Identificazione del contesto e parti interessate — PO01 (SSL)
- Documento
- SGSL-PO01 "Identificazione del contesto", Rev. 0 — Lug. 2024
- Emesso da
- RSGSL · Approvato da: Comitato Direttivo
- Sistema
- SGSL — Salute e Sicurezza sul Lavoro (ISO 45001)
- Modulo allegato
- ModPO01.01-Contesto-PI
Scopo dichiarato
Descrivere modalità operative e responsabilità per esaminare e valutare il contesto aziendale, le parti interessate, le attività, i processi, i prodotti e i servizi "che possono originare effetti significativi sulla Salute e sicurezza dei lavoratori".
Applicabilità: tutte le attività e i servizi dell'azienda.
Flusso dichiarato
- Identificazione dei fattori di contesto — secondo la macro-classificazione dell'appendice A.4.1 della norma:
- esterni: normativo · politico-amministrativo-competitivo · economico e sociale · tecnologico · ambientale · culturale
- interni: organizzativo · economico-finanziario · infrastrutturale · prodotti · tecnologico · ambientale · orientamento strategico · attività/prodotti/servizi · risorse, capacità, conoscenze
- Identificazione delle parti interessate — sette categorie: soci e azionisti · lavoratori, loro rappresentanti e organizzazioni sindacali · clienti · servizi medici (sorveglianza sanitaria) · enti finanziatori · fornitori, appaltatori e subappaltatori · organi di controllo
- Definizione di esigenze e aspettative per ciascuna categoria, sulla base delle casistiche elencate nel modulo
- Valutazione di rischi e opportunità — il RSGSL in collaborazione con la direzione identifica, registra e analizza rischi e opportunità connessi al SGSL, anche in relazione agli obblighi di conformità
- Calcolo dell'indice — con la formula
R/O = P × G/B, dove P è la probabilità di accadimento (rischio) o di conseguimento (opportunità) e G/B la gravità (rischio) o il beneficio (opportunità) - Definizione delle azioni — il RSGSL valuta azioni, priorità, tempi, responsabilità, eventuale budget e stato di esecuzione, registrando tutto nel modulo. Può proporre ulteriori azioni: obiettivi del programma sicurezza, procedure operative o di monitoraggio, iniziative di formazione e comunicazione
- Formalizzazione — l'intera analisi è contenuta in
ModPO01.01-Contesto-PI
Valutazione preventiva sui progetti
Per progetti che possono influire sugli aspetti SSL (per esempio ampliamenti edili), il Comitato Direttivo — con i professionisti esterni o attraverso i responsabili di progetto, con l'aiuto del SPP e del RSGSL — redige una valutazione preventiva dei vantaggi e svantaggi delle modifiche progettate, "in modo da considerare tra i criteri decisionali anche l'impatto sulla SSL".
Ruoli e responsabilità
| Ruolo | Cosa deve fare | Cosa può decidere |
|---|---|---|
| Alta direzione / Comitato Direttivo | Approva l'analisi del contesto e delle parti interessate e l'identificazione dei rischi SSL | Approvazione dell'analisi |
| RSGSL — Responsabile del Sistema di Gestione SSL | Identifica, registra e analizza rischi e opportunità con la direzione; valuta azioni, priorità, tempi e responsabilità; archivia | Proposta delle azioni e delle priorità |
| Responsabili di progetto | Collaborano con il RSPP nell'identificazione delle attività che comportano rischi | — |
| SPP | Supporta la valutazione preventiva sui progetti | — |
Regole, soglie e controlli
| Regola | Valore/criterio | Chi la applica | Riferimento |
|---|---|---|---|
| Prima identificazione | All'implementazione e avvio del sistema, o in caso di variazioni della norma | RSGSL | §Aggiornamento |
| Frequenza di aggiornamento | Almeno biennale, e ogni volta che si decidono o installano nuove attività o processi, o intervengono modifiche rilevanti in attività, strutture e processi | RSGSL | §Aggiornamento |
| Formula di rischio e opportunità | R/O = P × G/B | RSGSL | §Valutazione |
| Valutazione professionale | "Valutazioni professionali basate sulla competenza e sull'esperienza dei responsabili di ciascun aspetto", eventualmente con metodologie probabilità/magnitudo | Responsabili | §Valutazione |
| Valutazione preventiva sui progetti | Obbligatoria per progetti con influenza sugli aspetti SSL | CD | §Aggiornamento |
Registrazioni e moduli previsti
ModPO01.01-Contesto-PI — prospetto che elenca, per ciascun fattore e ciascuna parte interessata, le casistiche potenzialmente applicabili, e registra rischi, opportunità, azioni, priorità, tempi, responsabilità, budget e stato di esecuzione. Nel corpus il modulo compilato è presente ed è il file più corposo del processo (35 KB).
Archiviazione a cura del RSGSL.
Termini di dominio
| Termine | Definizione data dal documento |
|---|---|
| Preposto | Chi, con competenze professionali e poteri gerarchici e funzionali adeguati, sovrintende all'attività lavorativa, garantisce l'attuazione delle direttive e ne controlla l'esecuzione |
| Lavoratore | Chi svolge attività nell'organizzazione indipendentemente dalla tipologia contrattuale, con o senza retribuzione, esclusi gli addetti ai servizi domestici e familiari |
| Organismi paritetici | Organismi costituiti dalle associazioni di datori e prestatori di lavoro più rappresentative, sedi privilegiate per formazione, buone prassi, azioni SSL e assistenza alle imprese |
| Formazione | Processo educativo per trasferire conoscenze e procedure utili all'acquisizione di competenze per lo svolgimento in sicurezza dei compiti |
| Addestramento | Attività dirette a far apprendere l'uso corretto di attrezzature, macchine, impianti, sostanze e DPI, e le procedure di lavoro |
| RSGSL | Responsabile del Sistema di Gestione SSL |
| SPP | Servizio di Prevenzione e Protezione |
Da verificare in intervista
- Chi è il RSGSL? Il verbale di riesame 2026 riporta Kovacs sia come RSGSL sia come RSPP: sono la stessa persona in due ruoli?
- Il modulo Contesto-PI è aggiornato? L'ultimo aggiornamento rispetta la frequenza biennale (il sistema è del luglio 2024)?
- Le matrici di valutazione di rischi e opportunità non compaiono nella copia normalizzata: esistono nell'originale? Che scale usano?
- La valutazione preventiva sui progetti è mai stata redatta? Per quale progetto?
- Come si raccorda questa analisi del contesto con quella del sistema Qualità-Ambiente (Appendice 4 SGQA, analisi del contesto), che è dichiaratamente non formalizzata e non ha modulo?
Cosa il documento non dice
Le matrici di valutazione di rischi e opportunità sono incorporate nel documento originale come immagini vettoriali e non compaiono nella copia in testo semplice. La lettura dell'originale restituisce due scale a cinque valori per la probabilità e per la gravità o beneficio, e quattro fasce sul prodotto: 1÷3 rischio accettabile senza azione, 4÷9 rischio medio con azione da valutare, 10÷15 rischio alto con azione da programmare, 16÷25 rischio altissimo con azione immediata. Le fasce coprono con continuità l'intervallo 1-25.
Non è indicato chi identifichi i fattori di contesto nella prima fase: la valutazione di rischi e opportunità è del RSGSL con la direzione, l'analisi iniziale non è assegnata.
La soglia oltre la quale un rischio richiede un'azione è definita nella matrice (10÷15 azione da programmare, 16÷25 azione immediata) e non è richiamata nel testo della procedura, che si limita a rinviare alla valutazione professionale del RSGSL con la direzione.
Contraddizioni interne o con altri documenti
Norma di riferimento errata. Il capitolo "Documenti di riferimento" cita "Norme UNI EN 45001". La designazione corrisponde a una norma ritirata in materia di laboratori di prova; la norma applicabile al sistema è la ISO 45001 sui sistemi di gestione per la salute e sicurezza. Nel corpo del documento il riferimento è indicato correttamente come "ISO 45001:2023".
Definizione di dirigente scambiata con quella di datore di lavoro. Il documento definisce "Dirigente" con il testo che il D.Lgs 81/08 riserva al datore di lavoro ("il soggetto titolare del rapporto di lavoro… che esercita i poteri decisionali e di spesa"). In ID21 Sicurezza in ufficio e nei cantieri lo stesso testo è correttamente attribuito al Datore di Lavoro, e il dirigente è definito diversamente.
Refusi nelle matrici di valutazione. La fascia superiore della matrice dei rischi è etichettata "Riscio altissimo"; la scala della probabilità riporta "Altamenete probabile".
Testo importato dal sistema ambientale. Il capitolo "Aggiornamento delle informazioni" comincia con "L'identificazione degli aspetti ambientali significativi è effettuata una prima volta…", in una procedura sulla salute e sicurezza. Il capitolo "Archiviazione" recita "i documenti risultanti dall'analisi degli aspetti di è curata", frase incompleta.
Doppia disciplina dell'analisi del contesto. L'analisi del contesto e delle parti interessate è svolta due volte con metodi opposti quanto a formalizzazione.
| Sistema | Documento | Metodo | Strumento | Frequenza |
|---|---|---|---|---|
| Qualità e Ambiente | Appendice 4 al manuale, sett. 2025 | «svolta in modo non formalizzato» nelle riunioni del Comitato Direttivo | nessuno | evidenza in sede di riesame |
| Salute e Sicurezza | PO01 Identificazione del contesto, lug. 2024 | classificazione dei fattori secondo l'appendice A.4.1 della norma, con calcolo di rischi e opportunità | ModPO01.01, prospetto contesto e parti interessate | almeno biennale |
Le parti interessate individuate dall'una non risultano riconciliate con quelle dell'altra, e la documentazione non indica quale elenco valga per l'azienda.