Censimento dei moduli e delle registrazioni

Oggetto

i moduli prescritti dai due sistemi di gestione, la loro disponibilità e le registrazioni compilate

Base documentale

l'archivio consegnato il 9 settembre 2026 e i documenti del sistema Salute e Sicurezza già acquisiti

Metodo

confronto fra i codici citati nelle procedure e i file consegnati, con conteggio delle righe compilate nei fogli di calcolo

Scopo

Il censimento risponde alla domanda che R-02 pone e che la prima consegna lasciava aperta: per ciascun modulo prescritto, se esista, in quale revisione, chi lo prescriva, se sia compilato e per quali anni. Serve anche a rendere verificabile R-09 sulla collocazione delle registrazioni.

Metodo e limiti

I codici prescritti sono stati ricavati leggendo le copie in testo delle ventidue informazioni documentate, del manuale e delle appendici. La disponibilità è stata verificata sui file consegnati. La compilazione dei fogli di calcolo in formato xlsx è stata misurata contando le righe che contengono almeno un valore, foglio per foglio.

Undici file sono in formato xls, che la libreria standard non legge: per essi la compilazione è desunta dal nome del file e dalla dimensione, e va confermata aprendoli. I documenti in doc e docx non sono stati contati: la loro compilazione è desunta dalla presenza di una data nel nome.

Il conteggio delle righe misura l'estensione della registrazione. La correttezza del contenuto e la completezza rispetto a ciò che il processo produce restano da verificare.

Prospetto

Moduli del sistema Qualità e Ambiente

Moduli in uso e privi di prescrizione

Sei moduli esistono come file e nessuna procedura li nomina. Tre risiedono in cartelle di lavoro escluse dall'acquisizione.

Il modulo m24 prosegue la serie dei verbali di manutenzione che m23 copre fino al dicembre 2025: la registrazione del maggio 2026 cambia codice senza che alcuna procedura lo preveda.

Codici usati per due documenti diversi

Quattro codici designano due documenti di natura diversa. Per tre di essi i file datati permettono di ricostruire una successione nel tempo, che resta una lettura dei nomi dei file e va confermata dall'azienda.

I tre codici da m11 a m13 sono stati riassegnati fra il 2022 e il 2023, nello stesso periodo in cui i codici da m08 a m10 hanno assunto le funzioni di audit. Una registrazione datata non è identificabile dal solo codice: chi cerca m12 in archivio trova una pianificazione di audit del 2019 e un rapporto di non conformità.

Il caso di m23 è diverso e resta aperto: due procedure vigenti prescrivono lo stesso codice per due documenti che nulla condivide.

La check list di controllo cantieri esiste inoltre sotto tre codici. Il foglio Check_List_Adem.Amb. del modulo m11 e quello del modulo m23 di ID17 hanno entrambi 127 righe; m30 e m35 portano lo stesso titolo in revisione 2 e 3.

Moduli del sistema Salute e Sicurezza

Il sistema Salute e Sicurezza distingue nel nome del file il modello, siglato MOD, dalla registrazione compilata, siglata REG. Le due versioni hanno la stessa struttura e contenuto diverso: la verifica è stata condotta confrontando le impronte dei file.

Consistenza delle registrazioni nei due sistemi

Il quadro che la fase 1 aveva ricostruito si rovescia. Quadro documentale registra che le registrazioni consegnate riguardavano il solo sistema Salute e Sicurezza. Con l'archivio del 9 settembre 2026 il sistema Qualità e Ambiente risulta il più documentato dei due.

Registrazioni con contenuto minimo

Tre registrazioni prescritte da procedure vigenti contengono un numero di righe che non corrisponde all'attività che le procedure descrivono.

Registrazione dei near miss. Il modulo m22 contiene 5 righe. ID21 §7 motiva la rilevazione osservando che i near miss sono "numericamente superiori agli infortuni e più rappresentativi statisticamente", e PO05 prescrive la segnalazione entro 24 ore di ogni near miss.

Registro dei corsi. Il modulo m21 contiene 6 corsi esterni e 2 interni, mentre ID03 §5.4.1 prescrive che ogni partecipazione a corso esterno sia registrata dal Responsabile Formazione e i corsi interni siano gestiti tramite Zucchetti.

Piano di formazione 2026. Il foglio dell'anno 2026 del modulo m05 non contiene righe, mentre i fogli 2024 e 2025 ne contengono rispettivamente 16 e 21.

Effetto sui rilievi

Rilievi nuovi

Moduli in uso e privi di prescrizione. Sei codici esistono come file e nessuna procedura li nomina, fra cui m30 che porta due compilazioni riferite a cantieri identificati e m24 che prosegue una serie di registrazioni cambiando codice.

Check list di cantiere sotto tre codici. Lo stesso contenuto compare come m11, come m23 di ID17, come m30 e come m35. Due di questi codici sono prescritti da procedure vigenti per documenti diversi.

Contenuto della scheda anagrafica del fornitore. Le due varianti di m18 raccolgono ragione sociale o dati anagrafici, sede, contatto, coordinate bancarie e dati fiscali, con la visura camerale per le società e il documento di identità con l'eventuale certificato di iscrizione all'albo per i professionisti. Non raccolgono alcuno dei requisiti che PO14 Appalti e accessi prescrive per l'idoneità tecnico-professionale, cioè iscrizione alla camera di commercio, dichiarazione ex art. 26, DURC, abilitazioni ai sensi del D.M. 37/08, evidenza degli obblighi formativi, nomina di RSPP, medico competente e rappresentante dei lavoratori, documento di valutazione dei rischi o piano operativo di sicurezza, assicurazione. Non raccolgono nemmeno i requisiti ambientali che ID11 Gestione degli aspetti ambientali §5.9 prescrive, cioè iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali, autorizzazioni degli impianti ed eventuali certificazioni. Un solo modulo serve due modelli di qualifica e ne sostiene uno.

Canale di ricezione della scheda. Entrambe le varianti chiedono di restituire il questionario compilato a un indirizzo di posta nominativo, non a una casella funzionale.

Registro dei corsi e registrazione dei near miss quasi vuoti. Le due registrazioni contengono rispettivamente 8 e 5 righe, a fronte di procedure che ne prescrivono la compilazione sistematica.

Piano di formazione 2026 non compilato. Il foglio dell'anno in corso è vuoto.

Elementi da acquisire