Progettazione — ID18
- Documento
- SGQA-ID18 "Procedura di progettazione", Rev. 2 — Novembre 2025 (Rev. 0 Apr. 2023, Rev. 1 Feb. 2024)
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001:2015, UNI EN ISO 14001:2015; Codice degli Appalti; D.Lgs. 81/2008 per il Coordinamento della Sicurezza in fase di Progettazione
È fra i documenti più recenti del sistema Qualità-Ambiente, superato solo da ID02 Gestione documenti e registrazioni (Rev. 1, maggio 2026).
Scopo dichiarato
Definire modalità di pianificazione e controllo della progettazione, incluso il Coordinamento per la Sicurezza in fase di Progettazione, individuando fasi, tempistiche, responsabilità e azioni di riesame, verifica e validazione, "per garantire che tutti i processi di progettazione all'interno di Montana siano pianificati, eseguiti e controllati in modo efficace e conforme ai requisiti normativi e agli obiettivi dell'incarico, riducendo al minimo i rischi e le inefficienze" (§1).
Applicabilità: "ogni commessa di Montana, nel momento in cui tale commessa preveda la possibilità, o l'effettivo svolgimento, di attività progettuali di opere di ingegneria" (§1). Le prestazioni citate a titolo indicativo sono studi di fattibilità, stime e valutazioni, progetto di fattibilità tecnico-economica, progettazione esecutiva.
Confini
- Innesco
- l'incarico, e in concreto la riunione di avvio della commessa.
- Chiusura
- la consegna e la validazione definitiva del progetto, seguite dalla riunione di chiusura/debriefing.
- Output prodotti
- elaborati progettuali con catena di firma, verifica e approvazione; memo di riesame; verbale di debriefing; referenze; eventuale richiesta di certificato di regolare esecuzione.
Flusso dichiarato
1. Riunione di avvio — elementi in ingresso e pianificazione iniziale (§5.1.1)
Avviata e coordinata dal PM con l'ausilio dell'RTO ed eventualmente del DT.
Elementi gestionali da definire:
- contratto, obiettivi del progetto e requisiti di base
- organigramma di commessa, gruppo di lavoro, interfacce con cliente, enti competenti pubblici e privati, consulenti e fornitori esterni, con le relative modalità di comunicazione interna ed esterna
- le modalità di validazione adottate per lo specifico progetto
- modalità e strumenti di archiviazione secondo il Manuale ISO, "e nel caso, anche per la progettazione BIM"
- pianificazione temporale, incluse le riunioni di riesame e verifica
Elementi tecnici da definire:
- necessità del cliente, livello della progettazione e grado di dettaglio
- tutte le discipline interessate e la normativa o norma tecnica applicabile (settore, sicurezza, vincolistica, adattamento climatico, sostenibilità ambientale); verifica degli aggiornamenti normativi prima dell'avvio della fase con gli specialisti; verifica se i vincoli normativi o autorizzativi sono in contrasto con gli obiettivi del cliente
- criticità tecniche e requisiti dell'opera, con riferimento ai contenuti tecnici dell'offerta
- documentazione di riferimento da acquisire
- informazioni da commesse simili già svolte e documenti tipo dall'archivio Servizi, con l'ausilio degli specialisti
- elenco elaborati con assegnazione ai componenti del team, definendo chi firma, chi verifica e chi approva ogni elaborato
- aspetti ambientali di progetto, con attenzione all'intero ciclo di vita
- editing dei documenti: supporto, numero di copie, modalità di invio
2. Riesame della progettazione (§5.1.2)
Verifica che gli elaborati rispondano ai requisiti identificati in avvio. La cadenza deve rispettare "il più possibile" quanto definito all'avvio. Le decisioni significative si registrano con memo cronologici.
Elementi centrali: avanzamento per elaborato; analisi di dettaglio degli approfondimenti tecnici pianificati (esiti indagini, scelta di soluzioni, controllo dei risultati di un modello di calcolo); conformità normativa dei vari elementi; aggiornamento delle criticità precedenti; condivisione delle nuove criticità emerse da risultati in conflitto con gli obiettivi del cliente, con la normativa o con la buona prassi progettuale.
Il numero di fasi di riesame è deciso dal PM in funzione di scala e complessità.
3. Verifica interna ed elementi in uscita (§5.1.3)
Controllo e revisione finale della documentazione, tecnica e amministrativa. "Generalmente prevista una sola riunione". La verifica approva anche i documenti trasmessi dai consulenti e fornitori esterni (relazioni di calcolo, rilievi topografici, analisi chimiche).
La documentazione finale è emessa al cliente solo a valle della verifica, e deve soddisfare i requisiti contrattuali, i requisiti normativi cogenti e di buona prassi, fornire informazioni su limiti e vincoli d'uso del prodotto (validità dei prezzi dei computi metrici, condizioni di capitolato, limiti dovuti a carenza di dati) e dare riscontro puntuale alle prescrizioni emerse in validazione.
Elementi minimi in uscita: elenco completo dei documenti in emissione con codifica e sigla di chi redige, verifica e approva; elenco dei documenti dei fornitori con data di trasmissione e sigla di chi verifica e approva; pianificazione dell'editing e della consegna; catena di controllo degli elaborati; eventuali disclaimer e note in tavole, relazioni e specifiche.
4. Riunione di chiusura / debriefing (§5.1.4)
Organizzata dal PM con il team, inclusi Service Lead e RSE coinvolti, per trarre lezioni utili per i progetti futuri. Quattro blocchi obbligatori:
- Performance — obiettivi iniziali contro risultati, rispetto di tempi e budget, qualità del prodotto finale
- Analisi delle criticità — di gestione (flusso, risorse interne, fornitori, cliente), tecniche e soluzioni adottate, lezioni apprese
- Soddisfazione dei soggetti coinvolti — feedback del cliente e degli utenti finali, gestione dei conflitti con il cliente, feedback del team, suggerimenti
- Registrazione e archiviazione — non conformità agli standard, ai documenti tipo o alle procedure ISO; comunicazione dei feedback a risorse, SL, DT, fornitori, RTO; archiviazione dei documenti finali e pulizia cartelle; compilazione del tab referenze; richiesta al cliente del certificato di regolare esecuzione; archiviazione dei documenti tipo a cura dei SL; pubblicazione sui social media; eventuale articolo come case history per convegni e seminari
Ramo — gestione del conflitto di requisiti con il cliente (§5.2)
Scopo dichiarato: prevenire contenziosi per difetti di progettazione, richieste di risarcimento e penali per mancato rispetto delle tempistiche.
- Identificazione — chi rileva la problematica o riceve la richiesta del cliente informa RTO e PM, che informano SS/RS/DT a seconda dell'importanza; il team segnala immediatamente ai responsabili designati dal flusso di processo
- Valutazione e analisi — analisi interna del conflitto, implicazioni sulla progettazione e sul risultato, valutazione delle soluzioni e degli impatti, selezione delle opzioni percorribili
- Coinvolgimento delle parti — comunicazione tempestiva al cliente con spiegazione di implicazioni, rischi e opzioni
- Riesame dei requisiti e delle normative — se necessario
- Implementazione — attuazione delle modifiche, monitoraggio e verifica della corretta applicazione, documentazione e archiviazione a cura del PM
- Revisione e miglioramento continuo — revisione periodica della procedura stessa
Ruoli e responsabilità
Il documento non definisce una matrice: rimanda a organigramma, mansionari, flusso di processo e gruppo di lavoro definito in apertura di commessa (§4). Dai passaggi operativi si ricava:
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| PM | Avvia e coordina, definisce l'elenco elaborati e le assegnazioni, conduce riesami, verifica, chiusura e debriefing, archivia la gestione dei conflitti | Numero di fasi di riesame; accorpamento o moltiplicazione delle fasi di validazione |
| RTO | Ausilio al PM; primo destinatario nella catena di escalation dei conflitti | — |
| DT | Ausilio eventuale; coinvolto nell'escalation per problematiche importanti | — |
| SL — Service Lead | Partecipa al debriefing; archivia documenti tipo e tipologici | — |
| RSE, SS | Partecipano; coinvolti nell'escalation | — |
| Cliente | Accetta e approva (validazione contrattuale) | Validazione di livello 1 |
| Enti competenti | Rilasciano pareri e autorizzazioni | Validazione di livello 2 |
| Stazione appaltante / verificatore | Valida e approva ai sensi del Codice Appalti | Validazione di livello 3 |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Almeno una verifica | "deve essere prevista almeno una fase di verifica" | PM | §5.1.2 |
| Emissione subordinata alla verifica | La documentazione finale è emessa al cliente solo a valle della verifica | PM | §5.1.3 |
| Verifica degli aggiornamenti normativi | Da fare prima dell'avvio della fase di lavoro con gli specialisti | PM, specialisti | §5.1.1 |
| Chi firma, verifica, approva | Definito per ogni elaborato già in riunione di avvio | PM | §5.1.1 |
| Documentazione di ogni comunicazione di conflitto | Verbali e/o e-mail con indicazioni del cliente, comunicazioni di Montana, elementi concordati, implicazioni, soluzioni, modifiche, limiti, esclusioni | PM | §5.2 |
| Accettazione via mail | Ogni soluzione concordata va registrata con accettazione e validazione via mail, archiviata a cura del PM, in copia a tutti i responsabili di Montana e del Cliente | PM | §5.2 |
| Livello di validazione | Identificato in fase di pianificazione della commessa | PM | §5.3 |
Livelli di validazione (§5.3, Tabella 1)
| Livello | In cosa consiste | Come si registra | Quando si applica |
|---|---|---|---|
| 1. Contrattuale | Accettazione/approvazione dei risultati da parte del cliente | Nota nei memo di avanzamento e nella lettera di trasmissione che indica l'accettazione dei contenuti | Sempre |
| 2. Autorizzativo | Ottenimento di pareri e autorizzazioni necessari a proseguire, in base al livello di progetto | Acquisizione di pareri e autorizzazioni di servizi nazionali, regionali, provinciali o comunali: compatibilità ambientale, autorizzazione a costruire ed esercire, concessione edilizia, pareri VVFF/C.P.I. | In caso di necessità di pareri |
| 3. Validazione | Validazione e approvazione da parte della stazione appaltante a seguito di verifica dell'ente o di soggetto esterno | Esiti delle verifiche più rapporto conclusivo del verificatore ed eventuali controdeduzioni del progettista | In caso di necessità ai sensi del Codice Appalti |
Registrazioni e moduli previsti
| Registrazione | Contenuto |
|---|---|
| Verbale della riunione di avvio | Gruppo di lavoro, interfacce, livelli di validazione, elenco elaborati con assegnazioni, pianificazione |
| Memo cronologici di riesame | Decisioni significative, criticità, avanzamento |
| Elenco documenti in emissione | Codifica secondo ID02 Gestione documenti e registrazioni, sigle di redazione/verifica/approvazione |
| Elenco documenti dei fornitori | Data di trasmissione, sigla di chi verifica e approva |
| Verbale di chiusura/debriefing | I quattro blocchi obbligatori |
| Modulo relativo alla validazione | Livelli applicati e atti specifici che costituiscono la validazione — citato in §5.3 senza codice |
| Mail di accettazione delle soluzioni concordate | Archiviata in Progeta o cartella di lavoro |
| Tab referenze | Compilato in sede di debriefing |
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore numerico. Il debriefing prevede la valutazione qualitativa di rispetto di tempi e budget e della qualità del prodotto finale, senza scala.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Riesame | Analisi critica e aggiornamento progressivo degli elementi progettuali durante lo sviluppo |
| Verifica | Controllo e revisione finale della documentazione, tecnica e amministrativa, prima dell'emissione al cliente |
| Validazione | Conferma che il prodotto della progettazione soddisfa i requisiti, su tre livelli: contrattuale, autorizzativo, ai sensi del Codice Appalti |
| Conflitto di requisito / divergenza | Situazione in cui i requisiti del cliente confliggono con la normativa o con la buona prassi progettuale |
| Documenti tipo | Modelli dall'archivio Servizi, da usare come base e da aggiornare in chiusura a cura dei SL |
| Archivio Servizi | Repository dei documenti tipo; citato senza collocazione |
| BIM | Modalità di progettazione con proprie modalità e strumenti di archiviazione; citata una volta, mai descritta |
| Catena di controllo | Sequenza firma → verifica → approvazione su ogni elaborato |
| Certificato di regolare esecuzione | Documento da richiedere al cliente in chiusura |
Da verificare in intervista
- La riunione di avvio si tiene con tutti i punti previsti? Esiste un verbale strutturato o si prende nota a mano?
- L'elenco elaborati con chi firma, verifica e approva viene compilato davvero all'avvio, o si definisce strada facendo?
- Quante fasi di riesame si fanno in media, e i memo cronologici vengono scritti ogni volta?
- La regola "documentazione emessa al cliente solo a valle della verifica" tiene anche quando la scadenza è vicina?
- Chi verifica gli elaborati dei fornitori — relazioni di calcolo, rilievi, analisi chimiche? Con che criterio e in quanto tempo?
- La riunione di chiusura si tiene? Il blocco 4 prevede otto adempimenti, compresi la pubblicazione sui social e la richiesta del certificato di regolare esecuzione: quanti se ne fanno davvero?
- Il "tab referenze" lo compila il PM in debriefing o l'Ufficio Gare alla notifica automatica di Progeta, come dice ID15 Gestione gare d'appalto?
- Il "modulo relativo alla validazione" esiste? Che codice ha?
- Quante volte si è arrivati a un conflitto di requisito con il cliente? La procedura a sei punti è stata seguita?
- Si usa il BIM? Su quali commesse e con che strumenti?
- Dov'è l'"archivio Servizi" dei documenti tipo, e chi lo mantiene?
- Quando c'è una commessa di progettazione si applica questa procedura o il §4.7 di ID05 Gestione commessa? Le persone sanno che esistono entrambe?
Cosa il documento non dice
Assenza di una matrice di responsabilità. Il §4 rimanda a organigramma, mansionari e "flusso di processo", ma nessun flusso di processo è allegato al documento.
Non sono indicati tempi: né per la verifica, né per l'emissione, né per la riunione di chiusura rispetto alla consegna.
Il "modulo relativo alla validazione" è prescritto ma non codificato né allegato.
Non è normato il Coordinamento per la Sicurezza in fase di Progettazione, benché lo scopo lo includa esplicitamente: nel corpo della procedura il CSP non viene più menzionato. Il tema è trattato in ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza.
Non è indicato cosa fare quando la verifica interna rileva un problema: manca il percorso di rilavorazione e il collegamento a ID09 Gestione non conformità e azioni correttive.
Non è definita la soglia oltre la quale una modifica richiesta dal cliente diventa una variante contrattuale, tema che ID05 Gestione commessa §4.7.6 tratta in modo diverso.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Due procedure per lo stesso processo. ID05 Gestione commessa §4.7 "Gestione commesse di progettazione" descrive pianificazione, input, riesame, verifica, modifiche, validazione e archiviazione della progettazione. Questa procedura descrive gli stessi passaggi in modo più dettagliato e in una revisione più recente di due anni e mezzo. Nessuno dei due documenti cita l'altro. Non è indicato quale prevalga.
Divergenze concrete fra le due. ID05 §4.7.8 prescrive che la documentazione finale sia "verificata dal PM e approvata dal DT"; ID18 §5.1.3 non nomina il DT (Direttore Tecnico) nella verifica finale e attribuisce la catena di firma alle assegnazioni decise in riunione di avvio. ID05 §4.7.7 tratta la validazione come atto unico; ID18 la struttura su tre livelli.
Chi aggiorna le referenze. ID15 Gestione gare d'appalto §5.7 attribuisce l'aggiornamento degli elenchi referenze all'Ufficio Gare, attivato da un avviso automatico di Progeta alla chiusura della commessa. Qui la "compilazione del tab referenze" è un adempimento della riunione di chiusura del PM (project manager).
Sigla non riconducibile. Il §5.2 cita l'escalation a "SS/RS/DT". Nel glossario aziendale RS significa "Ricerca e Selezione", funzione del personale — cfr. Appendici 3 e 6 SGQA, definizioni e glossario. Verosimilmente si intende RSE, ma il documento non lo scioglie.
Assenza della progettazione dalla mappa dei processi. Appendice 2 SGQA, mappa dei processi non rappresenta la progettazione, benché sia il servizio principale venduto ai clienti.