Gestione documentazione e registrazioni SSL — PO06

Documento

SGSL-PO06, Rev. 0 — Lug. 2024

Emesso da

RSGSL · Approvato da: Comitato Direttivo

Riferimenti

UNI ISO 45001

Moduli

MOD.PO06.01 Elenco documentazione · MOD.PO06.02 Lista di distribuzione

Scopo dichiarato

Garantire "l'adeguatezza, l'aggiornamento e la disponibilità della documentazione che supporta e regola il funzionamento del sistema di gestione della Sicurezza".

Applicabilità: manuale, procedure, istruzioni e documenti di registrazione del SGSL.

Flusso dichiarato

1. Elaborazione — la funzione responsabile consulta tutte le funzioni interessate, futuri utilizzatori del documento. Ogni documento deve essere necessario · applicabile e comprensibile · completo e autosufficiente · rintracciabile · aggiornato. L'elaborazione è di norma della stessa funzione responsabile dell'applicazione, o di consulenti esterni
2. Identificazione — codice numerico o alfanumerico · indice di revisione con data · enti responsabili di emissione, verifica e approvazione (solo per manuale, procedure e istruzioni)
3. Verifica — analisi dei contenuti per accertarne adeguatezza, correttezza e coerenza con i requisiti del SGSL. Effettuata dal RSGSL
4. Approvazione — riscontro formale della validità per l'utilizzo in azienda. "Generalmente effettuata dall'alta direzione"
5. Emissione — dopo l'approvazione formale di tutti i responsabili per le rispettive aree, il RSGSL emette ufficialmente il documento
6. Distribuzione controllata — mediante pubblicazione sul server della rete interna e/o comunicazione via mail. "La trasmissione a mezzo posta elettronica equivale alla distribuzione ufficiale senza necessità di raccolta firme". La distribuzione delle istruzioni agli operatori o della documentazione cartacea è registrata su MOD.PO06.02, che raccoglie le sigle di avvenuta consegna
7. Conservazione — tutti i documenti in formato elettronico a cura del RSGSL, in cartella eventualmente condivisa in rete. La versione aggiornata è salvata in PDF nella relativa sottocartella e registrata in MOD.PO06.01, che "permette di seguirne l'evoluzione nel tempo". Ogni ente ricevente è responsabile della conservazione e rintracciabilità della propria documentazione
8. Modifica — decisa dai responsabili degli enti coinvolti nelle edizioni precedenti. Le modifiche sono evidenziate con il carattere barrato per le parti eliminate e sottolineato per le parti aggiunte. L'ente che emette la modifica deve eliminare o far annullare prontamente i documenti non più validi presso tutti i centri di utilizzazione
9. Eliminazione — decisa dai responsabili di tutti gli enti coinvolti nelle edizioni precedenti, con le stesse responsabilità di ritiro

Prescrizioni per tipologia (§6)

Il Manuale — documento principale che descrive, documenta, coordina e integra la struttura organizzativa; definisce responsabilità e attività che regolano istituzione, funzionamento e gestione del SGSL.

Le Procedure — documenti di secondo livello. Intestazione con marchio aziendale, titolo, codice, livello di edizione e data di approvazione, numero di pagina parziale e totale. Nel piè di pagina della prima pagina vanno responsabilità, firme e date di redazione, verifica e approvazione, e il motivo della revisione.

Formato obbligatorio delle procedure: Scopo · Applicabilità · Riferimenti · Definizioni · Responsabilità · Modalità operative (con diagrammi di flusso se utili) · Archiviazione · Moduli e allegati.

Tabella revisioni sulla prima pagina, in cui a ogni modifica si registra il nuovo indice, la data, la descrizione sintetica della modifica e le pagine e i paragrafi modificati.

Ruoli e responsabilità

Regole, soglie e controlli

Termini di dominio

Da verificare in intervista

• La regola della tabella revisioni è rispettata? Deve contenere descrizione della modifica e paragrafi modificati: PO03 Formazione SSL è stata aggiornata al 2026 restando in Rev. 0, e ID17 Direzione lavori e coordinamento sicurezza ha due revisioni entrambe descritte come "prima emissione".
• Le modifiche vengono evidenziate in barrato e sottolineato? Nessun documento del corpus consegnato le riporta.
• Dove sta la cartella di rete con i PDF? Chi vi accede?
• Il MOD.PO06.01 elenco documentazione è aggiornato? Quanti documenti censisce?
• La lista di distribuzione MOD.PO06.02 è stata usata?
• Il piè di pagina con firme e motivo della revisione è presente sulle procedure?
• I due sistemi documentali — X:\ISO più Progeta per il Qualità-Ambiente, cartella di rete per il SSL — sono distinti?

Cosa il documento non dice

Non è indicato un tempo di conservazione, a differenza di ID02 Gestione documenti e registrazioni che fissa tre anni e di PO05 Infortuni, incidenti, near miss e azioni correttive che ne fissa dieci per il proprio database.

Non è indicata la collocazione della cartella di rete.

Non è previsto un controllo periodico che verifichi che le copie obsolete siano state effettivamente ritirate — presente invece in ID02 Gestione documenti e registrazioni §4.1.7, dove è compito dell'auditor.

Il capitolo 7 "Istruzioni operative" si interrompe a metà frase.

Contraddizioni interne o con altri documenti

Divergenza fra codifica prescritta e codifica adottata. Il §6 stabilisce che le procedure "sono codificate in ordine progressivo, a partire dalla PG 01 (PG: abbreviazione di Procedura Gestionale)". Tutte le procedure del sistema sono invece codificate PO01-PO17 (Procedura Operativa). Coerentemente, la procedura cita i propri moduli come MOD.PG06.01 e MOD.PG06.02, mentre i file presenti sono MOD.PO06.01 (elenco della documentazione) e MOD.PO06.02 (lista di distribuzione). Anche PO04 Comunicazione, consultazione e partecipazione cita un "ModPG05.01".

Refuso su una sigla di ruolo. La conservazione è attribuita a "RSGSA", sigla che non esiste nel sistema.

Contaminazione dal sistema ambientale. Il formato obbligatorio delle procedure prescrive di dare le definizioni "quando non incluse nel Manuale Ambientale".

Doppia disciplina della gestione documentale. Le regole di emissione, approvazione e conservazione dei documenti sono fissate due volte, con prescrizioni diverse.

Un documento che interessa entrambi i sistemi ricade sotto due regole di approvazione e due archivi. La documentazione non indica quale prevalga, né dove debba risiedere la copia di riferimento.