Audit interni SSL — PO07
- Documento
- SGS-PO07 "Audit interni", Rev. 0 — Lug. 2024
- Emesso da
- RSGSL · Approvato da: Comitato Direttivo
- Riferimenti
- UNI ISO 45001
- Moduli
- ModPO07.01 Piano annuale · ModPO07.02 Rapporto di audit
Scopo dichiarato
Gestire gli audit interni per verificare che il sistema di organizzazione aziendale e le procedure siano correttamente applicate e sufficienti a garantire gli obiettivi previsti. Gli audit stabiliscono se il sistema è conforme ai requisiti della ISO 45001, conforme alle norme cogenti in materia di sicurezza, "efficacemente attuato e mantenuto aggiornato".
Gli audit "costituiscono il mezzo principale per garantire la coerenza delle diverse attività previste dal Manuale, dalle procedure e dalle istruzioni".
Applicabilità: "alle attività ed al sistema di gestione di Montana S.p.A. svolte nella sede di Via Fumagalli 6 Milano".
Flusso dichiarato
- Pianificazione annuale (§6.2) — il RSGSL redige annualmente il piano, considerando l'importanza dell'area o processo, l'esito dei precedenti audit, la complessità o criticità delle attività e la necessità di verificare l'efficacia di azioni correttive precedenti. Registrato su ModPO07.01
- Comunicazione (§6.2) — il responsabile dell'audit comunica alle persone coinvolte il programma "con sufficiente anticipo"
- Lista di riscontro (§6.2) — il valutatore prepara una lista dei punti da verificare; per i processi e le procedure operative può ricavarla dalle tabelle riassuntive dei processi allegate al manuale
- Esecuzione (§6.3) — basata su colloqui, esame dei documenti e verifica del modo di operare, con eventuale ausilio di check list. Il responsabile individua le procedure del processo in esame e "conferma che lo scopo principale dell'audit è la verifica del sistema e non della persona"
- Aspetti verificati — esame dei documenti normativi applicabili · colloqui per accertare disponibilità e conoscenza della documentazione · osservazione diretta del modo di operare · accertamento che le azioni correttive da audit precedenti, interni ed esterni, siano state attuate e siano efficaci
- Rapporto (§6.4) — riscontri e valutazioni su ModPO07.02
- Esame del rapporto — anche da parte dei responsabili del reparto o servizio sottoposto ad audit e/o dell'AD
- Azioni correttive — in caso di osservazioni o richieste, registrazione e gestione secondo PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive
- Riesame — i risultati sono riesaminati dalla Direzione durante il riesame
I quesiti dell'auditor (§6.3)
Esistono carenze nella comprensione del sistema · carenze nell'applicazione dei requisiti · le persone intervistate eseguono le attività secondo le prescrizioni · la documentazione del posto di lavoro è attuale e adeguata · le persone conoscono l'organizzazione della propria area · i processi sono conosciuti e sotto controllo.
"Particolare attenzione viene dedicata alla verifica della risoluzione delle non conformità riscontrate in occasione degli audit precedenti."
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| RSGSL | Applicazione e aggiornamento della procedura, definizione del team di audit e dell'oggetto delle verifiche, piano annuale, archiviazione | Composizione del team e oggetto delle verifiche |
| Valutatore | Prepara la lista di riscontro, esegue, documenta | Rilievi |
| Responsabile dell'area verificata | Esamina il rapporto e intraprende tempestivamente azioni di miglioramento | Azioni di miglioramento |
| AD | Esamina il rapporto | — |
| Direzione / Comitato Direttivo | Riesamina i risultati in sede di riesame | — |
Requisiti del valutatore (§6.1)
- "È preferibile" che non abbia diretta responsabilità nelle aree esaminate; in alternativa deve garantire una valutazione oggettiva individuando parametri obiettivamente indicativi
- deve avere un significativo rapporto diretto con l'azienda
- deve conoscere i processi aziendali
- deve conoscere il Sistema di Gestione Integrato
- deve avere formazione di base sulla norma 45001
- deve avere formazione di base sulla metodologia di conduzione degli audit
"È ammesso che gli audit interni vengano eseguiti anche da personale competente e qualificato di provenienza esterna."
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Audit | Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze e valutarle con obiettività |
| Audit di sistema | Audit orientato a verificare che l'organizzazione delle aree sia in linea con il sistema, valutare il grado di attuazione, verificare il corretto svolgimento dei processi e definire i correttivi |
| Non conformità (NC) | Requisito di sistema non rispettato — es. prescrizione legislativa, inosservanza di procedura che pregiudica il rispetto delle autorizzazioni |
| Osservazione (OSS) | Scostamento da quanto previsto dalle procedure che non compromette la conformità legislativa |
Registrazioni e moduli previsti
| Modulo | Contenuto | Stato nel corpus |
|---|---|---|
| ModPO07.01 — Piano annuale audit interni | Procedure interessate, oggetto, date, persone da intervistare | Presente compilato per il 2024-2025, con date reali (27/12/2024, 12/03/2025, 18/06/2025) e persone da intervistare |
| ModPO07.02 — Rapporto di audit interni | Data, aree, obiettivi, auditor, intervistati, rilievi per sezione della norma, firma | Presente come template |
| REG.PO07.02 — Rapporto audit interni 2024 | Registrazione dell'audit svolto | Presente ma compilato solo parzialmente: reca la numerazione "1/2024" e la norma di riferimento, mentre data, aree, responsabili, auditor, intervistati e rilievi restano ai valori segnaposto |
Archiviazione a cura del RSGSL.
Da verificare in intervista
- Il rapporto di audit 2024 è stato compilato? Il file `REG.PO07.02_Rapporto Audit Interni_2024
conserva i segnaposto (XX/XX/XXXX`, "INDICARE L'ATTIVITÀ") nei campi di data, area, auditor e rilievi. - Gli audit pianificati per il 27/12/2024, 12/03/2025 e 18/06/2025 si sono svolti? Con quali esiti?
- Chi ha fatto da auditor? Il piano prevede di intervistare "lavoratori a campione (circa 15)", RLS, RSPP, DL, MC.
- Il RSGSL definisce il team e l'oggetto delle verifiche ed è anche RSPP: come si garantisce che l'audit non verifichi il lavoro di chi lo organizza?
- L'audit copre solo la sede di via Fumagalli: i cantieri sono esclusi dall'ambito?
- Le azioni correttive da audit sono state registrate in PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive?
- Le "tabelle riassuntive dei processi allegate al manuale" esistono?
Cosa il documento non dice
Preavviso non quantificato.: solo "con sufficiente anticipo", mentre ID08 Verifiche ispettive interne fissa cinque giorni.
Non è prevista una riunione di apertura né di chiusura, presenti invece nella procedura del sistema Qualità-Ambiente.
Non è indicato un termine per le azioni correttive conseguenti.
Non è richiesta una registrazione formale delle competenze degli auditor: i requisiti sono elencati ma non c'è un modulo che li attesti.
Non è definito cosa accade se il valutatore ha responsabilità dirette nell'area esaminata, oltre al generico obbligo di "garantire una valutazione oggettiva".
Contraddizioni interne o con altri documenti
Ambito limitato alla sede. L'applicabilità è circoscritta alle attività svolte nella sede di via Fumagalli 6, mentre il sistema SSL copre anche il lavoro in cantiere e presso i clienti, disciplinato da PO08 Attività operative e controllo operativo e PO14 Appalti e accessi.
Indipendenza dell'auditor più debole. Qui è "preferibile" che l'auditor non abbia responsabilità nell'area esaminata; ID08 Verifiche ispettive interne §5.2 stabilisce che il gruppo "non può effettuare verifiche ispettive sul proprio lavoro".
Rapporti di audit archiviati come moduli. I file ModPO07.02 e ModPO07.03 sono rapporti compilati e recano il codice di documento SGS-MODPO 07.02 e SGS-MODPO 07.03: il primo riporta gli audit del 27 dicembre 2024 e del 12 marzo 2025, il secondo quelli del 23 dicembre 2025 e del 18 marzo 2026. Il file REG.PO07.02_Rapporto Audit Interni_2024, che il prefisso indica come registrazione, è invece il formato vuoto, con "Data audit: XX/XX/XXXX" e il campo dell'auditor non compilato. La procedura cita il solo ModPO07.02.
Sigla del documento incoerente. L'intestazione è "SGS-PO07", mentre le altre procedure usano il prefisso SGSL-.
Contaminazione dal sistema ambientale. Fra i quesiti dell'auditor figura la verifica che "i processi associati alla tutela ambientale e alla Salute e Sicurezza sul Lavoro siano conosciuti e mantenuti sotto controllo".
Doppia disciplina degli audit interni. Gli audit interni sono disciplinati da due procedure che non si citano a vicenda.
| Sistema | Procedura | Preavviso | Indipendenza del valutatore | Strumenti |
|---|---|---|---|---|
| Qualità e Ambiente | ID08 Verifiche ispettive, apr. 2023 | 5 giorni | il gruppo non può verificare il proprio lavoro | m08 rapporto, m09 piano, m10 programma, m11 check list di cantiere |
| Salute e Sicurezza | PO07 Audit interni, lug. 2024 | «con sufficiente anticipo» | «è preferibile» che il valutatore non abbia responsabilità nell'area esaminata | ModPO07.01 piano annuale, ModPO07.02 rapporto |
Il sistema Salute e Sicurezza ha prodotto un piano annuale per il ciclo 2024-2025 e rapporti compilati per gli audit del 27 dicembre 2024, del 12 marzo 2025, del 23 dicembre 2025 e del 18 marzo 2026, tutti firmati dallo stesso auditor; per il sistema Qualità e Ambiente non è stata consegnata alcuna registrazione di audit. La documentazione non indica se gli audit dei due sistemi si svolgano nella stessa sessione, né quale regola di indipendenza si applichi a un valutatore che verifichi entrambi.