Sorveglianza e misurazione — ID12

Documento

SGQA-ID12 "Sorveglianza e misurazione", Rev. 0 — Apr. 2023

Emesso da

RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo

Ambito normativo

UNI EN ISO 14001 (il testo parla di Sistema di Gestione Ambientale)

Scopo dichiarato

Assicurare la sorveglianza e la misurazione regolare delle attività e delle operazioni, compresa la registrazione delle informazioni che consentono di seguire l'andamento delle prestazioni, dei controlli operativi e della conformità a obiettivi e traguardi. Ha inoltre "il compito di garantire la valutazione periodica della conformità nei confronti della legislazione rilevante" (§1).

Applicabilità: monitoraggio di tutti gli aspetti ambientali significativi e degli elementi che richiedono controllo continuativo per accertare la conformità ai requisiti del SGA (§1.1).

Flusso dichiarato

1. Identificazione delle aree da monitorare (§5.1) — tre categorie: attività soggette a requisiti legali o regolamentari; attività con aspetti o impatti ambientali significativi; attività previste dal programma di gestione ambientale per raggiungere traguardi e obiettivi
2. Esame della documentazione (§5.1) — l'individuazione delle singole attività si basa su m14 (registro normativa), m00 (registro aspetti ambientali) e m01 (obiettivi e piano di attuazione)
3. Definizione di indicatori e grandezze (§5.1) — il RSQA identifica le attività da monitorare e per ciascuna gli indicatori e le grandezze
4. Pianificazione (§5.2) — obiettivi, attività di controllo e adempimenti obbligatori confluiscono in un piano di monitoraggio, che genera uno scadenziario e la modulistica di registrazione
5. Aggiornamento annuale degli indicatori (§5.2) — sulla base del monitoraggio eseguito il RSQA aggiorna annualmente il modulo m02 — Indicatori di processo, in cui sono riportati i dati per l'analisi delle prestazioni
6. Registrazione delle analisi (§5.3) — il RSQA registra in m02 le analisi per il monitoraggio degli aspetti legati al sistema qualità e ambiente

Gli indicatori (§5.3.1)

Gli indicatori "vengono decisi in fase di riunione all'interno del riesame della direzione e possono subire variazioni in base all'andamento dell'azienda e in base alle necessità cogenti".

Indicatori di prestazione ambientale: riguardano emissioni, produzione e riciclo di materie prime, consumo di energia e rifiuti; concernono pianificazione, controllo e monitoraggio degli impatti ambientali.

Indicatori di qualità: connessi alle attività di gestione dell'azienda, per valutarne l'andamento rispetto a quanto stabilito dal sistema.

Requisito di comparabilità: "Gli indicatori devono consentire un confronto dei dati da un anno all'altro."

Ruoli e responsabilità

Regole, soglie e controlli

Registrazioni e moduli previsti

Indicatori dichiarati

La procedura definisce il meccanismo degli indicatori — chi li decide, chi li aggiorna, il requisito di comparabilità e le famiglie tematiche — ma non elenca alcun indicatore concreto, nessuna soglia e nessun obiettivo.

Termini di dominio

Da verificare in intervista

• Il modulo m02 Indicatori di processo esiste ed è compilato? La procedura vi fonda l'intero impianto di monitoraggio; ID01 Riesame della direzione lo cita fra i riferimenti documentali senza descriverne il contenuto.
• Quali indicatori sono stati decisi nell'ultimo riesame? Esiste una serie storica che consenta il confronto anno su anno?
• Il registro aspetti ambientali m00 esiste? Chi lo tiene?
• Il piano di monitoraggio e lo scadenziario esistono come documenti distinti, o coincidono con lo scadenziario m34 di ID10 Conformità legislativa?
• Quali monitoraggi sono di competenza di enti esterni, e come arrivano i loro risultati al RSQA?
• Chi raccoglie materialmente i dati (consumi energetici, rifiuti, emissioni)? Da quali fonti?

Cosa il documento non dice

Assenza di indicatori concreti. La procedura descrive come si scelgono e si aggiornano, ma l'elenco vive interamente nel modulo m02, che non è allegato.

Non è indicata la frequenza dei monitoraggi: solo che l'aggiornamento di m02 è annuale. Lo scadenziario che dovrebbe contenere le frequenze non è descritto.

Non è indicato dove risiedano m00, m01, m02 e il piano di monitoraggio.

Non è descritto cosa accade quando un indicatore peggiora o un obiettivo non è raggiunto: non c'è collegamento esplicito con ID09 Gestione non conformità e azioni correttive.

Non è trattata la "valutazione periodica della conformità nei confronti della legislazione rilevante" annunciata nello scopo: il tema è di ID10 Conformità legislativa e ID08 Verifiche ispettive interne, che qui non sono citati.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Un titolo di paragrafo copiato dalla procedura sbagliata. Il §5.3 è intitolato "CONTROLLO ORE DI SERVIZIO" ma il suo contenuto riguarda la registrazione delle analisi in m02 (indicatori di processo) e non ha alcun rapporto con le ore lavorate. Lo stesso titolo, con contenuto pertinente sui timesheet, compare al §5.4 di ID13 Gestione amministrativa.

Perimetro dichiarato solo ambientale. L'applicabilità (§1.1) limita la procedura agli aspetti ambientali significativi e ai requisiti del SGA, ma il §5.3 e il §5.3.1 estendono il monitoraggio agli indicatori di qualità. Il sistema è integrato ma il documento oscilla, come ID01 Riesame della direzione e ID10 Conformità legislativa.

Sovrapposizione sui controlli ambientali. Il piano di monitoraggio con scadenziario descritto qui e il "piano dei controlli ambientali" con scadenziario m34 (scadenziario normativo) di ID10 Conformità legislativa §5.2 hanno lo stesso oggetto e la stessa responsabilità (RSQA (Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente)), senza che le due procedure si citino.

Doppia disciplina del monitoraggio. L'azienda misura le proprie prestazioni con due sistemi di indicatori distinti.

La documentazione non indica se i due insiemi di indicatori confluiscano in una lettura unitaria delle prestazioni, né chi la componga per il riesame della direzione.