Formazione e addestramento — ID03

Documento

SGQA-ID03 "Formazione", seconda emissione — Feb. 2026 (prima emissione Apr. 2023)

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, D.Lgs 81/2008 art. 37

Scopo dichiarato

Pianificare e attuare addestramento e formazione per tutti i componenti dell'organizzazione, per: mettere il nuovo personale in condizione di raggiungere la piena operatività "nella massima sicurezza e nel più breve tempo possibile"; favorire lo sviluppo professionale di ciascun dipendente e consulente interno; accrescere le competenze per presidiare gli ambiti in cui l'azienda già opera e svilupparne di nuovi (§1).

Il §1 dichiara inoltre lo scopo di "pianificare e attuare l'attività di ricerca e selezione di risorse umane, in modo da assicurare pubblicità, trasparenza, imparzialità e pari opportunità".

Applicabilità: tutti i componenti dell'organizzazione che hanno influenza sulla qualità dei servizi e dei processi, e tutta l'attività di ricerca e selezione, "indipendentemente dalla tipologia contrattuale" (§1.1).

Le quattro attività formative (§5)

1. Addestramento, informazione e formazione del nuovo personale all'inserimento
2. Addestramento periodico su temi ISO 9001 e ISO 14001
3. Formazione specialistica sulla sicurezza sul lavoro
4. Formazione professionale per lo sviluppo delle competenze

Flusso dichiarato — inserimento del nuovo personale (§5.1)

1. Eventuale assegnazione di una postazione attrezzata in base all'incarico
2. Invito al Welcome Day — evento mensile o bimestrale di accoglienza
3. Presentazione ai colleghi presenti in ufficio
4. Invio a tutto il personale dell'informazione sulla persona entrante
5. Presentazione di missione, obiettivi e organizzazione (organigramma, processi, sistemi, metodologie); addestramento alle regole comportamentali e organizzative; rilascio del "Prontuario Gestione Montana", delle circolari Montana e del template Montana — tutto all'interno del Welcome Day
6. Corso sulla sicurezza sul lavoro ex art. 37 D.Lgs 81/08
7. Addestramento al sistema gestionale interno Progeta

Le riunioni di addestramento e di presentazione delle procedure ISO sono indette all'occorrenza e registrate con una nota nei sistemi gestionali Progeta e Zucchetti, dentro il progetto "Gestione sistemi ISO".

Flusso dichiarato — formazione professionale (§5.4)

1. Compilazione della skill matrix — propedeutica al piano, compilata da ogni risorsa e validata da RSE e RTO
2. Colloqui di inizio anno — fra la singola risorsa, TO, CTO e RTO; in quella sede si verifica anche la percentuale di attuazione del piano precedente
3. Valutazione delle skill — skill tecniche possedute e aree migliorabili, anche in relazione al percorso di carriera previsto dal RTO e approvato da HRD, e alle evidenze della valutazione annuale delle performance
4. Proposta di obiettivi formativi per ciascuna persona, sulle skill critiche
5. Condivisione con la persona della proposta, valutazione delle sue proposte e decisione del percorso, a cura di RTO e approvato da HRD
6. Validazione del piano — congiunta di RF e RA
7. Approvazione definitiva — di HRD, sentiti i pareri di DO e DT
8. Tracciamento in corso d'anno — ogni persona tiene traccia nel proprio piano delle attività svolte, indicando tipologia, argomento e durata (§5.4.2)
9. Verifica annuale — con il proprio RTO o Responsabile si valuta il piano dell'anno precedente per quantità e qualità dell'apprendimento

I percorsi formativi individuali sono definiti entro il primo trimestre di ciascun anno dal Responsabile di riferimento, o dall'Amministratore Delegato per chi ricopre ruoli direttivi o dipende gerarchicamente da lui, con la supervisione del Responsabile Formazione.

Flusso dichiarato — partecipazione a corsi esterni (§5.4.1)

1. La risorsa si confronta con il proprio RTO e il Service Lead per l'approvazione provvisoria
2. Invia mail per l'approvazione definitiva a HRD, in copia a formazione@montanambiente.com, RTO e Service Lead, specificando se l'approvazione provvisoria è già stata ottenuta e allegando il file Corsi esterni_Richiesta_NomeCognome compilato
3. Ottenuta l'approvazione di HRD tramite il Team Formazione, la persona si iscrive in autonomia e chiede all'Ufficio Trasferte le eventuali prenotazioni
4. Concluso il corso, invia al Team Formazione il file Corsi esterni_Finale_NomeCognome con l'eventuale attestato
5. Compila la nota spese per i costi vivi sostenuti
6. Il Responsabile Formazione, o un suo collaboratore, aggiorna il foglio m21

I format stanno in X:\FORMAZIONE\03_GESTIONE DEL SISTEMA FORMAZIONE\REGISTRO CORSI\.

I corsi interni sono gestiti da RF, RA e Team Formazione con la supervisione di HRD, tramite il sistema gestionale Zucchetti; la partecipazione va approvata preventivamente dal RTO.

Ruoli e responsabilità

Il §4 elenca dodici sigle. Quattro non compaiono altrove nel sistema.

Regole, soglie e controlli

Voci del budget formazione (§5.4)

Iscrizione a corsi e convegni · materiale didattico · trasferte · costi orari delle persone da formare o in autoformazione · costi dei formatori per corsi interni.

Corsi sulla sicurezza previsti (§5.3)

RSPP del datore di lavoro · aggiornamento RSPP interno ed esterno · rischi generali · rischi specifici e relativo aggiornamento · preposto · addetto antincendio rischio basso e medio · addetto primo soccorso · RLS e suo aggiornamento · coordinatore della sicurezza nei cantieri.

Montana mantiene un archivio dei ruoli previsti dal D.Lgs 81/08 con le persone incaricate, le abilitazioni ottenute e le scadenze degli aggiornamenti. Il "Programma formazione sicurezza" è in carico al RSPP. Annualmente si redige il budget dei corsi sulla sicurezza.

Registrazioni e moduli previsti

Indicatori dichiarati

Percentuale di attuazione del piano di formazione dell'anno precedente, verificata nei colloqui di inizio anno (§5.4). Il tetto delle 100 ore annue funziona come soglia di controllo.

L'efficacia della formazione è valutata annualmente nell'ambito della valutazione delle performance e del riesame, anche in relazione a "non conformità recidive di sistema/processo ISO" (§5.4.4).

Termini di dominio

Da verificare in intervista

• Chi sono RA (Responsabile Academy), TO (Tutor Operativo) e CTO (Coordinatore Tecnico Operativo)? Tre ruoli che compaiono solo qui — cfr. Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma.
• Esiste un'"Academy" Montana? Cosa fa?
• La skill matrix esiste? Chi la conserva, in che formato?
• Il piano di formazione m05 viene compilato per tutti? Qual è la percentuale di attuazione dell'ultimo anno?
• Il tetto di 100 ore annue è mai stato superato da qualcuno? Con che esito?
• I limiti di 4 e 8 ore per corso interno, affiancamento e autoformazione vengono tracciati? Dove si registrano le ore di autoformazione?
• Il Welcome Day si tiene con la cadenza prevista? Quante persone sono passate dall'ultimo?
• Il Prontuario Gestione Montana esiste in una versione aggiornata? Chi lo mantiene? Contiene credenziali di servizi secondo ID15 Gestione gare d'appalto.
• L'addestramento a Progeta per i nuovi assunti come avviene: affiancamento, corso, manuale?
• Quanti sistemi deve imparare un nuovo assunto — Progeta, Zucchetti, i server X: e P:?
• La newsletter mensile di aggiornamento normativo viene inviata? Chi è "una persona responsabile dell'aggiornamento normativo"? Non è un ruolo definito.
• L'archivio dei ruoli sicurezza con le scadenze è aggiornato? Come si viene avvisati di una scadenza?
• Il processo di ricerca e selezione dichiarato nello scopo dove è descritto?
• Il gestionale Zucchetti gestisce anche presenze e HR: chi lo amministra?

Cosa il documento non dice

Ricerca e selezione priva di disciplina. Il §1 e il §1.1 la includono esplicitamente nello scopo e nell'applicabilità, promettendo "pubblicità, trasparenza, imparzialità e pari opportunità", ma nessuna sezione del §5 la tratta.

Non è indicato dove risiedano la skill matrix, il piano di formazione m05 e l'archivio dei ruoli sicurezza.

Non è definito chi sia il "responsabile dell'aggiornamento normativo" che invia la newsletter mensile.

Non è indicato un fabbisogno formativo minimo: esiste un tetto (100 ore) ma non un pavimento.

Non è normato cosa accade se il piano di formazione non viene attuato: la percentuale di attuazione si verifica ma non ha conseguenze descritte.

Non è descritto il collegamento con i requisiti di competenza degli auditor interni fissati da ID08 Verifiche ispettive interne (corso di almeno 3 giorni più un ciclo di affiancamento).

Il §5.4 chiude una frase a metà: "il testo viene archiviato sia in forma informatica".

Contraddizioni interne o con altri documenti

Errore nella tabella delle revisioni. Entrambe le emissioni sono numerate Rev. 0: quella dell'aprile 2023 come "prima emissione" e quella del febbraio 2026 come "seconda emissione". Il documento in vigore non ha quindi un indice di revisione distinto, in violazione della regola di identificazione fissata da ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6, che impone un indice aggiornato a ogni modifica.

Un canale di sorveglianza normativa che l'altra procedura ignora. La newsletter mensile di aggiornamento normativo ambientale descritta qui è esattamente il presidio che manca a ID10 Conformità legislativa, la quale affida la conformità di secondo livello a "banche dati elettroniche on line" non identificate. Le due procedure non si citano.

Prontuario Gestione Montana esterno al sistema documentale. È consegnato a ogni nuovo assunto e contiene credenziali operative secondo ID15 Gestione gare d'appalto, ma non è codificato, non ha revisione e non compare nell'elenco documentale di ID02 Gestione documenti e registrazioni.

Due sistemi gestionali senza una regola di ripartizione. Le registrazioni di addestramento vanno "nei sistemi gestionali Progeta e Zucchetti"; i corsi interni sono gestiti in Zucchetti. Nessun documento del sistema descrive Zucchetti né dice cosa vada in quale sistema.

Doppia disciplina della formazione. La formazione del personale è disciplinata da due procedure con oggetti in parte sovrapposti.

La ripartizione fra i due piani non è dichiarata da nessuna delle due procedure. Ogni lavoratore ha quindi due percorsi formativi registrati in strumenti separati, e la documentazione non indica chi verifichi che l'insieme sia completo e privo di scadenze superate.