Verifiche ispettive interne — ID08
- Documento
- SGQA-ID08 "Verifiche ispettive", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001
Scopo dichiarato
Descrivere "le modalità di pianificazione, esecuzione e registrazione della verifica ispettiva interna per valutare l'adeguatezza del sistema e la sua conformità alle prescrizioni legislative" (§1).
Applicabilità: tutte le verifiche ispettive condotte sia presso Montana sia presso altre organizzazioni (§1.1).
Perché si fanno (§5)
- verificare che tutti gli elementi del sistema siano adeguati al raggiungimento degli obiettivi
- controllare che il sistema sia conforme ai documenti di riferimento
- valutare il sistema di un fornitore in vista di un possibile rapporto contrattuale
- verificare che il sistema di un fornitore continui a soddisfare i requisiti
Confini
- Innesco
- il programma annuale, oppure un evento che giustifichi una verifica straordinaria; per le verifiche esterne, la valutazione di un fornitore.
- Chiusura
- l'archiviazione del rapporto di verifica ispettiva; le azioni correttive conseguenti sono responsabilità dell'organizzazione valutata.
- Output prodotti
- rapporto di verifica ispettiva, non conformità registrate, eventuale check list di cantiere, aggiornamento della programmazione.
Flusso dichiarato
- Programmazione annuale (§5.1) — il programma è redatto annualmente dal RSQA, approvato dal Comitato Direttivo e reso pubblico. Coinvolge a rotazione tutte le attività che influenzano qualità e ambiente e tutti gli elementi del sistema
- Pianificazione della singola verifica (§5.3) — a cura del gruppo incaricato, prima dell'esecuzione
- Preavviso (§5.3) — il responsabile dell'audit comunica alla funzione da verificare, almeno 5 giorni prima, data, ora e documenti di riferimento
- Assegnazione degli elementi (§5.3) — il responsabile del gruppo assegna a ciascun componente la valutazione di specifici elementi; durante l'esecuzione ciascuno si limita a quanto assegnato
- Riunione di apertura (§5.5) — fra gruppo di verifica e direzione dell'organizzazione valutata: presentazione del gruppo, descrizione delle modalità, chiarimento dei dettagli del piano
- Conduzione (§5.6) — si valuta se le procedure e i documenti sono "conosciuti, disponibili, compresi ed utilizzati dal personale", e se gli elementi del sistema sono adeguati agli obiettivi. Tutte le osservazioni sono documentate; le NC sono supportate da evidenze oggettive e identificate a fronte dei documenti di riferimento
- Comunicazione immediata delle NC critiche (§5.2) — all'organizzazione valutata
- Riunione di chiusura (§5.7) — prima della stesura del rapporto finale: si presentano osservazioni e NC con le evidenze e i punti dei documenti di riferimento, accertandosi che i risultati siano compresi e che le NC siano riconosciute dalla direzione dell'organizzazione valutata
- Rapporto (§5.8) — modulo m08, redatto dall'intero gruppo sotto la guida del responsabile
- Check list di cantiere (§5.8) — se la visita prevede il controllo delle attività di cantiere, il RSQA compila il modulo m11
- Distribuzione e archiviazione (§5.9) — il rapporto è distribuito alla direzione dell'organizzazione valutata; l'originale è archiviato dal RSQA
- Azioni correttive (§5.10) — definizione e attuazione competono all'organizzazione valutata, "senza indebiti ritardi"
- Verifica aggiuntiva (§5.1) — in caso di NC critiche il RSQA può programmare una verifica aggiuntiva, aggiornando la programmazione
Audit di conformità legislativa (§5.11)
Il RSQA deve attuare periodicamente, con frequenza almeno annuale, la valutazione del rispetto delle prescrizioni legali applicabili tramite un audit di conformità legislativa, registrato con le stesse modalità dell'audit di sistema.
Verifiche esterne presso fornitori (§5.1)
Verifiche esterne non programmate. Si eseguono se necessario: all'inizio di un possibile rapporto contrattuale se il fornitore è particolarmente critico o se non si sono raccolte informazioni sufficienti; a seguito di cambiamenti dell'organizzazione o dei processi del fornitore, o per valutare l'acquisto di prodotti o servizi particolarmente critici; a seguito di problemi particolarmente gravi, per valutare l'efficacia delle azioni correttive.
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| RSQA | Redige il programma annuale, compila m11 per i cantieri, archivia gli originali di piani, rapporti, liste di riscontro e programma, esegue l'audit di conformità legislativa | Programmare una verifica aggiuntiva dopo NC critiche |
| Comitato Direttivo | Approva il programma annuale | Approvazione del programma |
| Gruppo di verifica ispettiva | Pianifica, esamina la documentazione, esegue, comunica immediatamente le NC critiche, verbalizza e comunica i risultati | Solo suggerimenti sul tipo di azioni correttive |
| Responsabile del gruppo | Guida il gruppo, di norma è la persona con più esperienza; comunica il preavviso; assegna gli elementi ai componenti | Assegnazione degli elementi |
| Organizzazione valutata | Definisce e attua le azioni correttive senza indebiti ritardi; ne riconosce le NC in riunione di chiusura | Le proprie azioni correttive |
| Rappresentante della Direzione per la Qualità e Ambiente | Con il RSQA, verifica efficacia ed effettiva applicazione delle azioni correttive | Verifica finale |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Indipendenza | Il gruppo è composto da personale "non avente diretta responsabilità nell'organizzazione verificata"; non può effettuare verifiche sul proprio lavoro | RSQA | §5.2 |
| Preavviso minimo | Almeno 5 giorni prima, con data, ora e documenti di riferimento | Responsabile audit | §5.3 |
| Competenza teorica | Corsi esterni qualificanti oppure corsi interni di almeno 3 giorni tenuti da esperti qualificati | RSQA | §5.2 |
| Competenza pratica | Affiancamento durante un intero ciclo di verifiche ispettive | RSQA | §5.2 |
| Competenza degli esterni | Da valutare anche per il personale esterno; "si ritengono sufficienti un corso di formazione o esperienze analoghe" | RSQA | §5.2 |
| Criteri di frequenza e durata | Importanza del processo e degli aspetti ambientali connessi; importanza delle funzioni; risultati delle verifiche precedenti | RSQA | §5.1 |
| Evidenza oggettiva obbligatoria | Ogni NC deve essere supportata da evidenze e identificata a fronte di un documento di riferimento | Gruppo di verifica | §5.6 |
| Riconoscimento delle NC | In riunione di chiusura ci si accerta che le NC siano riconosciute dalla direzione valutata | Gruppo di verifica | §5.7 |
| Limiti del mandato | "Durante l'esecuzione si rimane nei limiti stabiliti per quella verifica"; ciascun componente valuta solo quanto assegnato | Gruppo di verifica | §5.3 |
| Programma pubblico | Il programma annuale è "reso pubblico" | RSQA | §5.1 |
| Audit di conformità legislativa | Almeno annuale | RSQA | §5.11 |
Registrazioni e moduli previsti
| Modulo | Contenuto |
|---|---|
| m08 — Rapporto di verifica ispettiva | Esito della singola verifica; redatto dall'intero gruppo |
| m09 — Pianificazione verifica ispettiva | Piano della singola verifica |
| m10 — Programmazione verifica ispettiva | Programma annuale |
| m11 — Check list controllo di cantiere | Compilata dal RSQA quando la verifica riguarda attività di cantiere |
Originali di piani, rapporti, liste di riscontro e programma archiviati dal RSQA.
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore. La frequenza degli audit non è fissata: dipende da importanza del processo, importanza delle funzioni e risultati precedenti.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Verifica ispettiva interna | Audit condotto presso Montana su elementi del proprio sistema |
| Verifica ispettiva esterna | Audit condotto presso un fornitore; non programmata |
| Verifica straordinaria | Audit non programmato per cambiamenti organizzativi, problemi gravi o verifica di azioni correttive |
| Verifica aggiuntiva | Audit di controllo programmato dal RSQA dopo NC critiche |
| Non conformità critica | Categoria di NC che attiva comunicazione immediata e possibile verifica aggiuntiva. Non definita |
| Gruppo di verifica ispettiva | Una o più persone competenti senza responsabilità dirette nell'organizzazione verificata |
| Organizzazione valutata | Il soggetto sottoposto a verifica, interno o fornitore |
| Audit di conformità legislativa | Valutazione annuale del rispetto delle prescrizioni legali |
Da verificare in intervista
- Il programma annuale degli audit esiste per l'anno in corso? Dov'è pubblicato, visto che deve essere "reso pubblico"?
- Quanti audit interni si sono fatti nell'ultimo anno, su quali funzioni?
- Chi compone il gruppo di verifica? Sono persone interne formate secondo i requisiti (corso ≥3 giorni più un ciclo di affiancamento), o si usa un consulente esterno?
- Chi ha oggi i requisiti di auditor in azienda, e dove sono registrati?
- Il preavviso di 5 giorni viene rispettato?
- Cosa rende una non conformità "critica"? Il termine non è definito da nessuna parte.
- È mai stata fatta una verifica ispettiva presso un fornitore? La procedura la prevede in quattro casi.
- L'audit di conformità legislativa annuale si è tenuto? Con che esito, e dove è registrato?
- Il modulo m11 Check list controllo di cantiere e il modulo m23 Check list preliminare controllo cantieri di ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza sono due strumenti diversi? Chi compila quale?
- Le azioni correttive da audit vengono attuate "senza indebiti ritardi": esiste un registro dello stato di avanzamento?
- Gli audit del sistema Qualità-Ambiente e quelli del sistema Sicurezza si fanno insieme o separatamente?
Cosa il documento non dice
Frequenza degli audit interni non indicata., né una copertura minima: solo che il programma coinvolge "a rotazione" tutte le attività, con criteri qualitativi.
Non è definita la non conformità critica, benché sia la categoria che attiva la comunicazione immediata e la verifica aggiuntiva.
Non è indicato dove risieda l'archivio degli audit né per quanto tempo si conservino i rapporti.
Non è previsto un termine per le azioni correttive dell'organizzazione valutata: "senza indebiti ritardi" non è una scadenza.
Non è descritto come si registrano le competenze degli auditor: la procedura fissa i requisiti ma non una registrazione. Il collegamento con ID03 Formazione e addestramento non è esplicitato.
Non è indicato chi esegua materialmente le verifiche esterne presso i fornitori, né come l'esito si rifletta sull'albo di ID06 Approvvigionamento e fornitori esterni.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Due funzioni citate una volta sola e mai definite. Il §5.2 prescrive di comunicare i risultati "all'Assicurazione Qualità e ambiente", entità che non compare in nessun altro documento. Il §5.10 attribuisce la verifica delle azioni correttive al "Rappresentante della Direzione per la Qualità e Ambiente", che è verosimilmente il RD (Rappresentante della Direzione) citato in ID01 Riesame della direzione: questo è l'unico punto dell'intero sistema in cui la sigla è sciolta per esteso, e il ruolo non compare comunque nell'organigramma — cfr. Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma.
Frequenza dell'audit legislativo. Qui è "almeno annuale" (§5.11); ID10 Conformità legislativa lo definisce genericamente "periodico" senza frequenza. La prescrizione più specifica è questa.
Contraddizione interna sulla valutazione della conformità. Il §5.11 prescrive un audit di conformità legislativa dedicato e poi chiude con "La valutazione della conformità normativa è effettuata durante la normale attività", che descrive un presidio continuo e non un audit.
Due check list di cantiere. m11 (check list controllo di cantiere) qui, m23 (nel sistema Qualità e Ambiente indica il verbale di manutenzione) in ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza, con finalità apparentemente sovrapponibili e nessun rimando reciproco.
Doppia disciplina degli audit interni. Gli audit interni sono disciplinati da due procedure che non si citano a vicenda.
| Sistema | Procedura | Preavviso | Indipendenza del valutatore | Strumenti |
|---|---|---|---|---|
| Qualità e Ambiente | ID08 Verifiche ispettive, apr. 2023 | 5 giorni | il gruppo non può verificare il proprio lavoro | m08 rapporto, m09 piano, m10 programma, m11 check list di cantiere |
| Salute e Sicurezza | PO07 Audit interni, lug. 2024 | «con sufficiente anticipo» | «è preferibile» che il valutatore non abbia responsabilità nell'area esaminata | ModPO07.01 piano annuale, ModPO07.02 rapporto |
Il sistema Salute e Sicurezza ha prodotto un piano annuale per il ciclo 2024-2025 e rapporti compilati per gli audit del 27 dicembre 2024, del 12 marzo 2025, del 23 dicembre 2025 e del 18 marzo 2026, tutti firmati dallo stesso auditor; per il sistema Qualità e Ambiente non è stata consegnata alcuna registrazione di audit. La documentazione non indica se gli audit dei due sistemi si svolgano nella stessa sessione, né quale regola di indipendenza si applichi a un valutatore che verifichi entrambi.