Informativa privacy per i dipendenti — 2024
- Documento
- Informativa per i dipendenti ai sensi degli artt. 13 e 9 del Reg. UE 679/2016, 2024, privo di codice e di indice di revisione
- Destinatari
- personale con rapporto di lavoro subordinato
- Sottoscrizione
- il dipendente firma il modulo di consenso in calce
- Struttura
- quattro sezioni distinte in un unico documento
| Sezione | Oggetto |
|---|---|
| Informativa art. 13 | Finalità, natura del conferimento, comunicazione, diritti, titolare |
| Informativa ex art. 4 L. 300/1970 | Attrezzatura assegnata, registrazione degli accessi, controlli a distanza |
| Segreto professionale | Riservatezza sui dati dei clienti e dei loro dipendenti |
| Consenso | Dichiarazione di presa visione e consenso, con firma |
Finalità dichiarate
Il trattamento serve all'instaurazione e alla gestione del rapporto di lavoro, all'adempimento degli obblighi legali, contributivi, retributivi e fiscali, compresa la tutela della sicurezza e salute dei lavoratori, agli aspetti connessi alla gestione del rapporto quali permessi e trattenute sindacali, e agli aspetti connessi alla gestione dei servizi, fra cui il coinvolgimento in organico di progetti, di gare e di attività commerciali (§1).
L'ultima finalità collega l'informativa a ID15 Gestione gare d'appalto, dove i curriculum del personale entrano nella documentazione di gara.
Dati particolari trattati
Il documento elenca le categorie di dati particolari di cui l'azienda può venire a conoscenza: stato di salute con i certificati di malattia, maternità e infortunio e i giudizi di idoneità alla mansione, adesione a un sindacato e assunzione di cariche sindacali, adesione a un partito politico e richiesta di permessi per cariche pubbliche elettive, convinzioni religiose con la richiesta di fruizione di festività (§2).
I dati sullo stato di salute trattati dal medico competente ai sensi del D.Lgs. 81/2008 restano presso il medico, autonomo titolare del trattamento; al datore di lavoro sono comunicati i soli giudizi di inidoneità (§3). La disposizione si collega a PO15 Sorveglianza sanitaria.
Destinatari della comunicazione
Enti pubblici e uffici del lavoro, fondi e casse di previdenza, amministrazione finanziaria, studi medici, società di assicurazione, clienti anche potenziali e stazioni appaltanti, istituti di credito, organizzazioni sindacali, fondi integrativi, organizzazioni imprenditoriali, pubbliche autorità e investigatori privati per le investigazioni difensive (§3).
Fra gli incaricati e responsabili interni ed esterni il documento indica i dipendenti dell'ufficio del personale, la società di elaborazione delle paghe, consulenti del lavoro, consulenti aziendali, commercialisti, avvocati, medici e le società di consulenza e assistenza informatica per l'installazione e la gestione degli strumenti elettronici (§3).
Strumenti di lavoro e controllo a distanza
| Elemento | Contenuto dichiarato |
|---|---|
| Attrezzatura assegnata | Postazione con PC dotato di accesso a internet e casella di posta elettronica |
| Uso della postazione e della posta | "Per uso esclusivamente aziendale, per cui è vietato l'utilizzo per finalità personali" |
| Uso di internet | Finalizzato all'attività lavorativa; "ne è ammesso un uso per finalità personali fuori dall'orario di lavoro", con divieto di siti per adulti, contenuti pornografici, contenuti che inneggiano all'odio e alla violenza, download di musica e film |
| Telefono personale | Invito a non utilizzarlo in orario di lavoro salvo gravità e urgenza |
| Registrazione dei log | Il sistema informatico registra gli accessi a internet e alle caselle di posta ed elabora report di log conservati dal sistema |
| Controllo accessi e presenze | Sistema informatico di controllo degli accessi ai locali e di rilevazione delle timbrature, conservate per le buste paga e per fini statistici |
| Casella del dipendente cessato | L'azienda si riserva di accedere alla casella usata durante il rapporto per consentire la continuità lavorativa |
| Verifiche | Verifiche a campione sulla correttezza della prestazione e controlli sul regolare utilizzo degli strumenti, con l'avvertimento che le informazioni raccolte "saranno utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro" |
Segreto professionale
La sezione richiama il dipendente al segreto sulle notizie conosciute nel corso del rapporto e prescrive di attenersi "alle procedure interne aziendali, al fine di garantire la sicurezza dei dati".
Termini di dominio
| Termine | Uso nel documento |
|---|---|
| Dati particolari | Categoria dell'art. 9 del regolamento, indicata come corrispondente ai "sensibili" della normativa precedente |
| Report di log | Registrazione degli accessi a internet e alla posta, conservata dal sistema |
| Investigazioni difensive | Attività ex artt. 391 bis e seguenti del codice di procedura penale, fra le finalità di comunicazione a terzi |
Da verificare in intervista
- Chi conserva le informative firmate e i moduli di consenso?
- I report di log sono effettivamente prodotti, e per quanto tempo si conservano?
- Il sistema di rilevazione delle presenze indicato è in uso in tutte e quattro le sedi?
- L'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato richiesti dall'art. 4 comma 1 della L. 300/1970 per gli strumenti di controllo degli accessi esistono?
- Quali sono le "procedure interne aziendali" per la sicurezza dei dati a cui la sezione sul segreto professionale rinvia?
- L'informativa è stata aggiornata dopo il 2024?
Cosa il documento non dice
Non indica un tempo di conservazione determinato: il §3 rinvia agli obblighi dell'art. 2220 c.c. e degli artt. 19 e 22 del D.P.R. 600/1973 per i dati dello stato di servizio, senza fissare un termine per i log di navigazione e per le timbrature.
Non nomina un responsabile della protezione dei dati né un recapito dedicato all'esercizio dei diritti: il §4 rinvia al titolare, e il §5 indica la casella segreteria@montanambiente.com.
Non nomina gli strumenti di intelligenza artificiale, benché fra i destinatari compaiano le società di consulenza e assistenza informatica.
Non tratta il trattamento dell'immagine del dipendente, che è oggetto della liberatoria per l'utilizzo delle immagini.
Non porta codice del sistema documentale, indice di revisione né data di entrata in vigore, che ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.6 prescrive.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Uso personale di internet.
| Fonte | Prescrizione |
|---|---|
| Informativa, sezione ex art. 4 L. 300/1970 | Postazione e casella sono per uso esclusivamente aziendale; quanto a internet, "ne è ammesso un uso per finalità personali fuori dall'orario di lavoro" |
| Regolamento sugli strumenti informatici §7 | "L'accesso a internet è riconosciuto esclusivamente per l'esercizio delle funzioni assegnate e pertanto non deve essere utilizzato per uso personale o comunque estraneo all'attività aziendale" |
I due documenti sono dello stesso anno, nessuno dei due porta una data, e il dipendente li sottoscrive entrambi. Il rilievo è R-128.
Casella di contatto del titolare. L'informativa indica segreteria@montanambiente.com; il Regolamento sugli strumenti informatici, dello stesso pacchetto, indica montana@montanambiente.com. Il rilievo è R-129.
Procedure interne per la sicurezza dei dati. La sezione sul segreto professionale rinvia a "procedure interne aziendali" per la sicurezza dei dati. Il corpus consegnato non contiene una procedura con quell'oggetto: ID07 Strumenti, attrezzature e backup informatico tratta la dotazione e il salvataggio, e ID02 Gestione documenti e registrazioni tratta l'archiviazione documentale. Il rilievo è R-132.