative del settore ambientale.
- Raccolta e stesura — in capo a tecnici senior di Montana, che consultano "fonti online affidabili e riconosciute", selezionano le novità più interessanti e ne predispongono una sintesi raggruppata per argomento
- Trasmissione — entro i primi giorni del mese successivo la bozza va all'Ufficio Marketing
- Pubblicazione — nel corso della prima settimana del mese
- Canali — sezione dedicata del sito via WordPress, con archivio filtrabile per tematica; invio via Mailchimp a tutti gli iscritti alla mailing list (iscrizione libera e gratuita dal sito); trasmissione a tutto il personale aziendale; condivisione sui social, con una campagna Newsletter su LinkedIn che notifica gli iscritti a ogni uscita
- Archiviazione — il Responsabile Marketing archivia su server la newsletter inviata
Newsletter di approfondimento (§5.3.2)
Introdotta nel 2023 in collaborazione con la redazione di 24Ore Professionale (Gruppo Sole 24 Ore). Accordo per 4 uscite annuali a cadenza trimestrale, nei mesi di aprile, giugno, settembre, dicembre.
Contenuti in due macro sezioni: approfondimenti su progetti aziendali a cura di Montana; approfondimenti su novità di settore, tecnologie ed evoluzioni normative a cura della Redazione.
- Entro un mese dalla pubblicazione precedente il Responsabile Marketing riunisce Direttore Commerciale, Direttore Tecnico, Direttore Operativo, Responsabili Commerciali e Responsabili Tecnico Operativi per raccogliere feedback e definire i temi dell'uscita successiva, con indicazione del responsabile della redazione di ciascun testo
- Condivide la struttura dei contenuti con la Redazione per approvazione finale
- Entro un mese dall'uscita raccoglie tutti i contributi per una revisione generale, poi li invia alla Redazione per l'impaginazione
- Approva la bozza finale e ne autorizza l'invio
- Invio congiunto: ai destinatari Montana con le modalità della newsletter normativa, più 5.000 anagrafiche di settore selezionate e gestite autonomamente da 24Ore Professionale
- Archiviazione su server
Fiere ed eventi (§5.4)
| Evento | Cadenza | Sede |
|---|---|---|
| ECOMONDO — transizione ecologica ed economia circolare | annuale | Rimini |
| KEY ENERGY — fonti rinnovabili | annuale | Rimini |
| REMTECH — risanamento e rigenerazione dei territori | annuale | Ferrara |
| INTERSOLAR EUROPE — industria solare | annuale | Monaco di Baviera |
| SARDINIA SYMPOSIUM — gestione rifiuti (IWWG) | biennale, anni dispari | Forte Village, Cagliari |
| VENICE SYMPOSIUM — energia da biomasse e rifiuti (IWWG) | biennale, anni pari | Venezia |
In accordo con la Direzione Commerciale, il Responsabile Marketing definisce le modalità di partecipazione agli eventi dell'anno successivo. L'Ufficio Marketing gestisce spazio espositivo, allestimenti, gadget, materiale di comunicazione, consumables, pubblicizzazione, biglietti e inviti, agenda appuntamenti, contatti e follow-up, presidio dello stand per tutta la durata.
Le trasferte (calendario, trasporti, alloggi) sono in capo alla Segreteria Generale.
Eventi interni — riunioni plenarie, cene aziendali, team building: obiettivi, target e budget sono definiti dal Comitato Direttivo. Collaborano l'Ufficio IT (videoconferenze, proiettori, microfoni, test e supporto), l'Office Management (spazi e allestimenti interni) e la Segreteria Generale (inviti e presenze).
Presentazioni aziendali (§5.5) e materiale interno (§5.6)
Brochure, company profile e flyer sono in capo all'Ufficio Marketing, che recepisce indicazioni e obiettivi dal Direttore Commerciale e può avvalersi di graphic designer e agenzie esterne mantenendo la responsabilità verso l'azienda. Dal 2023 Montana ha adottato un approccio paperless, con brochure e presentazioni solo digitali.
Materiale interno: cancelleria personalizzata, welcome kit per le nuove risorse, gadget, regali e donazioni per le festività, elementi decorativi, gestiti con Segreteria Generale/Front Office e Office Manager.
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| RMC — Responsabile Marketing e Comunicazione | Gestisce tutto quanto sopra; opera sotto la responsabilità della Direzione Commerciale e in conformità alle linee strategiche della Direzione | Approvazione della bozza di newsletter e autorizzazione all'invio; selezione dell'agenzia insieme al DCOM |
| Direzione Commerciale | Supervisiona la pubblicazione dei contenuti; veicola indicazioni e obiettivi; concorda la partecipazione agli eventi | Linee di comunicazione |
| Direzioni Commerciale, Operativa, Tecnica + RCOM + RTO | Segnalano e forniscono contenuti; partecipano alla riunione trimestrale della newsletter di approfondimento | Temi da sviluppare |
| Tecnici senior | Raccolgono gli aggiornamenti normativi e redigono i testi della newsletter mensile | Selezione delle novità |
| Comitato Direttivo | Definisce obiettivi, target e budget degli eventi interni | Budget eventi |
| Segreteria Generale / Front Office | Trasferte, inviti, presenze, materiale interno | — |
| Ufficio IT | Supporto tecnico e tecnologico agli eventi | — |
| Office Management | Spazi e allestimenti interni | — |
| Agenzia esterna | Sviluppo e manutenzione del sito | — |
| Redazione 24Ore Professionale | Approfondimenti di settore, impaginazione, invio a 5.000 anagrafiche | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Pubblicazione simultanea | Salvo casi particolari i contenuti vanno sui tre social e sul sito contemporaneamente | Ufficio Marketing | §5.2.2 |
| Cadenza newsletter normativa | Mensile, bozza entro i primi giorni del mese, pubblicazione nella prima settimana | Tecnici senior, RMC | §5.3.1 |
| Cadenza newsletter approfondimento | 4 uscite annuali: aprile, giugno, settembre, dicembre | RMC | §5.3.2 |
| Riunione temi | Entro un mese dall'uscita precedente | RMC | §5.3.2 |
| Raccolta contributi | Entro un mese dall'uscita | RMC | §5.3.2 |
| Archiviazione | Ogni newsletter inviata è archiviata su server dal RMC | RMC | §5.3.1, §5.3.2 |
| Pianificazione eventi | Le modalità di partecipazione sono definite per l'anno successivo | RMC, DCOM | §5.4 |
| Rispetto del budget | Vincolo esplicito per eventi, presentazioni e materiale interno | Ufficio Marketing | §5.4, §5.6 |
| Paperless | Dal 2023 brochure e presentazioni solo in versione digitale | Ufficio Marketing | §5.5 |
Registrazioni e moduli previsti
Nessun modulo codificato. Gli artefatti sono: newsletter archiviate su server, contenuti su WordPress, liste Mailchimp, campagna LinkedIn, materiali di evento.
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore previsto dal documento. Non sono misurati iscritti alla newsletter, aperture, contatti generati dal modulo del sito, né ritorno degli eventi.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Corporate Image | Insieme degli elementi visivi — a partire da logo e colore — attraverso cui l'azienda comunica e si rende riconoscibile |
| Newsletter normativa | Servizio mensile gratuito sulle novità normative ambientali, redatto da tecnici senior |
| Newsletter di approfondimento | Pubblicazione trimestrale in collaborazione con 24Ore Professionale |
| Welcome kit | Materiale consegnato alle nuove risorse |
| Anagrafiche di settore | I 5.000 contatti gestiti da 24Ore Professionale per l'invio congiunto |
Da verificare in intervista
- Chi sono i "tecnici senior" che redigono la newsletter normativa? Quanto tempo dedicano alla raccolta mensile? Sono gli stessi ogni mese?
- Quali sono le "fonti online affidabili e riconosciute" consultate? Sono abbonamenti a pagamento?
- **La newsletter normativa è lo stesso strumento citato da ID03 Formazione e addestramento** come canale di aggiornamento normativo interno? Lì è attribuita a "una persona responsabile dell'aggiornamento normativo".
- Quanti iscritti ha la mailing list? Sono misurate aperture o clic?
- L'accordo con 24Ore Professionale è ancora attivo? Le 4 uscite del 2026 sono state pubblicate?
- Il modulo di contatto del sito quante richieste genera al mese? Come si raccorda con la gestione dell'offerta di ID04-FL01 Emissione dell'offerta?
- La sezione candidature del sito dove confluisce? È il canale della "ricerca e selezione" che ID03 Formazione e addestramento dichiara nel proprio scopo senza normarla?
- Chi ha le credenziali di WordPress, Mailchimp e dei tre social?
- Il budget marketing e il budget eventi sono distinti? Chi li approva?
- La partecipazione alle fiere ha un ritorno misurato in contatti o offerte?
Cosa il documento non dice
Assenza di indicatori e obiettivi. La procedura descrive un apparato di comunicazione ampio senza alcuna misura di efficacia.
Non è indicato chi custodisca le credenziali degli account (WordPress, Mailchimp, LinkedIn, Facebook, Instagram) né come si gestiscano gli accessi.
Non è normata la gestione dei dati personali della mailing list, benché l'iscrizione sia libera dal sito e i 5.000 contatti siano gestiti da un terzo.
Non è indicato cosa si fa delle candidature ricevute dal sito.
Non è previsto un processo di approvazione dei contenuti prima della pubblicazione sui social, oltre alla generica supervisione della Direzione Commerciale.
Non è normata la comunicazione in caso di crisi o di incidente, benché ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza preveda sinistri e ID09 Gestione non conformità e azioni correttive reclami ambientali.
Non è indicato il rapporto con l'obbligo di ID18 Progettazione §5.1.4 di valutare in chiusura commessa la "pubblicazione sui social media" e l'eventuale "articolo come case history".
Contraddizioni interne o con altri documenti
Approvatore diverso da tutte le altre procedure. Questa è approvata dal "Management"; tutte le altre informazioni documentate del sistema sono approvate dal Comitato Direttivo.
Un solo artefatto, tre attribuzioni diverse. La newsletter mensile di aggiornamento normativo è descritta qui come prodotta da "tecnici senior" e pubblicata dall'Ufficio Marketing; ID03 Formazione e addestramento §5.4 la attribuisce a "una persona responsabile dell'aggiornamento normativo" come strumento di formazione; ID10 Conformità legislativa non la nomina affatto, pur affidando la conformità di secondo livello a "banche dati elettroniche on line" non identificate.
Canale di raccolta delle candidature privo di processo. Il sito ha una sezione per le candidature; ID03 Formazione e addestramento dichiara nel proprio scopo la ricerca e selezione con criteri di "pubblicità, trasparenza, imparzialità e pari opportunità" ma non la descrive in alcun paragrafo.
Refuso nel paragrafo sulle presentazioni aziendali. §5.5: "una versione 100°% digital".