Gestione contabile e bilancio — ID20
- Documento
- SGQA-ID20 "Gestione contabile e bilancio", Rev. 0 — Apr. 2023
- Emesso da
- RSQA · Approvato da: Comitato Direttivo
- Ambito normativo
- UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001; normativa civilistica e principi contabili nazionali
Scopo dichiarato
Descrivere le modalità con cui Montana "elabora, approva e comunica il proprio bilancio di esercizio" (§1).
Applicabilità: l'intera organizzazione (§1.1).
Flusso dichiarato
Tenuta della contabilità (§6)
- La contabilità è tenuta tramite un software specifico
- Le fatture contabili sono registrate dall'Amministrazione
- L'Amministrazione assicura che il personale contabile sia abilitato e autorizzato all'uso del sistema informativo gestionale e contabile, e che il sistema sia protetto da credenziali di accesso
- Obblighi dell'Amministrazione: contabilizzare correttamente e completamente ogni operazione secondo i principi contabili; effettuare ogni registrazione in modo che rifletta le risultanze della documentazione di supporto; mantenere la documentazione di supporto facilmente reperibile e ordinata secondo criteri logici
- L'Amministrazione controlla periodicamente le scritture contabili e la tenuta della documentazione amministrativa
Chiusura (§6.1)
Il processo di chiusura è controllato dal personale amministrativo incaricato, che:
- **monitora i dati contabili a sistema, analizzandoli e confrontandoli con i periodi precedenti** per verificarne la congruità
- sollecita l'inserimento o l'adeguamento di alcune voci per giungere alla completezza dei dati entro le tempistiche di chiusura previste
L'Amministrazione verifica i saldi delle disponibilità liquide di cassa e di banca, lo stato patrimoniale e il conto economico.
Bilancio di verifica (§6.2)
L'Amministrazione usa i dati di competenza dell'esercizio da chiudere per elaborare le registrazioni contabili necessarie alla predisposizione del bilancio da parte del commercialista.
Predisposizione e approvazione (§6.3)
- Il commercialista, con i dati elaborati dall'Amministrazione, predispone il prospetto di bilancio e gli allegati previsti dalla normativa, da sottoporre al Presidente
- Il Presidente convoca il CdA per discutere la chiusura del bilancio
- Il CdA convoca l'assemblea per l'approvazione definitiva del bilancio d'esercizio
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| Amministrazione | Registra le fatture, contabilizza secondo i principi, verifica abilitazioni e credenziali, controlla periodicamente le scritture, monitora e sollecita in chiusura, verifica saldi, stato patrimoniale e conto economico, elabora le registrazioni per il commercialista | Sollecito dell'inserimento delle voci mancanti |
| Personale amministrativo incaricato | Controlla il processo di chiusura | — |
| Commercialista (esterno) | Predispone il prospetto di bilancio e gli allegati | — |
| Presidente | Riceve il prospetto e convoca il CdA | Convocazione del CdA |
| CdA | Discute la chiusura e convoca l'assemblea | Convocazione dell'assemblea |
| Assemblea dei soci | Approva il bilancio d'esercizio | Approvazione definitiva |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Accesso controllato | Il personale contabile deve essere abilitato e autorizzato; il sistema protetto da credenziali | Amministrazione | §6 |
| Corrispondenza con i giustificativi | Ogni registrazione deve riflettere le risultanze della documentazione di supporto | Amministrazione | §6 |
| Reperibilità dei giustificativi | Documentazione facilmente reperibile e ordinata secondo criteri logici | Amministrazione | §6 |
| Controllo periodico | L'Amministrazione controlla periodicamente scritture e documentazione | Amministrazione | §6 |
| Confronto con i periodi precedenti | In chiusura i dati sono confrontati con i periodi precedenti per verificarne la congruità | Personale incaricato | §6.1 |
| Catena di approvazione | Commercialista → Presidente → CdA → Assemblea | — | §6.3 |
| Riesame | "Da svolgersi almeno un paio di volte l'anno" | CD | §7 |
Presidio del processo (§7)
Monitoraggio delle fonti normative su nuove modalità di tenuta della contabilità e redazione del bilancio · adeguatezza del software gestionale di contabilità · aggiornamento del personale amministrativo · gestione di NC e azioni correttive · riesame della direzione almeno un paio di volte l'anno.
Registrazioni e moduli previsti
Nessun modulo codificato. Gli artefatti sono il bilancio d'esercizio con i suoi allegati, le scritture contabili e la documentazione di supporto.
Indicatori dichiarati
Nessun indicatore previsto dal documento.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Bilancio di verifica | Elaborazione intermedia da cui il commercialista predispone il bilancio d'esercizio |
| Prospetto di bilancio | Documento predisposto dal commercialista con i relativi allegati previsti dalla normativa |
| Tempistiche di chiusura previste | Termine entro cui i dati contabili devono essere completi; non quantificato |
Da verificare in intervista
- Quale software contabile si usa? Il §7 include l'"adeguatezza del software gestionale di contabilità" fra gli elementi di presidio del rischio, ma il software non è nominato in nessun punto.
- Il software contabile è lo stesso "programma di contabilità" in cui ID13 Gestione amministrativa fa inserire gli ordini di vendita?
- Quali sono le "tempistiche di chiusura previste"? Non sono indicate.
- Il controllo periodico delle scritture con che frequenza avviene?
- Chi verifica il lavoro del commercialista prima che il prospetto arrivi al Presidente?
- Il collegio sindacale, presente nell'organigramma secondo Appendici 1 e 5 SGQA, ruoli e organigramma, che ruolo ha nel processo di bilancio? Non è nominato.
- L'avanzamento delle commesse entra nella valutazione dei lavori in corso di fine esercizio? Come si raccorda con il preventivo bloccato in Progeta di ID05 Gestione commessa?
Cosa il documento non dice
Assenza del collegio sindacale. L'organigramma ne prevede uno con cinque componenti, ma la procedura di bilancio non lo nomina né nella catena di approvazione né nei controlli.
Non è indicato alcun termine: né per la chiusura, né per la predisposizione del prospetto, né per la convocazione dell'assemblea.
Non è nominato il software contabile.
Non è descritto come si valutano i lavori in corso su commessa, che per un'azienda di servizi progettuali è la posta di bilancio più delicata e il punto di contatto con ID05 Gestione commessa.
Non è normata la revisione legale, se prevista.
Non è indicato dove si archivi il bilancio approvato né per quanto tempo, oltre alla regola generale dei tre anni di ID02 Gestione documenti e registrazioni — termine che per le scritture contabili è inferiore a quello di legge.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Tre cadenze diverse per lo stesso riesame. Qui il riesame della direzione è "da svolgersi almeno un paio di volte l'anno" (§7); ID19 Gestione finanziaria §6 dice "almeno una volta l'anno"; ID01 Riesame della direzione lo definisce annuale, condotto dal Comitato Direttivo con il RSQA (Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente).
Responsabilità del processo non attribuita. Il §4 attribuisce al RSQA (Responsabile del Sistema Qualità e Ambiente) l'aggiornamento del documento; la titolarità del processo resta priva di assegnazione, come in ID13 Gestione amministrativa, ID19 Gestione finanziaria e ID09 Gestione non conformità e azioni correttive.
Rimando a un documento assente. Il §3 cita "ID04 – Gestione Offerta", non presente nella documentazione consegnata.
Conservazione più breve del termine di legge. ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.3 fissa una conservazione minima di tre anni "salvo requisiti cogenti specifici" per tutte le informazioni documentate, categoria che include i documenti economici di commessa. Le scritture contabili hanno termini di conservazione civilistici e fiscali più lunghi, che la procedura non richiama.